天心系統建(財務(wù)軟件應該如何初始建賬)
1.財務(wù)軟件應該如何初始建賬
系統軟件的初始化也是賬務(wù)軟件使用中一次性的工作，系統初始化過(guò)程中設定的會(huì )計科目代碼結構及一些參數在結束建賬后即無(wú)法修改，系統初始化的質(zhì)量對賬務(wù)軟件的質(zhì)量和工作的效率將產(chǎn)生直接的影響，所以系統軟件的初始化設置也是非常重要的。
實(shí)際工作中，有不少會(huì )計軟件用戶(hù)因為初始化的不恰當而嚴重影響了系統的使用效率和質(zhì)量。 目前出版的有關(guān)會(huì )計電算化的書(shū)籍大多數只介紹會(huì )計軟件設計的程序語(yǔ)言、程序結構及編寫(xiě)原理等，對會(huì )計軟件系統初始化很少涉及。
本文從初始數據收集、編碼設置、數據裝入、環(huán)境設定等幾個(gè)方面談?wù)勏到y初始化。 一、數據收集 系統初始化需要收集手工賬中的會(huì )計科目和各科目的余額，如從年度中間開(kāi)始建賬還需要收集各科目的累計發(fā)生額、年初余額。
所以需預先從手工賬中整理出各級科目的名稱(chēng)、層次、余額、發(fā)生額。在此要注意完整地收集最底層明細科目的余額、發(fā)生額，避免遺漏，以保證初始化時(shí)輸入的數據的準確、順利。
二、編碼設置 賬務(wù)系統中廣泛應用代碼，在此主要介紹科目代碼的設置。建賬時(shí)要將收集到的會(huì )計科目加入賬務(wù)系統，建立賬務(wù)系統的會(huì )計科目體系。
在電算化賬務(wù)系統中除了象手工賬務(wù)一樣要使用會(huì )計科目外，還要為每一個(gè)會(huì )計科目加入一個(gè)編碼。會(huì )計科目編碼通常用阿拉伯數字編制，采用群碼的編碼方式即分段組合編碼，從左到右分成數段，每一段設有固定的位數表示不同層次的會(huì )計科目。
如第一段表示總賬科目，第二段表示二級明細科目，第三段表示三級明細科目。 在設定科目編碼時(shí)需要重點(diǎn)注意以下問(wèn)題： （一）系統性 財政部已制定的各行業(yè)會(huì )計制度中都系統地給出了總賬科目及少量二級科目的名稱(chēng)和科目編碼。
在設定總賬科目編碼時(shí)必須符合財政部門(mén)制定的會(huì )計制度中的有關(guān)規定，設立明細科目編碼除會(huì )計制度有規定的以外，可按上級主管部門(mén)和本單位的管理要求設定，以保證科目代碼的系統性和統一性。 （二）對應性 要保證每一個(gè)代碼對應于一個(gè)會(huì )計科目，既不允許出現重復的科目編碼又不允許出現同名的會(huì )計科目，但如果同名的明細科目分屬不同的上級科目，則可以被系統接受而不認為是同名的會(huì )計科目。
（三）簡(jiǎn)潔性 在滿(mǎn)足管理要求和適合計算機處理的的前提下，力求代碼簡(jiǎn)單明了、位數越短越好，既便于記憶又能提高輸入憑證的速度。 （四）可擴展性 會(huì )計科目體系一經(jīng)設定，其代碼結構就無(wú)法改變。
修改結構只能通過(guò)重新建賬實(shí)現，而重新建賬將丟失已輸入的所有初始化數據和已輸入的憑證資料。因此在設計代碼時(shí)一定要充分考慮各方面的要求。
總賬科目編碼長(cháng)度由所選會(huì )計制度來(lái)決定通常為3~4位，而確定某一級明細科目的代碼長(cháng)度通常是以上級科目中所含明細科目最大可能達到的個(gè)數來(lái)確定的，以二級明細科目為例，總賬科目為其上級科目，銀行存款、應收賬款、銷(xiāo)售收入、管理費用等總賬科目都有二級明細科目，銀行存款通常以開(kāi)戶(hù)銀行及賬號為明細科目，少則二三個(gè)，多則二三十個(gè)，銷(xiāo)售收入、管理費用等科目下設的二級明細科目一般都不會(huì )超過(guò)九十九個(gè)，兩位長(cháng)的代碼應能滿(mǎn)足以后添加同級科目的需求，而應收賬款等往來(lái)科目通常以客戶(hù)或單位為來(lái)設置明細科目，明細科目的數量不同單位差異很大，少則幾十個(gè)，多則成百上千，兩位碼長(cháng)難以滿(mǎn)足要求，要增至三位甚至更長(cháng)，由于同級科目必須使用等長(cháng)的科目編碼，其他總賬科目下的二級科目也要使用三位或更長(cháng)的科目編碼。 