公文格式與范文(公文格式)
公文格式與范文
1.概述
函,即信函,或稱書(shū)信。公函,即處理公務(wù)所用的書(shū)信。公函是黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位間商洽和聯(lián)系工作時(shí)使用的一種文體。
公函的使用范圍很廣,平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)間聯(lián)系工作時(shí)可以使用公函,上下級(jí)機(jī)關(guān)之間聯(lián)系、詢問(wèn)、答復(fù)工作時(shí),也可以使用公函。
公函根據(jù)內(nèi)容和性質(zhì),可以分為很多種類,如:用于商洽的商洽函、用于詢問(wèn)的詢問(wèn)函、用于答復(fù)的復(fù)函、用于委托的委托函等。另外,還有用于慰問(wèn)的慰問(wèn)信、用于祝賀的賀信、公開(kāi)發(fā)表的公開(kāi)信等,實(shí)際上只要它們使用于公務(wù)活動(dòng)中,也應(yīng)劃入廣義的公函范圍。不過(guò),從狹義的范圍來(lái)講,函和信也有一定區(qū)別,函的使用比信的范圍窄,但比較莊重、嚴(yán)肅。
2.寫作要點(diǎn):
公函在結(jié)構(gòu)上一般由標(biāo)題、正文、落款三部分構(gòu)成:
(1)標(biāo)題
跟一般的信函不同,公函的標(biāo)題通常要包括發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種類別(函)。有時(shí)可省寫發(fā)文機(jī)關(guān),但事由和文種類別不能省略。另外,標(biāo)題的右上方要有編號(hào)。
(2)正文
正文的開(kāi)頭頂格寫受文單位,然后另起一段寫發(fā)函的原因、聯(lián)系的事項(xiàng),最后一般要用“請(qǐng)研復(fù)”、“請(qǐng)協(xié)助”等字樣提出具體要求,結(jié)束正文。
(3)落款
法定作者、日期,并加蓋公章。
公函的寫作要求是:一事一函,語(yǔ)言規(guī)范、明了,語(yǔ)氣合乎內(nèi)容要求。
3.范文
范文一
××市人民政府關(guān)于在鐵路壓煤改線
×××站建立交橋的函
[××××]××
×××委員會(huì):
××鐵路壓煤改線×××工業(yè)站,位于我市×縣×××鎮(zhèn)。由于該站的建設(shè),原有的×××站西側(cè)的平交道口按設(shè)計(jì)要求將要封閉。這樣就阻斷了溝通南北三鄉(xiāng)一鎮(zhèn)的交通要道,給鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)和商品經(jīng)濟(jì)的發(fā)展造成了困難。另外,鐵路以南五個(gè)村的大面積耕地在路北,由于鐵路所阻,給群眾的生產(chǎn)生活造成了很難克服的困難。工業(yè)站在設(shè)計(jì)在dk308+893處雖有一座凈高2.5米,寬6米,長(zhǎng)220米的單孔立交兼排水涵洞,但因縱深太長(zhǎng),寬度較窄,高度很低,農(nóng)機(jī)車輛不能通行,農(nóng)忙秋收人畜難以通過(guò)。為此,請(qǐng)貴委員會(huì)給予照顧,在dk308+430處(原×××站西側(cè)的平交道口處)建立交橋一座,以適應(yīng)當(dāng)?shù)厣a(chǎn)和需要?？煞衽螐?fù)。
××市人民政府
××××年××月×日
范文二
關(guān)于商洽代培統(tǒng)計(jì)人員的函
××金融管理干部學(xué)院:
得悉貴院將于3月份舉辦統(tǒng)計(jì)人員講習(xí)班,系統(tǒng)培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)工作人員。國(guó)務(wù)院《關(guān)于加強(qiáng)統(tǒng)計(jì)工作的決定》下達(dá)后,我廠曾打算集訓(xùn)現(xiàn)職統(tǒng)計(jì)工作人員,但由于力量不足,未能實(shí)現(xiàn)。現(xiàn)在貴院決定辦講習(xí)班,我廠擬派15名統(tǒng)計(jì)人員隨班學(xué)習(xí),請(qǐng)你們代培。如同意,將是對(duì)我廠統(tǒng)計(jì)工作的有力支持。代培所需費(fèi)用由我廠如數(shù)撥付。盼于復(fù)函。
此致
敬禮
×××機(jī)床廠(公章)
××××年×月×日
公文格式
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公文格式
公文的格式包括外觀形式和內(nèi)在結(jié)構(gòu)兩部分。公文的外觀形式是指公文的用紙標(biāo)準(zhǔn)、裝訂要求、文字排列方向、頁(yè)面設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)等。按國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局1999年發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定，公文的內(nèi)在結(jié)構(gòu)由眉首、主體、版記三部分組成。各部分的組成要素分別是：
