商務書信的格式及范文(英語商務書信格式范文)
商務書信的格式及范文
商務書信的格式及范文
商務書信就是公司寫給其他公司、客戶、顧客或合作伙伴的信件，其使用的'語言比一般朋友之間的書信語言要正式，并以商業(yè)流程或商業(yè)交易等為主要內(nèi)容。以下是小編為大家整理的商務書信的格式及范文，歡迎大家閱讀。
商務書信的格式及范文
1.the top part of a business letter
日期：date: 23 december XX
地址：mr. james green
sales manager
bbb plc
55-60 old st, london e6 6hg
稱謂：dear mr. green (dear gentlemen, dear sir, dear sirs, dear madam)
2.the body part of a business letter
標題（可以不要）
正文
3. look at the two endings of business letter below. notice the useful phrases that are used in these letters.
(1)please let me know if this is convenience.
i look forward to hearing from you.
best wishes
yours sincerely,
(signature)
ms. gillian janes
personnel nanager
(2)please phone us to confirm the details.
we look forward to receiving your comments.
yours faithfully
(signature)
for ms. gillian jones
personnel manager
英語商務書信格式范文
英語商務書信格式范文
英語商務書信的格式是怎么樣的，你知道嗎？各位，我們看看下面的范文，學習一下吧！
英語商務書信格式范文
Price Internation Inc.
25 Elm Street
Brazil
Tel:(88-88)1234 5678
Fax:(88-88)4321 8765
E-mail:webmaster@Price
Winex Informatica
Sarmiento 1425
1000 Cap Fed
Buenos Aires
Argentina
January 15,20XX
Dear Sir or Madam:
We are looking for a company which can help us distribute our products in new markets.
We manufacture a wide range of chemical products. At present we export to China, Japan, but we would like to export to Europe.
Enclosed please find our brochure which gives details of our company.
We look forward to hearing from you.
Sincerely,
（1）并列式
16 Fuxing Street
Haidian District
Beijing
Post Code: 100035People’s Republic of China
Tel: 63211234
Aug. 20, 2004
（2）斜列式（Indented Form）
16 Fuxing Street
Haidian District
Beijing
Post Code: 100035
People’s Republic of China
Tel: 63211234
Aug. 20, 2004
寫信端時，先寫發(fā)信人的地址，地點的名稱按由小到大的順序排列，然后是其它項目和發(fā)信日期。具體次序是：第一行寫門牌號和街名；第二行寫區(qū)名、市（縣）名、?。ㄖ荨睿┟?，往國外寄的信，還要寫上國家的名稱；國家名稱的前面加上郵政編碼，其后可寫上電話號碼，最后一行寫發(fā)信日期。如果寫信人的地址是機關單位的名稱，則將其作為第一行。如果寫信人的單位沒有門牌號碼和街名，則第一行可寫上所在班級或?qū)I(yè)組的名稱；第二行寫系、科、室名稱；第三行寫學校名稱；第四行寫市（縣）、?。ㄖ荩┟Q；然后再寫郵政編碼、國名、電話號碼、發(fā)信日期等項。
如果使用標點符號，則在每行末尾加逗號，最后一行的末尾加句號。但當前的信件中行末大都不加標點符號，但在每行之內(nèi)該用標點符號的地方，仍要用標點。特別要注意的是，門牌號碼和街名之間要加逗號。月份和日期之間不可用逗號。在西方國家，城市名稱之后往往寫有字母或數(shù)字（如 New York, 103），表示城市的郵政編碼。
關于發(fā)信日期的寫法，應注意以下幾點：