如果設定的分段代碼位數較長(cháng)而絕大多數上級科目所包含的明細科目個(gè)數不多時(shí)，其他科目的憑證輸入速度勢必會(huì )受到影響，與簡(jiǎn)潔性相矛盾。
為了解決這一矛盾，可將明細科目先分類(lèi)，按分類(lèi)設置二級科目，然后再設置下級明細科目，如應收賬款總賬科目下先按客戶(hù)所屬地區分類(lèi)，設置二級明細科目，然后再按客戶(hù)名設置三級明細科目。 更理想的解決方案是應用往來(lái)客戶(hù)輔助核算，目前的商品化會(huì )計軟件通常都提供了這一功能。
因輔助核算中的項目代碼與會(huì )計科目的代碼完全獨立，自成體系，項目代碼只與其關(guān)聯(lián)會(huì )計科目如前述應收賬款等往來(lái)科目相關(guān)，不影響其他科目的代碼設定，與科目代碼的位數無(wú)關(guān)，非常便于擴充。 如選用了輔助核算功能，在科目代碼設置之后，還要設置輔助項目代碼及名稱(chēng)。
如果單位的會(huì )計業(yè)務(wù)，特別是貨幣資金涉及外幣，在建立科目體系時(shí)還要將外幣考慮進(jìn)去。會(huì )計軟件中提供了復幣核算的功能，在系統初始化時(shí)必須將外幣資料輸入系統，這些資料包括：外幣代碼、外幣名稱(chēng)、與本位幣的匯率等。
三、數據輸入 完成上一步工作后，即可將各科目余額輸入系統。賬務(wù)系統在一月份啟用時(shí)只需輸入上年余額即可，上年余額既是年初余額又是一月份的期初余額。
如賬務(wù)系統在其他月份啟用，除需要輸入啟用月份余額外，還必須輸入年初余額和一月到啟用賬務(wù)系統之前各月的累計發(fā)生額，這是為會(huì )計報表所準備的數據，如不輸入累計發(fā)生額，由于會(huì )計數據缺乏連續性，在以后的查詢(xún)及報表中如需要全年累計發(fā)生額，系統將無(wú)法提供正確的數據。 在實(shí)際操作中大部分會(huì )計軟件都提供了簡(jiǎn)化操作的方法，即只需輸入最底層明細科目的年初余額和累計發(fā)生。
2.財務(wù)軟件建賬期初數如何錄入
新建賬的賬戶(hù)的期初數，是以上期的期末數作為建賬的初始數據。也就是把上期的期末數，按照對應的會(huì )計科目填寫(xiě)到新的賬戶(hù)里就可以。
拓展資料：
期初記賬是某個(gè)公司或單位的會(huì )計對上期（上個(gè)月）的賬目已結清并上報給了財務(wù)部門(mén)，然后這一期（這個(gè)月初）剛開(kāi)始的余帳記入賬目稱(chēng)為期初記賬。
期初余額（opening balance），是指期初已存在的賬戶(hù)余額。
期初余額以上期期末余額為基礎，反映了以前期間的交易和上期采用的會(huì )計政策的結果。
通常，期初余額是上期賬戶(hù)結轉至本期賬戶(hù)的余額，在數額上與相應賬戶(hù)的上期期末余額相等。
但是，由于受上期期后事項、會(huì )計政策變更、前期會(huì )計差錯更正等諸因素的影響，上期期末余額結轉至本期時(shí)，有時(shí)需經(jīng)過(guò)調整或重新表述。
期初數據錄入完畢，必須期初記賬后，才能開(kāi)始日常業(yè)務(wù)核算，未記賬時(shí)，允許進(jìn)行單據錄入、賬表查詢(xún)。
沒(méi)有期初數據的用戶(hù)，可以不錄入期初數據，但也必須執行期初記賬操作。如果期初數據是運行“結轉上年”功能得來(lái)的，為未記賬，需要執行記賬功能。
