說(shuō)明在公務(wù)文書(shū)寫(xiě)作中的運用
說(shuō)明在公務(wù)文書(shū)寫(xiě)作中的運用
說(shuō)明在公務(wù)文書(shū)寫(xiě)作中的運用
公務(wù)文書(shū)作為處理公務(wù)的工具，具有傳達方針政策，指導、布置和商洽工作，報告、通報和交流情況等功用，其文體功能決定了其表達方式應以說(shuō)明為主。本文試對說(shuō)明這一表達方式在公務(wù)文書(shū)寫(xiě)作中的運用作簡(jiǎn)要分析。
一、說(shuō)明對象
按照說(shuō)明對象來(lái)劃分，說(shuō)明有事物說(shuō)明和事理說(shuō)明兩種。事物說(shuō)明是對某一具體事物的形體特征、性質(zhì)、功能等進(jìn)行介紹，在文學(xué)作品和科普說(shuō)明中運用得較多，如《核舟記》《中國石拱橋》《看云識天氣》等。事理說(shuō)明旨在解釋事物本身的道理或內部規律，這種說(shuō)明多適用于抽象事物。公務(wù)文書(shū)中的說(shuō)明主要是事理說(shuō)明，比如對發(fā)文目的、依據的闡釋?zhuān)铑?lèi)公文中有關(guān)辦法、措施等的說(shuō)明，通報類(lèi)公文中的情況介紹，法規性文書(shū)中的條款項等，其說(shuō)明內容以事實(shí)、情況或者事理為主。
二、說(shuō)明語(yǔ)言
公務(wù)文書(shū)的作用是上傳下達，使閱讀者知曉情況、貫徹落實(shí)文件精神。這就要求公務(wù)文書(shū)中的說(shuō)明須準確、清楚地傳達發(fā)文者的意圖。因此，公務(wù)文書(shū)的說(shuō)明為平實(shí)說(shuō)明，即客觀(guān)地說(shuō)明對象，不描寫(xiě)、不夸張，目的就是說(shuō)明事實(shí)、情況、道理或是性質(zhì)，給閱讀者以理性認識。如《××市預防職務(wù)犯罪工作條例》第三條：
“本條例所稱(chēng)職務(wù)犯罪，是指國家工作人員的貪腐賄賂犯罪，國家機關(guān)工作人員的瀆職犯罪、利用職權實(shí)施的侵犯公民人身權利和民主權利的犯罪，以及利用職權實(shí)施的其他犯罪。”
這段文字對職務(wù)犯罪作出定義，語(yǔ)言嚴謹樸實(shí)，沒(méi)有運用特殊語(yǔ)言技巧和修飾，不會(huì )產(chǎn)生歧義或是誤解。與平實(shí)說(shuō)明相對的生動(dòng)說(shuō)明則常常用形象的手法來(lái)說(shuō)明事物，使說(shuō)明對象具生動(dòng)性和形象性。這種說(shuō)明常常運用修辭、描寫(xiě)等手法，強調語(yǔ)言的生動(dòng)活潑和審美感受，如賈祖璋在《南州六月荔枝丹》中對荔枝成熟時(shí)形態(tài)的表述：“成熟的荔枝，大多數是深紅色或紫色。生在樹(shù)頭，從遠處當然看不清它殼面的構造，只有紅色映入眼簾，因而把它比做‘絳囊’、‘紅星’、‘珊瑚珠’，都很逼真。”這種風(fēng)格的說(shuō)明，在公務(wù)文書(shū)中較少出現。
三、說(shuō)明順序
說(shuō)明是按照一定的順序對說(shuō)明對象進(jìn)行條理化的表述。說(shuō)明順序主要有時(shí)間順序、空間順序和邏輯順序等幾種。公務(wù)文書(shū)中的說(shuō)明順序主要是邏輯順序，即按照事物、事理的內在邏輯關(guān)系，或由個(gè)別到一般，或由具體到抽象，或由主要到次要，或由現象到本質(zhì)，或由原因到結果等一一介紹說(shuō)明。如《××市制定地方性法規條例》，整個(gè)條例共分為六章五十八條，為典型的“章斷條連”模式。六個(gè)章節分別從總則、法規制定程序、地方性法規解釋等方面，按照由總到分、由主要到次要的邏輯順序，對地方性法規的制定者、制定程序等作出規定。這種邏輯順序不僅貫穿全篇，而且在各個(gè)部分中也有所體現。如第一章“總則”中：
第一條為了規范市人民代表大會(huì )及其常務(wù)委員會(huì )制定地方性法規的活動(dòng)，完善立法程序，提高立法質(zhì)量，根據《中華人民共和國地方各級人民代表大會(huì )和地方各級政府組織法》《中華人民共和國立法法》的規定，結合本市實(shí)際情況，制定本條例。
第二條本條例適用于本市地方性法規的制定、修改、廢止及其相關(guān)活動(dòng)。
