單證遺失事故的處理方法
單證遺失事故的處理方法
單證遺失事故的處理方法
單證遺失，可能是由于出口商制作和保管單證不善贊成的，也可能是單據在交付郵政或快遞公司轉遞過(guò)程中遺失的。而目前，我國對郵政及快遞公司遺失文件的賠償制 度尚不完善，一般以郵資的若干倍來(lái)計算。而外貿單證的特殊性使得這個(gè)賠償數額無(wú)論如何也不濟事。因此，發(fā)生類(lèi)似事情的時(shí)候，追究責任意義不大，關(guān)鍵還要靠 自己去盡力補救。
首先要防患于未然，企業(yè)內部建立起比較清晰的單證制作和傳遞堆積。業(yè)務(wù)員自己繕制保管單證的，要注意歸檔管理。老業(yè)務(wù)員喜歡在交易確立以后就制作客戶(hù)檔案， 列明所需單證、辦理時(shí)間和單證收取記錄，這是個(gè)很好的經(jīng)驗。公司有專(zhuān)門(mén)的單證員的，不但單證員自己要有記錄冊，還要與業(yè)務(wù)員建立起單證交接登記本，避免轉 交過(guò)程中的“真空”缺漏。
所有的單據，都復印一份，以備萬(wàn)一出紕漏時(shí)可以對照原單處理。
單證遺失后，要第一時(shí)間處理。屬于自己繕制的發(fā)票裝箱單等，即刻補制，屬于國家機構或第三方出具的，及時(shí)通知出具人，辦理補單手續。詳細如下：
1、報關(guān)單據的遺失
發(fā)票等單據在報關(guān)前遺失的，盡量自己補發(fā)并快遞給報關(guān)代理人。如果是長(cháng)期合作的報關(guān)代理人，不妨預先留幾份簽章空白發(fā)票箱單等，以便急需時(shí)由報關(guān)代理人幫忙 填寫(xiě)。這在外貿操作中比較常見(jiàn)。但這樣做的風(fēng)險很大，存在著(zhù)報關(guān)代理人私用于偽造單據的可能。隨付報關(guān)的核銷(xiāo)單遺失，必須將所遺失的核銷(xiāo)單立即報告外匯管 理局，登報聲明作廢，再另外出具一份核銷(xiāo)單。海關(guān)已簽發(fā)的報關(guān)單證明聯(lián)、核銷(xiāo)聯(lián)遺失，可以向海關(guān)提出書(shū)面申請補簽，并隨附有關(guān)證明材料，海關(guān)審核同意后， 可予以補簽。海關(guān)在證明聯(lián)、核銷(xiāo)聯(lián)上注明“補簽”字樣，并按規定收取工本費。
2、提單的`遺失
提單遺失后，可以通過(guò)貨代補發(fā)提單，或電放(收貨人無(wú)需正本提單，憑貨代電報指示放貨)形式解決。但辦理起來(lái)較為棘手，各個(gè)船公司規定不同，通常根據與出口 商的關(guān)系而定。因為補發(fā)提單對貨代而言風(fēng)險很大，如果因此出現冒領(lǐng)或其他糾紛----比如出口商惡意欺詐，將原提單交付客戶(hù)或銀行以后，謊稱(chēng)遺失，借以扣 留貨物----貨代難脫干系。特別地，如果是“記名提單”(即提單上限定具體的提貨人)比較好辦，只要提貨人證明自己身份即可電放，但如果是“指示提單” (即提單上暫未指定收貨人，這一點(diǎn)在本書(shū)后面的貨運章節中將詳細解釋)就麻煩了。如果貨代信任發(fā)貨人，那么通常發(fā)貨人一封保函(擔保因此出現的所有責任由 發(fā)貨人自己承擔)即可解決;而如果彼此不熟悉，則貨代通常會(huì )要求在出具保函的同時(shí)提供相當于貨值或雙倍的擔保金，擔保金期限甚至長(cháng)達一年。這對于貨主而言 將是個(gè)沉重的負擔。
曾有過(guò)一個(gè)實(shí)例：
一份指示提單在交付快遞公司后遺失，發(fā)貨人請求電放，船公司求發(fā)貨人首先提供遺失聲明，再到公安局報案，取得報案登記后，在船公司指定的刊物上聲明提單作 廢，最后再交納200%的貨值擔保金。最后在買(mǎi)賣(mài)雙方的配合下，因提貨人信譽(yù)不錯，船公司才最終許可免交了擔保金，但此過(guò)程也耗時(shí)耗力。提單一般三正三副，因此，除非客戶(hù)要求“全套提單”，否則盡量爭取保留一份正本提單，避免遺失風(fēng)險。
3、原產(chǎn)地證的遺失或修改
如果因實(shí)際交貨與申報的不符，或有其他錯漏，需要修改補充原產(chǎn)地證內容，必須申明更改理由并提供依據，經(jīng)簽證機構審查符合要求后，重新辦理申請手續，收回原 發(fā)原產(chǎn)地證，換發(fā)新證。如已簽發(fā)的原產(chǎn)地證遺失或損毀，從簽發(fā)之日起半處內，申請單位必須向簽證機構申明理由并提供依據，經(jīng)簽證機構審查同意后重新辦理申 請手續。簽證機構在新簽證書(shū)上注明“XX年XX月XX日原發(fā)XX號原產(chǎn)地證作廢”。這里說(shuō)的簽證機構，可以是進(jìn)出口商品檢驗檢疫局，也可以是各地的貿易促 進(jìn)會(huì )。單證繕制正確完整，就為收取貨款奠定了基礎。然而，如何在交付貨物單證后順利收回貨款，仍是我們特別需要重視的。貨款不能及時(shí)、安全收回，所有業(yè)務(wù) 都是一場(chǎng)空。前面我們曾說(shuō)過(guò)，為保障出口商收回貨款，理論上通行的做法是信用證。實(shí)際上除了信用證外，還有幾種結算方式。不過(guò)信用證始終算最安全、最有保障的----當然，也是手續費最貴的。