①年份應完全寫出，不能簡寫。
②月份要用英文名稱，不要用數(shù)字代替。
③月份名稱多用公認的縮寫式。但 May, June, July, 因為較短，不可縮寫。
④寫日期時，可用基數(shù)詞1，2，3，4，5，……28，29，30，31等，也可用序數(shù)詞 lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, ……28th, 29th, 30th, 31lst等。但最好用基數(shù)詞，簡單明了。
日期可有下列幾種寫法：
① Oct. 20, 2004
② 10 May., 2004
③ 3rd June, 2004
④ Sept. 16th, 2004
其中，①最為通用。
2、商務信函信內(nèi)地址（Inside Address, Introductory Address）
信內(nèi)地址收信人的姓名和地址，寫在信紙的左上角，從信紙的左邊頂格開始寫，低于寫信人地址和發(fā)信日期一二行，也分并列式和斜列式兩種，但應與信端的書寫格式保持一致。其次序是，先寫收信人姓名、頭銜和單位名稱，占一二行，然后寫地址，可占二至四行，例如：
①并列式
Ms. Joanna Kerry
Peking University
Haidian District, 100871
Beijing
China
②斜列式
Ms. Joanna Kerry
Peking University
Haidian District,100871
Beijing
China
3.商務信函稱呼（Salutation）
對收信人的稱呼應自成一行，寫在低于信內(nèi)地址一二行的地方，從信紙的左邊頂格開始寫，每個詞的開頭字母要大寫，至于末尾處的符號，英國人用逗號，但美國和加拿大 英語 則多用冒號。稱呼用語可視寫信人與收信人的關系而定。給外國人寫英文信時，稱呼用語要注意以下幾點：
①對沒有頭銜的男性一般稱呼 Mr. 。Mr. 用在姓氏之前或姓氏和名字之前，不可只用在名字之前，例如對的稱呼，應該是：Mr. 或 Mr. White, 不可是：Mr. Phil。若稱呼多個男性，則在姓名前用 Mr. 的復數(shù)形式 Messrs. 。對一般以人名為名稱的公司和企業(yè)常用這種稱呼，例如：Messrs. Black and Brothers 布萊克兄弟公司。
②對女性一般稱呼 Mrs.， Madam 或 Miss。Mrs.用在已婚女子的丈夫的姓氏之前，或姓氏和名字之前，一般不用在名字前 Madame 此詞可以單獨使用或加在丈夫的`姓名之前 Mrs. 沒有復數(shù)形式。若稱呼多個女性，則在姓名前用 Mme. 的復數(shù)形式 Mmes. 而對以女子名字為名稱的公司、企業(yè)可用 Mesdames 稱呼。 Miss 多用于未婚女子，此詞可縮寫為 Ms ，用于姓氏之前或姓氏和名字之前，一般不用于名字之前。
③對收信人的稱呼，也可用頭銜或職位的名稱，不分性別。例如 Professor （縮寫為Prof.），Doctor （縮寫為 Dr.）， General (縮寫為 Gen.) 。這些稱呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如 Prof. （Phil）White等。
④對外公函中對收信人的稱呼，可用 Gentlemen （而不是 Gentleman），Dear Sir (s)和 My dear Sir(s)等。Gentlemen 之前不能加 Dear， 后面也不能帶姓名。用 Sirs 時，前面常用 Dear 一詞，但也可單獨用 Sir。若收信人是婦女，則無論已婚或未婚，都可單獨使用Madam 或其復數(shù) Mesdames。
⑤對外國高級官員的稱呼，如國家元首、政府首腦、部長、大使、公使和特使等，可用（Dear）Sir， （Dear）Mr. Chairman，（Dear）Mr. Premier， （My dear）Mr. Ambassador，Your Excellency （復數(shù)為 Excellencies）。
⑥對君主制國家的國王和皇帝等男性君主，可以 Sir 稱呼，對女王、女皇和皇后等女性君主，可用 Madam 稱呼。有時也用 Your Majesty 稱呼以表示?？蜌夂妥鹁碮our Majesty 可兼指男性和女性，其復數(shù)為 Your Majesties。
⑦對王室成員，如太子、王子、親王和公主等，一般可用（Dear）Sir 或（Dear）Madam 但在正式尊稱時，一般用 Your Highness (復數(shù)為 Highnesses)。
收信人稱呼
先生（男人）Mr./Esq.
夫人（已婚）Mrs.
小姐（未婚）Miss
夫人、小姐統(tǒng)稱Ms.
夫婦倆人Mr.and Mrs.
兩位或兩位以上男子Messrs
兩位或兩位以上女子（已婚）Mesdames
兩位或兩位以上小姐（未婚）Misses
常見的頭銜（漢英對照）如下：
教授Professor
博士Doctor(Dr.,Ph.D.)
醫(yī)學博士Medical Doctor(M.D.)