第三條市人民代表大會(huì )及其常務(wù)委員會(huì )依照憲法、法律規定的權限制定地方性法規。
規定本市特別重大事項的地方性法規，應當由市人民代表大會(huì )通過(guò)。
在市人民代表大會(huì )閉會(huì )期間，常務(wù)委員會(huì )可以對市人民代表大會(huì )制定的地方性法規進(jìn)行部分補充和修改，但是不得同該法規的基本原則相抵觸。
市人民代表大會(huì )有權改變或者撤銷(xiāo)市人民代表大會(huì )常務(wù)委員會(huì )制定的不適當的地方性法規。
第四條制定地方性法規應當遵循立法法規定的基本原則，符合本市的具體情況和實(shí)際需要，不同憲法、法律、行政法規相抵觸。[1]
第一條說(shuō)明制定條例的目的、依據，第二條說(shuō)明條例的適用范圍，第三、四條分別說(shuō)明市人民代表大會(huì )和市人民代表大會(huì )常務(wù)委員會(huì )的立法權限。其說(shuō)明順序由總到分，由一般到個(gè)別，層次清晰，邏輯嚴謹，表達有序。
四、說(shuō)明方法
公務(wù)文書(shū)寫(xiě)作中的說(shuō)明方法主要有以下四種。
1.定義說(shuō)明法
定義說(shuō)明法就是揭示事物特有屬性的邏輯方法，即下定義。公務(wù)文書(shū)中的定義說(shuō)明法常見(jiàn)于法規、規章類(lèi)文書(shū)中的概念說(shuō)明，或是對專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)的闡釋。如《黨政機關(guān)公文處理工作條例》第三條：
“黨政機關(guān)公文是黨政機關(guān)實(shí)施領(lǐng)導、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規范體式的.文書(shū)，是傳達貫徹黨和國家方針政策，公布法規和規章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問(wèn)題，報告、通報和交流情況等的重要工具。”
這一條就屬于對法定概念的闡釋?zhuān)岄喿x者明確“黨政機關(guān)公文”的含義、功能與作用。又如《中華人民共和國海洋環(huán)境保護法》第九十五條第(一)款：
“海洋環(huán)境污染損害，是指直接或間接地把物質(zhì)或者能量引入海洋環(huán)境，產(chǎn)生損害海洋生物資源、危害人體健康、妨害漁業(yè)和海上其他合法活動(dòng)、損害海水使用素質(zhì)和減損環(huán)境質(zhì)量等有害影響。”
第九十五條第(五)款：
“漁業(yè)水域，是指魚(yú)蝦類(lèi)的產(chǎn)卵場(chǎng)、索餌場(chǎng)、越冬場(chǎng)、洄游通道和魚(yú)蝦貝藻類(lèi)的養殖場(chǎng)。”
對于非專(zhuān)業(yè)人士而言，“海洋環(huán)境污染損害”和“漁業(yè)水域”是兩個(gè)十分陌生的概念。此處對這兩個(gè)概念進(jìn)行詳盡的解釋?zhuān)墒归喿x者明白哪些活動(dòng)屬于海洋環(huán)境污染損害，哪些海域屬于漁業(yè)水域，在貫徹法規時(shí)才能做到清楚明了，不會(huì )因概念不清而出現錯誤。
2.分類(lèi)說(shuō)明法
分類(lèi)說(shuō)明法就是根據事物的共同點(diǎn)和不同點(diǎn)進(jìn)行歸類(lèi)，形成具有一定從屬關(guān)系的系統。在公務(wù)文書(shū)寫(xiě)作中使用分類(lèi)說(shuō)明法，既可向閱讀者介紹說(shuō)明對象的基本屬性，又可幫助閱讀者區分不同類(lèi)別之間的差異，掌握各自的特性，還能使行文層次分明，富有邏輯性和條理性。比如《國務(wù)院關(guān)于職工探親待遇的規定》中對職工探親假期作出了如下分類(lèi)：
第三條職工探親假期：
(一)職工探望配偶，每年給予一方探親假一次，假期為30天。
(二)未婚職工探望父母，原則上每年給假一次，假期為20天，如果因為工作需要，本單位當年不能給予假期，或者職工自愿兩年探親一次，可以?xún)赡杲o假一次，假期為45天。
(三)已婚職工探望父母，每4年給假一次，假期為20天。