期初余額反映了以前期間的交易和上期采用的會(huì )計政策的結果。
期初余額應以客觀(guān)存在的經(jīng)濟業(yè)務(wù)為根據，是被審計單位按照上期采用的會(huì )計政策對以前會(huì )計期間發(fā)生的交易和事項處理后的結果。期初余額與注冊會(huì )計師首次接受委托相聯(lián)系。
若審計人員對被審計單位常年進(jìn)行財務(wù)報表審計，應注意本表期初數與上期審計工作底稿中的固定資產(chǎn)和累計折舊期末余額的審定數核對相符。
若審計人員因被審計單位變更委托事務(wù)所而初次進(jìn)行年度報表的審計，可向前任事務(wù)所借閱其工作底稿。
如果前任事務(wù)所具有良好的工作信譽(yù)，則后任可僅對包括本表在內的信息進(jìn)行一般性復核。需注意的是，后任是否信任前任的工作底稿，取決其職業(yè)判斷，并為此承擔責任。
如果被審計單位此前從未經(jīng)過(guò)事務(wù)所審計，即初次審計情況下，審計人員應對期初余額進(jìn)行較全面的審計，尤其是被審計單位的固定資產(chǎn)數量多、價(jià)值大、占資產(chǎn)總額比重高時(shí)更應如此。
最理想的方法是追查自該單位設立起的固定資產(chǎn)和累計折舊賬戶(hù)中所有重要的記錄。
3.會(huì )計軟件做賬的步驟
(1)初始建賬。就是根據企業(yè)具體行業(yè)要求和將來(lái)可能發(fā)生的會(huì )計業(yè)務(wù)情況，購置所需要的賬簿，然后根據企業(yè)日常發(fā)生的業(yè)務(wù)情況和會(huì )計處理程序登記賬簿。
(2)會(huì )計事項分析。包括經(jīng)濟業(yè)務(wù)分析、原始憑證審核等工作。
(3)編制會(huì )計憑證。即對企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)進(jìn)行確認和計量，并根據其結果，運用復式記賬法編制會(huì )計分錄，填寫(xiě)會(huì )計憑證。
(4)登記有關(guān)賬簿。即根據會(huì )計憑證分別登記有關(guān)的日記賬、總分類(lèi)賬和明細分類(lèi)賬，并結出發(fā)生額和余額。
(5)編制試算平衡表。即根據總分類(lèi)賬試算平衡表和明細分類(lèi)賬試算平衡表，檢查記賬有無(wú)錯誤。
(6)期末調賬和編制工作底稿。期末結賬前，按照權責發(fā)生制原則，確定本期的應得收入和應負擔的費用，并據以對賬簿記錄的有關(guān)賬項作出必要調整，編制調賬分錄和試算平衡表，并結合分類(lèi)賬和日記賬的會(huì )計數據，據以編制工作底稿，以方便下一步對賬和結賬工作，并為最后編制報表提供便利。
(7)對賬和結賬。對賬是為確保賬簿記錄的正確、完整、真實(shí)，在有關(guān)經(jīng)濟業(yè)務(wù)入賬以后進(jìn)行的對賬工作，主要有賬賬相對、賬證相對和賬實(shí)相對。
結賬即結清賬目，在把一定時(shí)期所發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)全部登記入賬后，將各種賬簿記錄的經(jīng)濟業(yè)務(wù)結算清楚，結出本期發(fā)生額合計和期末余額，或將余額結轉下期，以便編制財務(wù)報表，分清上下期會(huì )計記錄和分期繼續核算。
(8)編制和報送財務(wù)報告。根據賬簿記錄編制資產(chǎn)負債表、利潤表、現金流量表等，報告企業(yè)財務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果。
4.關(guān)于材料采購的ERP會(huì )計科目設置