總統(tǒng)或校長President
主席或董事長Chairman
副主席或副董事長Vice Chairman
副總統(tǒng)或副校長Vice President
首相Prime Minister
總理Premier
省長或州長Governor
市長Mayor
參議員Senator
大使Ambassador
秘書長Secretary General
一秘First Secretary
二秘Second Secretary
院長Director,Dean
副院長Vice Director
系主任Dean,Head,Chair
館長Chief Librarian,Curator
閣下Excellency
神甫Father
4.商務信函信的正文（Body of the Letter）
信的正文每段第一行應往右縮進約四五個字母。在寫事務性信件時，正文一般開門見山，內(nèi)容簡單明了，條理清楚。在寫私人信件時，信寫好之后若有什么遺漏，可用 P. S.表示補敘。
5.商務信函結(jié)束語（Complimentary Close）
結(jié)束語是寫信人表示自己對收信人的一種謙稱，只占一行，低于正文一二行，從信紙的中間或偏右的地方開始寫。第一個詞的開頭字母要大寫，末尾用逗號。結(jié)束語視寫信人與收信人的關系而定例如寫給機關、團體或不相識的人的信，一般用：
Yours (very) truly, Yours (very) faithfully,Yours (very) sincerely， 等等。
寫給上級和長者的信一般可用：
Yours (very) respectfully, Yours (very) obediently, Yours gratefully, Yours appreciatively, Your obedient servant, 等等。
寫給同志或同事的信一般可用：
Fraternally yours, Comradely yours，等等。
寫給熟人或朋友的信可用：
Yours, Ever yours, Yours affectionately, As ever, Yours sincerely Yours devotedly, (Most) Fondly yours, Yours excitedly, Intimately yours，等等。
寫給親屬或摯友的信一般用：
Yours, Ever yours, Yours as ever, As ever, Yours affectionately, Lovingly yours, (Much) Love, With Love,Lovingly, Your loving son, Your most affectionate, Your devoted friend, Devotedly, 等等，意即：“您的”、“永遠是您的”、“您的親愛的”、“您的愛子（孩子、姐妹、侄、侄女、祖母）” 、“您的摯友”等。
寫給摯友的信有時也可用：
Yours hurriedly, Yours hastily, Yours in haste, 等等。
寫信給摯友，表示歉意時，可用：
Contritely yours, Regretfully yours, Yours in (with) regret, Yours in (with) deep remorse 等。
在歐洲一些國家里，多把Yours 放在 sincerely等詞的前面。在美國和加拿大等國，則多用，把 yours 放在 Sincerely 等詞之后。Yours 一詞有時也可省略。
6.簽名（Signature）
信末的簽名一般低于結(jié)束語一二行，從信紙中間偏右的地方開始寫。若寫信人是女性，與收信人又不相識，則一般在署名前用括號注上 Miss, Mrs.或 Ms.，以便對方回信時知道如何稱呼。有的還有署名后寫上自己的職稱、職務或頭銜
7.附件（Enclosure）
信件若有附件，應在左下角注明 Encl. 或 Enc.。若附件不止一個，則應寫出2（或3，4，5等）Encls.，例如：
Enc: Resume
Encls:Grade Certificate
8.再啟（Postscript, 縮寫為 P. S.）
再啟部分用于補敘正文中遺漏的話，一般應盡量少用，正式的函件中更應避免使用。
9.私人和公務信函--注意事項
首先，寫信者應設身處地想到對方，尊重對方的風俗習慣。
其次，英文信應該行文流暢、言簡意賅，避免冗長。這就是說，寫信者應用盡可能少的文字表達其必須傳遞的信息，而且寫信者應將其所需傳遞的信息表達清楚，以免對方產(chǎn)生誤解。書信交往，同樣需要以禮待人。因而在寫信過程中，要避免傷害對方感情，措辭上多選用些禮貌婉轉(zhuǎn)詞語。
最后，除了避免語法、拼寫、標點錯誤外，信中所引用的史料、數(shù)據(jù)等也應準確無誤.私人和公務信函--常用句式。常用的起首語有：
1）Thank you for your letter dated Dec.22,1969.
2)Many thanks for your letter of Sept.5，1997.
3)A thousand thanks for your kind letter of June 5,1997.
4)Your kind letter of November 22th arrived this morning.
5)Your letter which arrived this morning gave me great comfort.
6)In reply to your letter dated 4th July,I want to say…
7)Thank you very much for your letter of August 2 and the gift you sent me on Christmas Eve.
8)What a treat to receive your kind letter of May 5th!
9)It is always a thrill to see your nice handwriting.
10)First of all I must thank you for your kind assistance and high attention to me .
11)With great delight I learn from your letter of this Sunday that …
12)I wish to apply for teaching position you are offering.
13)I am too excited and delighted at your good news.
14)I am very obliged to you for your warm congratulations.…
15)I am very much pleased to inform you that my visit to your country has been approved.
常用的結(jié)束語有：
1）Awaiting your good news,
2)Looking forward to your early reply,
3)Hoping to hear from you soon,
4)We await your good news.
5)I hope to hear from you very soon.
6)We look forward to your reply at your earliest convenience.
7)I look forward to our next meeting there in Los Angeles.
8)Your early reply will be highly appreciated.
9)Any other particulars wanted we shall be pleased to send you.
10)The help you give me is sincerely valued.
11)I hope everything will be well with you .
12)Please let us know if you want more information.
13)I hope you always enjoy yourself.
14)I wish you very success in the coming year.
15)Please remember me to your family.
16)With best regards to your family.
17)All the best.
18)With love and good wishes.