1.眉首部分也稱文頭、版頭，由公文首頁(yè)紅色間隔線以上的各要素組成，包括公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等項(xiàng)。
（1）份數(shù)序號(hào)。指按同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)，用7位數(shù)的阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)于版頭左上角第1行頂格。主要用于內(nèi)容機(jī)密的文件，編號(hào)是便于文件統(tǒng)計(jì)、登記、保密和回收。
（2）秘密等級(jí)和保密期限。指公文內(nèi)容涉及黨和國(guó)家機(jī)密程度的級(jí)別，分為絕密、機(jī)密、秘密3種密級(jí)。用3號(hào)黑體字標(biāo)識(shí)在版頭右上角第1行，秘密等級(jí)和保密期限之間用“★”隔開(kāi)。
（3）緊急程度。指對(duì)公文送達(dá)和辦理的時(shí)間要求，分為“特急”、“急件”2種，其中緊急電報(bào)的緊急程度可分為“特提”、“特急”、“加急”、“平急”4 種。用3號(hào)黑體字標(biāo)識(shí)在版頭右上角密級(jí)下1行。
（4）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)。由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”構(gòu)成，一般套紅色印制，即俗稱的“紅頭文件”.聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)并排，主辦機(jī)關(guān)排在前，“文件”二字排在右側(cè)。
（5）發(fā)文字號(hào)。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)構(gòu)成，如“國(guó)辦發(fā)【200611 1號(hào)”,表示國(guó)務(wù)院辦公廳2006年發(fā)出的第1號(hào)文件。置于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)之下、紅線之上居中的位置；如有“簽發(fā)人”,則“發(fā)文字號(hào)”居左，“簽發(fā)人” 居右，兩者同排一行，中間空1字。
（6）簽發(fā)人。上報(bào)文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，用3號(hào)仿宋體字，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。
2.主體部分又稱行文部分，是公文的關(guān)鍵部分，包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、落款、成文時(shí)間、印章、附注等。
（1）標(biāo)題。一般由“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”組成，位于紅線下第1行居中，用2號(hào)或小2號(hào)宋體字。公文標(biāo)題除書(shū)名號(hào)外，一般不用其他標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。字?jǐn)?shù)較多時(shí)，(fwsir)可分多行排列，但分行時(shí)不能拆分詞組，一般“的”字不放在行首。
“發(fā)文機(jī)關(guān)”要寫全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，如文件首頁(yè)具有制發(fā)機(jī)關(guān)的標(biāo)識(shí)，標(biāo)題可省略機(jī)關(guān)名稱。
“事由”應(yīng)準(zhǔn)確、扼要地概括公文的主要內(nèi)容，一般用介詞“關(guān)于”引出事由。
“文種”是公文種類，用以揭示公文的性質(zhì)和制發(fā)目的。正確使用文種，有利于及時(shí)、準(zhǔn)確地處理文件。
（2）主送機(jī)關(guān)。也稱“受文機(jī)關(guān)”,指公文的主要受理機(jī)關(guān)。應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱，與標(biāo)題相隔1行，左起頂格書(shū)寫。上行文一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，下行文可以有多個(gè)主送機(jī)關(guān)，按其級(jí)別或慣例依次排列。公布性公文，如公告、通告等，沒(méi)有特指的主送機(jī)關(guān)，則不寫。
