如何整理收納辦公室文件(家庭文件如何整理)
如何整理收納辦公室文件
如何整理收納辦公室文件
辦公室文件很亂是會(huì )直接影響工作的效率的，怎樣提高工作效率和方便呢?下面請參考怎么整理文件!
如何整理收納辦公室文件
一、先整理，后收納
大家常說(shuō)收納整理，其實(shí)真正的順序是整理在前，收納在后。
整理是個(gè)動(dòng)腦的活兒，收納是個(gè)體力活。
整理，是思考物品與自己的關(guān)系，并決策物品的去留。
收納，是將物品收容納入合適的空間，擺放到固定位置。
沒(méi)有經(jīng)過(guò)整理，就開(kāi)始收納，實(shí)際上是在屯物。
收納只不過(guò)是做到了漂亮甚至規整地囤積物品，但是不解決根本問(wèn)題。
不管是哪個(gè)流派的整理方法，通常經(jīng)過(guò)整理之后，物品數量會(huì )大幅減少。
我們應在整理之后的基礎上，決定買(mǎi)什么收納用品。
否則就連收納用品就成為多余之物。
舉個(gè)栗子。
有一天整理名片，整理完了之后發(fā)現名片一張都不用留。
要聯(lián)系的人早聯(lián)系了。
不聯(lián)系的人，對方離職跳槽多年了也還是沒(méi)有聯(lián)系。
「萬(wàn)一有一天要用了怎么辦?」
這個(gè)萬(wàn)一不會(huì )到來(lái)的。
退一萬(wàn)步說(shuō)，如果你有極大的動(dòng)力、壓力和需要，要去找到一個(gè)人的聯(lián)系方式。
怎么可能沒(méi)有名片這種小事，能夠阻擋到你?怎么樣都能通過(guò)社交圈找到對口的人。
扔完了名片之后，名片夾沒(méi)有用處了，于是收納物品----名片夾，也可以扔了。
二、文件整理的基本原則是「全扔」
文件類(lèi)的整理，有一個(gè)基本理念是全扔。
全扔可怕嗎?不可怕的。
沒(méi)有這個(gè)信念，啥都扔不掉。
全扔難以操作嗎?不難。
因為咱們以前沒(méi)有想過(guò)全扔，所以沒(méi)思考過(guò)全扔的方法。
在全扔的原則下，有以下類(lèi)東西是需要保留的：
現在手頭正在用的文件。
短時(shí)期內需要用的文件，比如在項目執行期間3個(gè)月，相關(guān)文件在期間內需要使用到。
萬(wàn)一扔掉會(huì )非常困擾的文件。
例如，需要長(cháng)期乃至終身保存的文件，身份證、戶(hù)口本、房產(chǎn)證、學(xué)位學(xué)歷證、結婚證、行駛本、駕駛證、護照等。
這部分已經(jīng)進(jìn)入貴重物品范疇，應當拎出來(lái)和其他貴重物品一起保存。
工作中需要保留為存證的文件：如合同、項目最終成果、帶章帶字的文件等。
注意：
在工作過(guò)程中，還會(huì )產(chǎn)生一些想要保存的文件：例如獎狀、聘書(shū)、證書(shū)等。
這部分如果不具有貴重物品性質(zhì)，而又出于心動(dòng)想要保存的情況下，應當與回憶物品一起保存。
但是，這里，如果你喜歡內瓤，不喜歡外殼的話(huà)，外殼也可以扔，比如：
不要保留不在自己的工作范圍和職責范圍之內的文件。
不要幫領(lǐng)導和同事囤積物品。
請仔細思考你手上的文件究竟是你的，還是別人的。
如果你整理物品時(shí)，發(fā)現有別人的文件，這是個(gè)好機會(huì )，說(shuō)明你的工作界限不清。
應該感謝整理帶給你的啟發(fā)，解決一下這個(gè)問(wèn)題。
經(jīng)過(guò)整理步驟后，桌面啥都沒(méi)有了。
保持臺面無(wú)物，將東西收納到柜子里。
舉個(gè)栗子。
常用抽屜一共三個(gè)。
一個(gè)放辦公用品和小物品。
一個(gè)放文件和保存的成果。
一個(gè)空著(zhù)，放香薰燈，錢(qián)包和折疊好的大衣。
三、文件的具體收納
現在我們就開(kāi)始收納了。
文件：有電子件的不保存紙版。
蓋章合同請財務(wù)統一保存。
你算算看有多少文件，在買(mǎi)個(gè)合適且心動(dòng)的文件夾收納。
不要多買(mǎi)文件夾。
單據：發(fā)票需要報銷(xiāo)的請單獨放入發(fā)票夾子。
買(mǎi)一個(gè)發(fā)票收納盒子。
由于你非常清楚要裝的東西有多少，所以不用多買(mǎi)。
小票：全扔以后應該是沒(méi)有了。
如需記賬，請記賬后扔。
會(huì )員卡、購物卡、積分卡：拍照整理到印象筆記等app以后，可以全扔。
商家使用時(shí)報卡號就可以了。
如果你不放心，不要拖延，立刻給所有商家打電話(huà)確認是否一定要實(shí)體卡使用，絕大多數商家都可以報卡號使用。
如果這個(gè)付出都不愿意做的話(huà)，說(shuō)明你沒(méi)有那么喜歡你的卡哦。
不喜歡又不心動(dòng)的東西，不要留在身邊。
請豎著(zhù)直立收納，找幾個(gè)方便的.且你心動(dòng)的小盒子，豎著(zhù)收納起來(lái)。
能立的盡量全部立起來(lái)。
我辦公用品少，放個(gè)清潔用品抽屜示意一下。
總是有太多的雜物舍不得丟掉，又不知如何整理，怎么辦?
