公文格式與范文(公文格式)
公文格式與范文
1.概述
函,即信函,或稱(chēng)書(shū)信。公函,即處理公務(wù)所用的書(shū)信。公函是黨政機關(guān)、人民團體、企事業(yè)單位間商洽和聯(lián)系工作時(shí)使用的一種文體。
公函的使用范圍很廣,平行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)間聯(lián)系工作時(shí)可以使用公函,上下級機關(guān)之間聯(lián)系、詢(xún)問(wèn)、答復工作時(shí),也可以使用公函。
公函根據內容和性質(zhì),可以分為很多種類(lèi),如:用于商洽的商洽函、用于詢(xún)問(wèn)的詢(xún)問(wèn)函、用于答復的復函、用于委托的委托函等。另外,還有用于慰問(wèn)的慰問(wèn)信、用于祝賀的賀信、公開(kāi)發(fā)表的公開(kāi)信等,實(shí)際上只要它們使用于公務(wù)活動(dòng)中,也應劃入廣義的公函范圍。不過(guò),從狹義的范圍來(lái)講,函和信也有一定區別,函的使用比信的范圍窄,但比較莊重、嚴肅。
2.寫(xiě)作要點(diǎn):
公函在結構上一般由標題、正文、落款三部分構成:
(1)標題
跟一般的信函不同,公函的標題通常要包括發(fā)文機關(guān)、事由和文種類(lèi)別(函)。有時(shí)可省寫(xiě)發(fā)文機關(guān),但事由和文種類(lèi)別不能省略。另外,標題的右上方要有編號。
(2)正文
正文的開(kāi)頭頂格寫(xiě)受文單位,然后另起一段寫(xiě)發(fā)函的原因、聯(lián)系的事項,最后一般要用“請研復”、“請協(xié)助”等字樣提出具體要求,結束正文。
(3)落款
法定作者、日期,并加蓋公章。
公函的寫(xiě)作要求是:一事一函,語(yǔ)言規范、明了,語(yǔ)氣合乎內容要求。
3.范文
范文一
××市人民政府關(guān)于在鐵路壓煤改線(xiàn)
×××站建立交橋的函
[××××]××
×××委員會(huì ):
××鐵路壓煤改線(xiàn)×××工業(yè)站,位于我市×縣×××鎮。由于該站的建設,原有的×××站西側的平交道口按設計要求將要封閉。這樣就阻斷了溝通南北三鄉一鎮的交通要道,給鄉鎮企業(yè)和商品經(jīng)濟的發(fā)展造成了困難。另外,鐵路以南五個(gè)村的大面積耕地在路北,由于鐵路所阻,給群眾的生產(chǎn)生活造成了很難克服的困難。工業(yè)站在設計在dk308+893處雖有一座凈高2.5米,寬6米,長(cháng)220米的單孔立交兼排水涵洞,但因縱深太長(cháng),寬度較窄,高度很低,農機車(chē)輛不能通行,農忙秋收人畜難以通過(guò)。為此,請貴委員會(huì )給予照顧,在dk308+430處(原×××站西側的平交道口處)建立交橋一座,以適應當地生產(chǎn)和需要。可否盼復。
××市人民政府
××××年××月×日
范文二
關(guān)于商洽代培統計人員的函
××金融管理干部學(xué)院:
得悉貴院將于3月份舉辦統計人員講習班,系統培訓統計工作人員。國務(wù)院《關(guān)于加強統計工作的決定》下達后,我廠(chǎng)曾打算集訓現職統計工作人員,但由于力量不足,未能實(shí)現。現在貴院決定辦講習班,我廠(chǎng)擬派15名統計人員隨班學(xué)習,請你們代培。如同意,將是對我廠(chǎng)統計工作的有力支持。代培所需費用由我廠(chǎng)如數撥付。盼于復函。
此致
敬禮
×××機床廠(chǎng)(公章)
××××年×月×日
公文格式
公文格式
公文格式
公文的格式包括外觀(guān)形式和內在結構兩部分。公文的外觀(guān)形式是指公文的用紙標準、裝訂要求、文字排列方向、頁(yè)面設置標準等。按國家質(zhì)量技術(shù)監督局1999年發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文格式》規定，公文的內在結構由眉首、主體、版記三部分組成。各部分的組成要素分別是：
1.眉首部分也稱(chēng)文頭、版頭，由公文首頁(yè)紅色間隔線(xiàn)以上的各要素組成，包括公文份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等項。
（1）份數序號。指按同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號，用7位數的阿拉伯數字標識于版頭左上角第1行頂格。主要用于內容機密的文件，編號是便于文件統計、登記、保密和回收。
（2）秘密等級和保密期限。指公文內容涉及黨和國家機密程度的級別，分為絕密、機密、秘密3種密級。用3號黑體字標識在版頭右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開(kāi)。
（3）緊急程度。指對公文送達和辦理的時(shí)間要求，分為“特急”、“急件”2種，其中緊急電報的緊急程度可分為“特提”、“特急”、“加急”、“平急”4 種。用3號黑體字標識在版頭右上角密級下1行。
（4）發(fā)文機關(guān)標識。由發(fā)文機關(guān)全稱(chēng)或規范化簡(jiǎn)稱(chēng)加“文件”構成，一般套紅色印制，即俗稱(chēng)的“紅頭文件”.聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機關(guān)并排，主辦機關(guān)排在前，“文件”二字排在右側。
（5）發(fā)文字號。由發(fā)文機關(guān)代字、年份、序號構成，如“國辦發(fā)【200611 1號”,表示國務(wù)院辦公廳2006年發(fā)出的第1號文件。置于發(fā)文機關(guān)標識之下、紅線(xiàn)之上居中的位置；如有“簽發(fā)人”,則“發(fā)文字號”居左，“簽發(fā)人” 居右，兩者同排一行，中間空1字。