上述條例將職工探親假期按照職工的婚姻狀況和被探望對象的不同分為三類(lèi)，并對每一類(lèi)探親假期的頻次和期限作出具體規定。這樣清楚有序的分類(lèi)說(shuō)明，便于職工“對號入座”，能有效保證職工探親活動(dòng)的有序開(kāi)展，維護職工的權益。
3.比較說(shuō)明法
比較說(shuō)明法就是將有聯(lián)系的事物進(jìn)行比較，辨別異同，可分為橫比說(shuō)明和縱比說(shuō)明。橫比說(shuō)明是將可以作比的不同事物進(jìn)行比較，說(shuō)明不同事物的性質(zhì)特點(diǎn)。縱比說(shuō)明是將同一事物不同時(shí)期的情況進(jìn)行比較，說(shuō)明某種問(wèn)題。[2]比較說(shuō)明法在公務(wù)文書(shū)，如情況類(lèi)通報、工作類(lèi)報告、工作總結以及專(zhuān)項工作規劃等之中運用較為廣泛。如《國家統計局關(guān)于2014年糧食產(chǎn)量的公告》中：
“全國糧食播種面積112738.3千公頃(169107.4萬(wàn)畝)，比2013年增加782.7千公頃(1174.1萬(wàn)畝)，增長(cháng)0.7%。其中谷物播種面積94622.8千公頃(141934.1萬(wàn)畝)，比2013年增加854.1千公頃(1281.2萬(wàn)畝)，增長(cháng)0.9%。”
運用比較說(shuō)明法，可以使閱讀者清楚地看到說(shuō)明對象的變化發(fā)展情況，進(jìn)而對其所反映出的本質(zhì)有更加深刻的了解。
4.數字說(shuō)明法
數字說(shuō)明法就是運用數據對事物進(jìn)行說(shuō)明和闡釋。數字說(shuō)明法常見(jiàn)于情況與事故類(lèi)通報、工作報告、計劃、總結等公務(wù)文書(shū)。數據的使用，能夠讓閱讀者獲得關(guān)于說(shuō)明對象的具體印象，使說(shuō)明內容顯得更加確鑿可信。比如《國家統計局關(guān)于2014年糧食產(chǎn)量的公告》中關(guān)于調查樣本的一段說(shuō)明：
目前糧食產(chǎn)量抽樣調查在848個(gè)國家調查縣中開(kāi)展，農作物播種面積調查抽取8930個(gè)村民小組、48萬(wàn)農戶(hù)，稻谷、小麥、玉米等主要糧食作物的單位面積產(chǎn)量調查抽取8930個(gè)村民小組、7萬(wàn)多地塊，由國家統計局各基層調查隊調查人員和輔助調查員開(kāi)展現場(chǎng)調查。
上述材料中的幾組數據使閱讀者對調查樣本的數量和范圍有直觀(guān)的了解。其取樣范圍之廣、數量之大能使閱讀者更加確信調查結果的科學(xué)性、公正性和準確性。
五、注意事項
說(shuō)明作為公務(wù)文書(shū)寫(xiě)作中最常用的表達方式，在使用時(shí)需要注意以下幾個(gè)方面：
1.邏輯清晰、層次分明
寫(xiě)作公務(wù)文書(shū)時(shí)要注意段落之間的邏輯和順序，注意說(shuō)明對象之間的外在關(guān)系與內部聯(lián)系，不能在邏輯順序上發(fā)生錯誤。比如計劃類(lèi)文書(shū)的說(shuō)明順序一般為先說(shuō)明背景或者依據，然后提出總的目的或要求，過(guò)渡后轉入具體任務(wù)、措施、步驟等，宜分條進(jìn)行闡述。
2.態(tài)度科學(xué)、實(shí)事求是
對對象進(jìn)行說(shuō)明時(shí)一定要尊重客觀(guān)事實(shí)，尤其數據的使用，必須精準無(wú)誤，能夠客觀(guān)實(shí)際地體現出說(shuō)明對象的本質(zhì)，不得主觀(guān)臆斷或是憑空捏造。
3.主次分明、詳略得當
在運用說(shuō)明的表達方式時(shí)，要根據不同文書(shū)和具體情況分清主次，把握重點(diǎn)，做到詳略得當。比如，在總結類(lèi)公務(wù)文書(shū)中，對某一階段的經(jīng)驗體會(huì )，包括具體的做法、事例、數據等，要進(jìn)行詳細說(shuō)明，對今后的設想和工作方向則要略寫(xiě);反之，在計劃類(lèi)公務(wù)文書(shū)中，對制定計劃的依據要略寫(xiě)，對計劃的主體，即未來(lái)的工作方向——做什么、怎么做、何時(shí)完成等，則要詳盡說(shuō)明。