答：舍不得丟是一個(gè)非常正常的心理，但是呢，我推薦大家從另外一個(gè)更經(jīng)濟的角度考慮這一件事情，因為這個(gè)世界上除了你購買(mǎi)的物品有成本，你生活的空間，舒適度，其實(shí)也是有成本的。
那么其實(shí)讓這一些東西擠占你的生活空間，然后你活得在這個(gè)雜物的當中，活得很不舒暢的話(huà)其實(shí)也是一種損失。
另外就是舍不得丟的人呢，可能是從來(lái)未曾進(jìn)行過(guò)科學(xué)系統的徹底整理。
那么推薦大家在學(xué)習整理的方法之后，有機會(huì )對自己做一次徹底的整理。
這樣呢，能改變自己對于囤積物品和購買(mǎi)的這樣一些觀(guān)念，從根本上斷絕大家有太多其實(shí)自己并用不著(zhù)但是又舍不得丟的東西。
小空間，物品收納的原則是什么?
答：小空間的物品收納原則首先是這樣的，就是不要著(zhù)急先收納。
雖然大家常講收納整理，但是實(shí)際上的話(huà)，應該是整理在前收納在后。
整理就是決定哪些東西留哪些東西不留，那收納才是把你決定留下來(lái)的東西，按照固定位置，將它們進(jìn)行收納。
那么，小空間由于它的收納空間本身就比較有限，其實(shí)物品的整理的話(huà)，重要性遠遠要多過(guò)于收納，如果我們不整理只收納的話(huà)，
會(huì )變成我們只是把這些東西漂亮地或者隱藏式地收起來(lái)而已，不解決根本問(wèn)題。
所以從根本上講的話(huà)，還是先把整理做好，越是小空間越要做整理。
數據線(xiàn)太多，雜亂且會(huì )擰成一團，如何收納?
答：關(guān)于數據線(xiàn)的問(wèn)題的話(huà)，建議大家是這樣，首先先做整理，把重復多余的東西扔掉，把必須要保存的東西留下來(lái)。
然后呢，也搞清楚線(xiàn)究竟是哪些線(xiàn)。
那么像一些咨詢(xún)的家里面那可能有很多的線(xiàn)和頭根本就是未知設備的，就已經(jīng)搞混亂了。
那最后如果整理出了線(xiàn)，還有包括插頭以后呢，大家可以把線(xiàn)繞成一團或者疊成一團，然后在淘寶買(mǎi)一些數據線(xiàn)、電線(xiàn)的收納工具，
比如說(shuō)扎袋呀，這些是屬于成本比較低的收納工具，那么把它扎好以后，豎著(zhù)放進(jìn)小盒子里面，抽屜一拉開(kāi)就能看見(jiàn)。
家庭文件如何整理
家庭文件如何整理
家庭中是很多東西和雜七雜八的，怎么把它們歸納好呢?下面有方法以參考的哦!