（6）簽發(fā)人。上報文需標識簽發(fā)人姓名，用3號仿宋體字，平行排列于發(fā)文字號右側。
2.主體部分又稱(chēng)行文部分，是公文的關(guān)鍵部分，包括標題、主送機關(guān)、正文、附件、落款、成文時(shí)間、印章、附注等。
（1）標題。一般由“發(fā)文機關(guān)+事由+文種”組成，位于紅線(xiàn)下第1行居中，用2號或小2號宋體字。公文標題除書(shū)名號外，一般不用其他標點(diǎn)符號。字數較多時(shí)，(fwsir)可分多行排列，但分行時(shí)不能拆分詞組，一般“的”字不放在行首。
“發(fā)文機關(guān)”要寫(xiě)全稱(chēng)或規范化簡(jiǎn)稱(chēng)，如文件首頁(yè)具有制發(fā)機關(guān)的標識，標題可省略機關(guān)名稱(chēng)。
“事由”應準確、扼要地概括公文的主要內容，一般用介詞“關(guān)于”引出事由。
“文種”是公文種類(lèi)，用以揭示公文的性質(zhì)和制發(fā)目的。正確使用文種，有利于及時(shí)、準確地處理文件。
（2）主送機關(guān)。也稱(chēng)“受文機關(guān)”,指公文的主要受理機關(guān)。應使用全稱(chēng)或規范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統稱(chēng)，與標題相隔1行，左起頂格書(shū)寫(xiě)。上行文一般只寫(xiě)一個(gè)主送機關(guān)，下行文可以有多個(gè)主送機關(guān)，按其級別或慣例依次排列。公布性公文，如公告、通告等，沒(méi)有特指的主送機關(guān)，則不寫(xiě)。
（3）正文。這是公文的中心，表達公文的具體內容。正文結構一般包括開(kāi)頭（表明制發(fā)公文的依據、目的'或原因）、主體（寫(xiě)明具體事項）、結尾（一般有與文種相適應的習慣用語(yǔ)），因文種不同，其寫(xiě)作要求也不盡相同。
（4）附件。指與公文內容有關(guān)的隨文發(fā)送的文件、材料等，是正文的有機組成部分。置于正文下1行空2格標識“附件”,說(shuō)明所附材料名稱(chēng)、份數和順序號。
（5）落款。即發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)，如首頁(yè)已印制有發(fā)文機關(guān)標識，或標題已寫(xiě)明發(fā)文機關(guān)的，可不再落款。
（6）成文時(shí)間。成文時(shí)間以負責人簽發(fā)的日期為準；聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負責人的簽發(fā)日期為準；會(huì )議通過(guò)的公文，以通過(guò)日期為準；法規性公文，以批準日期為準，或以專(zhuān)門(mén)規定的具體生效、開(kāi)始執行的日期為準；電報以發(fā)出日期為準。成文時(shí)間要用漢字寫(xiě)全年、月、日，“零”寫(xiě)為 “,寫(xiě)在右側抵4格處。會(huì )議通過(guò)的文件，成文時(shí)間寫(xiě)在公文標題下的括號中。
（7）印章。除會(huì )議紀要和以電報形式發(fā)出的以外，公文都應加蓋印章。印章要端正、清晰地蓋在成文時(shí)間的上方。上不壓正文，下要騎年蓋月。聯(lián)合上報的非法規性文件，由主辦機關(guān)加蓋印章。聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文機關(guān)都應當加蓋印章，主辦機關(guān)印章排在前，每排最多排3個(gè)印章，印章之間互不相交相切，最后一排如余1個(gè)或2個(gè)印章，均居中排列，日期則標在最后一個(gè)機關(guān)名稱(chēng)之下。
（8）附注。指與文件有關(guān)的注解或說(shuō)明。居左空2格標識在成文時(shí)間下 I行。
3.版記部分包括主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)、印發(fā)日期、印制份數等項，版記各要素之下均加一條下劃線(xiàn)。
（1）主題詞。指反映公文主要內容、文件類(lèi)別的規范化的名詞或名詞性詞組，主要是為了方便檢索公文。標引主題詞應從有關(guān)主題詞表中選用，如《中共中央辦公廳公文主題詞表》、《國務(wù)院公文主題詞表》等，如使用公文主題詞表以外的詞組，應在詞組前標識”△“符號。每份公文一般選用3-5個(gè)主題詞，主要由類(lèi)別詞（表示公文涉及的范圍或類(lèi)別）、類(lèi)屬詞（提示公文內容的核心詞）和文種組成，詞目之間空1格，”主題詞“三字用3號黑體字，詞目用宋體字。
（2）抄送機關(guān)。指除主送機關(guān)外需要執行或知曉公文的其他機關(guān)。標注抄送機關(guān)的目的在于明確公文的發(fā)送范圍，使有關(guān)機關(guān)了解公文的內容，以便在必要時(shí)給予配合。抄送機關(guān)有抄報（給上級機關(guān)）、抄送（給平級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)）、抄發(fā)（給下級機關(guān)）之分。
（3）印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期。指負責把公文文稿印制成正式公文的機關(guān)，一般是秘書(shū)部門(mén)。印發(fā)日期指公文文稿送印日期，用阿拉伯數字標識，可以是成文時(shí)間，也可比成文時(shí)間稍晚，不能早于成文時(shí)間。此兩項在同一行排列。
（4）印制份數。標明印制公文的份數，居于印發(fā)日期之下，加小括號。