機器運作資料就是用來(lái)作為ERP算產(chǎn)能 生產(chǎn)負荷的一個(gè)重要數據 天心系統基礎資料準備 大類(lèi) 模塊 所需資料 共用資料 所有模塊 營(yíng)業(yè)人資料設定、部門(mén)資料、員工資料 幣別資料、密碼及權限資料、倉庫資料 客戶(hù)廠(chǎng)商資料、系統預警資料刷新設置 貨品資料、審核流程設計 財務(wù)系統 總帳系統 會(huì )計科目設置、銀行資料、科目預算、帳戶(hù)資料 期初憑證（即科目余額）、期初應收/應付票據 期初應收/應付帳款、期初帳戶(hù)余額 收付款 進(jìn)銷(xiāo)存系統 進(jìn)銷(xiāo)存 貨品標準成本、采購受訂政策、期初存貨輸入、特殊定價(jià)政策（優(yōu)先采購受訂政策） MRP2 生產(chǎn)制造 商品物料表、貨品附加信息、替代品、模具、機臺信息、機臺可供生產(chǎn)時(shí)間、工作行事例、制程代號設定、制成品制程規劃 MRP MRP-II 系統運行 物料編碼原則、倉庫儲位管理辦法、BOM及工藝流程管理 組織結構圖、各部門(mén)運作流程、崗位職責說(shuō)明書(shū) 天心基礎資料準備設置明細 一、營(yíng)業(yè)人資料設定： 1、基本設置 項次 項目設置 內容說(shuō)明 備注 1 公司代號 即數據庫名稱(chēng)，在建帳套時(shí)確定，不可修改 最長(cháng)四碼，不可用中文 2 公司名稱(chēng) 本公司對內對外的稱(chēng)呼 3 會(huì )計期間 財務(wù)在帳務(wù)結算時(shí)的一定期間 4 開(kāi)帳日期 使用本系統的開(kāi)帳日期 建議在月初開(kāi)帳 5 本業(yè)稅率 企業(yè)稅率 如貨品統一稅率，可設置 6 本位幣 企業(yè)交易常用幣別，與外幣區別 7 稅務(wù)制度 財務(wù)核算制度 可在大陸、臺灣、其他中選擇 8 成本計算方式 存貨發(fā)出的成本計算方法 建議使用移動(dòng)加權或月加權 9 盤(pán)存方式 企業(yè)作存貨盤(pán)存時(shí)的方式 可在永續及實(shí)地中選擇 10 編碼長(cháng)度 指定基礎資料（如料號）碼長(cháng) 會(huì )計科目最長(cháng)20碼、貨品代號最長(cháng)20碼、員工編碼最長(cháng)12碼 11 報表長(cháng)度 在固有報表中某字段所占長(cháng)度 金額、稅金、數量、單價(jià) 品號、品名、部門(mén)、庫位 12 小數位數 單據中小數位數，一經(jīng)設定，位數可調大，不可調小，否則已引起數據四舍五入誤差 數量、單價(jià)、金額、稅金 13 MRP小數位 針對MRP模組的數量小數位 MRP數量 14 報表小數位 系統所固有報表的小數位數 15 含借入借出否 借入借出量是否影響倉庫庫存數量 有借入/出情況才選擇 16 單據編碼原則 本系統所使用單據編號，以利數據統計及運算 可選擇按年/月/日流水編碼或者手工編號（但不建議） 17 憑證過(guò)帳方式 本系統產(chǎn)生憑證時(shí)的方式 □審核 □不審核 項次 項目設置 內容說(shuō)明 備注 18 憑證類(lèi)型 對憑證的分類(lèi) 可選通用或收付轉憑證 19 電話(huà)號碼 本公司常用電話(huà)號碼 20 傳真 本公司常用傳真號碼 21 中（英）文地址 本公司所在地名 2.