家庭文件如何整理
家庭文件整理可以概括為三句話(huà)：分類(lèi)，整理，保管。
分類(lèi)
每個(gè)家庭都不同，但大概分為這幾類(lèi)：財產(chǎn)類(lèi)文件、健康類(lèi)文件、工作學(xué)習類(lèi)文件和照片音像類(lèi)文件。
財產(chǎn)類(lèi)文件：家庭收入支出賬目、存折、股票等各類(lèi)投資交易證卡、有價(jià)證券、工資條、水電費支出記錄、保險憑據、借據、合同契約、貴重物品清單和發(fā)票、各種家用電器的說(shuō)明書(shū)、保修卡、維修單等。
健康類(lèi)文件：病歷、診斷書(shū)、醫療保健卡、各類(lèi)檢查的報告、表格、結果、住院記錄、疫苗接種和藥物過(guò)敏記錄、家庭成員意外傷害記錄以及醫院處方、飲食禁忌等。
工作學(xué)習類(lèi)文件：工作筆記、文章及著(zhù)作手稿、工資資料、獎勵材料、學(xué)習筆記、作業(yè)、升學(xué)考試材料、學(xué)習成績(jì)單、畢業(yè)證等。
照片音像類(lèi)文件：家庭成員各個(gè)時(shí)期的照片，結婚、壽慶、旅游觀(guān)光、聚會(huì )娛樂(lè )等活動(dòng)形成的錄像帶、光盤(pán)、電腦軟盤(pán)等資料。
而上述概括未盡的文件，可以歸為其他類(lèi)別。
或者根據需要和數量多少靈活分類(lèi)。
整理
對于紙質(zhì)材料，應展開(kāi)撫平，大于A(yíng)4的才折疊保管，破損的可進(jìn)行修補，然后按同一小類(lèi)裝入文件袋，最好是透明的，一目了然，。
如購物發(fā)票一袋、病歷一袋、說(shuō)明書(shū)一袋、重要證件一袋等等，材料多的可分多袋，袋子外面再貼上標簽。
裝好袋的文件就可按上述5個(gè)類(lèi)別分別裝入大號的文件盒，盒外也貼上標簽。
照片類(lèi)文件，如果是實(shí)物照片，以每一項活動(dòng)為一組照片分好，每組照片前寫(xiě)明該項活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內容，按時(shí)間順序排列裝入照片簿。
底片則以整筒為單位，放在該底片涉及的第一組照片處。
如果是數碼照片則按每一項活動(dòng)分別建立文件夾，照片說(shuō)明以文本文件格式存于該文件夾內，以8位日期號碼加上表明該項活動(dòng)內容的簡(jiǎn)要文字為文件夾名，刻光盤(pán)，存硬盤(pán)或網(wǎng)盤(pán)保存。
小編還有一招，懶得導出數碼照片的，可以用各種云盤(pán)同步，常見(jiàn)的如百度云啊之類(lèi)的，手機或者ipad上的拍完就都自動(dòng)同步到云盤(pán)里了，有自動(dòng)上傳功能的相機也有很多，沒(méi)有云功能的相機可以買(mǎi)個(gè)有云功能的卡，如果還不想花銀子，那就得自己勤快點(diǎn)，手動(dòng)導入了。
對于錄像帶和光盤(pán)文件，可以直接以小標簽貼于錄像帶盒和光盤(pán)面，以表明該錄像帶和光盤(pán)的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內容等。
一般來(lái)說(shuō)，家庭文件的總量不會(huì )很多，經(jīng)過(guò)上述整理后的.文件，由于文件盒上均有簡(jiǎn)要文字表明內裝何物，打開(kāi)柜門(mén)就一目了然，可以迅速查找到需要的材料。
如果非常多，也可以編目錄。
保管
家庭文件沒(méi)必要按機關(guān)文件一樣要求放在專(zhuān)用的文件箱柜甚至專(zhuān)用的庫房，最實(shí)用的保管方式是將家庭文件按類(lèi)別排放在避免陽(yáng)光直射的書(shū)柜一角，
再放上樟腦丸等防蟲(chóng)藥，如果條件允許，還可以在柜內放置防潮物品。
當然重要的家庭文件如房產(chǎn)證、存折之類(lèi)可以另外鎖起來(lái)存放。
整理家庭文件中應注意的問(wèn)題
1 持之以恒。
很多人剛整理家庭文件時(shí)都會(huì )很有興趣，畢竟是自己家里的東西而不是工作上的東西，整理起來(lái)總覺(jué)得比較輕松。
但整理過(guò)程中由于要收集的材料比較多，有些煩瑣，興趣便降下來(lái)了，逐漸地整理工作就停下來(lái)了。
所以我們要明白家庭文件內容非常豐富，整理工作并非一朝一夕可以完成，而要持之以恒，以點(diǎn)滴之功，有時(shí)間就整理一點(diǎn)，最后總是可以完成的，關(guān)鍵是不能停。
2 隨時(shí)補充。
家庭文件整理完成并非一勞永逸，因為家庭成員還在不斷參加社會(huì )活動(dòng)，產(chǎn)生新的材料，這些材料必須隨時(shí)補充到家庭文件中去，以利于查找和避免日子長(cháng)了以后遺忘。
3教育家庭成員用完歸位。
如用后應放回原來(lái)位置，注意保護原件不能損壞等。
不然在利用過(guò)程中將文件弄亂了、弄丟了，或者放錯位置了，將前功盡棄，不得不重新整理。