（3）正文。這是公文的中心，表達(dá)公文的具體內(nèi)容。正文結(jié)構(gòu)一般包括開(kāi)頭（表明制發(fā)公文的依據(jù)、目的'或原因）、主體（寫明具體事項(xiàng)）、結(jié)尾（一般有與文種相適應(yīng)的習(xí)慣用語(yǔ)），因文種不同，其寫作要求也不盡相同。
（4）附件。指與公文內(nèi)容有關(guān)的隨文發(fā)送的文件、材料等，是正文的有機(jī)組成部分。置于正文下1行空2格標(biāo)識(shí)“附件”,說(shuō)明所附材料名稱、份數(shù)和順序號(hào)。
（5）落款。即發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，如首頁(yè)已印制有發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，或標(biāo)題已寫明發(fā)文機(jī)關(guān)的，可不再落款。
（6）成文時(shí)間。成文時(shí)間以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；會(huì)議通過(guò)的公文，以通過(guò)日期為準(zhǔn)；法規(guī)性公文，以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)，或以專門規(guī)定的具體生效、開(kāi)始執(zhí)行的日期為準(zhǔn)；電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文時(shí)間要用漢字寫全年、月、日，“零”寫為 “,寫在右側(cè)抵4格處。會(huì)議通過(guò)的文件，成文時(shí)間寫在公文標(biāo)題下的括號(hào)中。
（7）印章。除會(huì)議紀(jì)要和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，公文都應(yīng)加蓋印章。印章要端正、清晰地蓋在成文時(shí)間的上方。上不壓正文，下要騎年蓋月。聯(lián)合上報(bào)的非法規(guī)性文件，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章。聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章，主辦機(jī)關(guān)印章排在前，每排最多排3個(gè)印章，印章之間互不相交相切，最后一排如余1個(gè)或2個(gè)印章，均居中排列，日期則標(biāo)在最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱之下。
（8）附注。指與文件有關(guān)的注解或說(shuō)明。居左空2格標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下 I行。
3.版記部分包括主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期、印制份數(shù)等項(xiàng)，版記各要素之下均加一條下劃線。
（1）主題詞。指反映公文主要內(nèi)容、文件類別的規(guī)范化的名詞或名詞性詞組，主要是為了方便檢索公文。標(biāo)引主題詞應(yīng)從有關(guān)主題詞表中選用，如《中共中央辦公廳公文主題詞表》、《國(guó)務(wù)院公文主題詞表》等，如使用公文主題詞表以外的詞組，應(yīng)在詞組前標(biāo)識(shí)”△“符號(hào)。每份公文一般選用3-5個(gè)主題詞，主要由類別詞（表示公文涉及的范圍或類別）、類屬詞（提示公文內(nèi)容的核心詞）和文種組成，詞目之間空1格，”主題詞“三字用3號(hào)黑體字，詞目用宋體字。
（2）抄送機(jī)關(guān)。指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)。標(biāo)注抄送機(jī)關(guān)的目的在于明確公文的發(fā)送范圍，使有關(guān)機(jī)關(guān)了解公文的內(nèi)容，以便在必要時(shí)給予配合。抄送機(jī)關(guān)有抄報(bào)（給上級(jí)機(jī)關(guān)）、抄送（給平級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)）、抄發(fā)（給下級(jí)機(jī)關(guān)）之分。
（3）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。指負(fù)責(zé)把公文文稿印制成正式公文的機(jī)關(guān)，一般是秘書(shū)部門。印發(fā)日期指公文文稿送印日期，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，可以是成文時(shí)間，也可比成文時(shí)間稍晚，不能早于成文時(shí)間。此兩項(xiàng)在同一行排列。
（4）印制份數(shù)。標(biāo)明印制公文的份數(shù)，居于印發(fā)日期之下，加小括號(hào)。