可選設置 項次 項目設置 內容說(shuō)明 備注 1 憑證產(chǎn)生方式 其他模塊單據是否立即轉切憑證 2 MRP在制品部分參與費用分配否 對于在制貨品的成本是否參與人工與制費分攤 3 售價(jià)政策歸屬客戶(hù) 是否作用于其歸屬客戶(hù) 4 行業(yè)別 企業(yè)所屬行業(yè) 具有特殊功能 5 營(yíng)業(yè)登記 營(yíng)業(yè)登記證號 6 英文名稱(chēng) 企業(yè)對內對外的英文稱(chēng)呼 7 帳套序號 當企業(yè)需進(jìn)行子公司帳務(wù)管理時(shí)，可用序號區分，以利資料整合 8 稅務(wù)編碼 企業(yè)登記注冊時(shí)所有稅務(wù)號碼 9 法人基本情況 企業(yè)法人資料，以供單據使用 二、客戶(hù)/廠(chǎng)商資料： 1、基本設置 項次 項目設置 內容說(shuō)明 備注 1 客戶(hù)/廠(chǎng)商代號 對所有客戶(hù)和廠(chǎng)商進(jìn)行編號，以利系統運作 2 全稱(chēng) 客戶(hù)/廠(chǎng)商的注冊稱(chēng)呼 3 類(lèi)別 類(lèi)別歸屬，以利采購、業(yè)務(wù)運作 客戶(hù)/廠(chǎng)商/客戶(hù)兼廠(chǎng)商 4 發(fā)票地址 發(fā)票上的地址，一般也為公司所在地址 5 幣別 與該客戶(hù)/廠(chǎng)商交易時(shí)較常用的幣別 如無(wú)固定幣別，不設定 項次 項目設置 內容說(shuō)明 備注 6 交易方式 與該客戶(hù)/廠(chǎng)商交易時(shí)較常用的交易方式 7 聯(lián)絡(luò )人 該客戶(hù)/廠(chǎng)商的聯(lián)絡(luò )人姓名 8 立帳方式 產(chǎn)生應收付款的方式 9 扣稅類(lèi)別 與該客戶(hù)/廠(chǎng)商交易的稅種 在價(jià)內稅/價(jià)外稅/不計稅間選 2、可選設置 項次 項目設置 內容說(shuō)明 備注 1 簡(jiǎn) 稱(chēng) 簡(jiǎn)略稱(chēng)呼 2 分倉地址 客戶(hù)的公司地址和倉庫地址不同時(shí)使用 3 帳務(wù)歸屬 與子公司發(fā)生帳務(wù)，而在母公司收付款 4 信用管制 對該公司的信用額度 5 負 責 人 該客戶(hù)/廠(chǎng)商的負責人姓名 6 會(huì ) 計 該客戶(hù)/廠(chǎng)商的會(huì )計姓名 7 公司地址 該客戶(hù)/廠(chǎng)商的注冊地址 8 電話(huà)傳真 該客戶(hù)/廠(chǎng)商的電話(huà)與傳真號碼 9 開(kāi)戶(hù)銀行 與之交易后的收付款銀行 10 責任業(yè)務(wù) 負責此客戶(hù)/廠(chǎng)商的本公司業(yè)務(wù)員 11 按外幣沖銷(xiāo)否 系統自動(dòng)以外幣進(jìn)行帳款的沖銷(xiāo) 只有按原交易幣種沖帳才設 12 特色資料 客戶(hù)或廠(chǎng)商所具備的特點(diǎn)歸類(lèi) 看管理需要而設 13 營(yíng)業(yè)資料 客戶(hù)或廠(chǎng)商各種經(jīng)營(yíng)資料 14 貿易資料 與對外貿易出口相關(guān)的各項資料 如船名、報關(guān)行等 三、員工資料： 1、基本設置 項次 項目設置 內容說(shuō)明 備注 1 員工代號 給員工的設定編號，以便管理 最長(cháng)為12碼 2 員工姓名 員工稱(chēng)呼 2、可選設置 項次 項目設置 內容說(shuō)明 備注 1 年度目標 年度目標業(yè)績(jì) 2 人事資料 員工的各項基本資料 3 特殊資料 員工所具備的特點(diǎn)歸類(lèi) 4 到職日 進(jìn)入本公司時(shí)間 5 部門(mén)代號 所屬部門(mén)編號 6 上級主管 直接管理人員 7 離職日 離開(kāi)本公司時(shí)間 四、貨品資料： 1、基本設置 項次 項目設置 內容說(shuō)明 備注 1 貨品編號 給貨品的設定編號，以便管理 最長(cháng)20碼 2 品名 貨品的全稱(chēng) 3 大類(lèi) 貨品大致類(lèi)別 成品/半成品/原料中選擇 4 中類(lèi) 貨品更細的類(lèi)別 在大類(lèi)基礎進(jìn)行二次分類(lèi) 5 貨品稅率 貨品的稅率 6 主單位 貨品。
