檔案管理文稿(檔案管理)
1.檔案管理基礎知識
檔案學(xué)就是探索檔案、檔案工作的發(fā)展規律，研究檔案信息資源的管理、開(kāi)發(fā)的理論、原則與方法的學(xué)科。它的應用有助于提高檔案事業(yè)管理和檔案管理的科學(xué)水平，更有效地開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為人類(lèi)社會(huì )的進(jìn)步服務(wù)。
檔案學(xué)的內容
檔案學(xué)以檔案和檔案工作為研究對象。其基本任務(wù)是：在研究檔案和檔案工作發(fā)展規律的基礎上，提出檔案工作的科學(xué)理論、原則與方法，指導檔案工作實(shí)踐，提高檔案管理的科學(xué)水平，以便充分實(shí)現檔案的價(jià)值，為各項社會(huì )實(shí)踐服務(wù)。
檔案學(xué)的研究?jì)热葜饕袡n案基礎理論、檔案史、檔案管理、檔案資源開(kāi)發(fā)、檔案應用五個(gè)方面。
檔案學(xué)基礎理論研究，即研究檔案的起源與發(fā)展、檔案的本質(zhì)屬性與一般屬性、檔案種類(lèi)的劃分、檔案價(jià)值及其實(shí)現的規律性、國家檔案全宗的實(shí)質(zhì)與結構；檔案工作系統的結構、功能與社會(huì )環(huán)境，檔案工作的性質(zhì)與基本原則，檔案工作與文書(shū)、圖書(shū)、情報工作的關(guān)系；國家檔案事業(yè)系統的結構、功能及其與國家建設的關(guān)系，檔案法規體系結構與功能；檔案學(xué)產(chǎn)生的條件與標志、檔案學(xué)的研究對象與任務(wù)、檔案學(xué)的體系結構、檔案學(xué)與相關(guān)學(xué)科的關(guān)系、檔案學(xué)的研究方法等。
檔案專(zhuān)業(yè)史研究，即以歷史時(shí)期為序，運用具體史料研究檔案、檔案工作和檔案學(xué)的產(chǎn)生、發(fā)展過(guò)程及其規律。其任務(wù)是闡明各個(gè)社會(huì )形態(tài)的檔案、檔案工作的發(fā)展特點(diǎn)，及其與當時(shí)的政治、經(jīng)濟科學(xué)文化諸方面的關(guān)系和產(chǎn)生的社會(huì )效果，尋求對今天可以借鑒的歷史經(jīng)驗；在分析、總結前人檔案學(xué)研究成果的基礎上，探索檔案學(xué)思想的源流、派別和發(fā)展規律，以更深刻地認識和理解檔案學(xué)思想、理論、原則的形成過(guò)程，提高檔案學(xué)理論水平。
檔案事業(yè)管理研究，即研究檔案事業(yè)管理工作的產(chǎn)生與發(fā)展，檔案事業(yè)管理的指導思想原則和體制，檔案事業(yè)管理的決策、計劃、組織、協(xié)調、檢查、監督、指導的功能，檔案事業(yè)管理的行政手段、政策手段、法律手段、計劃手段、經(jīng)濟手段、教育手段等。其任務(wù)是提高檔案管理的科學(xué)水平，促進(jìn)檔案事業(yè)整體協(xié)調發(fā)展，為檔案信息資源的管理與開(kāi)發(fā)創(chuàng )造一切有利條件，更好地為經(jīng)濟和社會(huì )發(fā)展服務(wù)。
檔案資源管理與開(kāi)發(fā)的研究，即對檔案實(shí)體管理系統、檔案信息開(kāi)發(fā)系統及其反饋系統整個(gè)過(guò)程的研究。檔案實(shí)體管理研究包括對檔案原件的收集、整理、保管、鑒定的研究；檔案信息開(kāi)發(fā)研究包括對檔案信息的選擇、加工編輯和輸出的研究，也就是對檔案的編目、編研與提供利用的研究；檔案管理反饋的研究包括檔案統計工作、檔案用戶(hù)調查的研究等。其任務(wù)是不斷提高檔案管理的科學(xué)水平，及時(shí)、準確、廣泛地組織檔案信息交流，為檔案用戶(hù)提供高效率服務(wù)。
檔案工作應用技術(shù)研究。包括檔案保護技術(shù)研究，如對檔案存儲環(huán)境控制技術(shù)、有害生物防治技術(shù)和修復技術(shù)的研究；檔案縮微復制技術(shù)研究，如對檔案的攝影、沖洗、加工、拷貝、還原、存儲、檢索等技術(shù)過(guò)程的研究；計算機輔助檔案管理研究，包括輸入前的檔案數據的收集和前處理工作，計算機對檔案數據的錄入、存儲和加工，計算機對檔案信息輸出的整個(gè)過(guò)程的研究，其任務(wù)是逐步實(shí)現檔案管理技術(shù)現代化，提高檔案管理工作效率。
學(xué)科體系 檔案學(xué)產(chǎn)生初期，學(xué)科是單一的，主要是研究檔案的整理與編目問(wèn)題。隨著(zhù)各種類(lèi)型檔案的大量增長(cháng)和檔案工作實(shí)踐、檔案事業(yè)建設的發(fā)展，檔案學(xué)分化和發(fā)展出多門(mén)分支學(xué)科，分別擔負著(zhù)某一方面的研究任務(wù)。
2.檔案管理學(xué)的知識
一、檔案收集1、檔案收集工作的意義：檔案收集工作是整個(gè)檔案工作中極為重要的一個(gè)環(huán)節，與檔案工作中其他各項工作比較起來(lái)，它處于一種特殊的地位，作好檔案收集工作對整個(gè)工作都具有重要意義。
（1）收集工作是檔案工作的起點(diǎn)；是檔案業(yè)務(wù)基礎工作中的基礎；檔案的收集，就是整個(gè)檔案館（室）取得和積累檔案的一種手段；（2）從組織整個(gè)國家檔案工作來(lái)說(shuō)，檔案的收集工作是貫徹集中統一管理原則的一項重要內容和首要的具體措施；（3）從收集工作質(zhì)量高低的影響來(lái)說(shuō)，它直接關(guān)系到檔案工作的其他環(huán)節。2、檔案收集工作的要求：（1）豐富館藏；（2）加強館外調查和指導；（3）推行入館檔案的標準化；（4）保持全宗和全宗群的不可分散性。
3、機關(guān)內文件的歸檔二、檔案整理1、檔案整理工作的內容：（1）在正規的工作條件下，檔案室所接收的是文書(shū)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)按照歸檔要求立好的案卷，檔案館接收的是由機關(guān)檔案室根據入館要求整理移交的案卷。（2）對整理不善的檔案進(jìn)行局部調整。
（3）零散文件的整理。2、檔案整理工作的原則：（1）檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯(lián)系；歷史聯(lián)系主要表現在文件的來(lái)源、時(shí)間、內容和形式等幾個(gè)方面。
（2）檔案的整理應該充分利用原有基礎；原有基礎指，第一，充分重視和利用先前整理的基礎，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，來(lái)要輕易打亂重整；第二，在檔案整理過(guò)程中，應該充分研究和利用原來(lái)整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。（3）檔案的整理必須便于保管和利用。
3、全宗：（1）概念：全宗就是一個(gè)獨立的機關(guān)或著(zhù)名人物在社會(huì )活動(dòng)中形成的檔案的整體。（2）意義：區分全宗是檔案整理工作的首要環(huán)節。
全宗不僅是個(gè)整理方法問(wèn)題，也是一條原則、一種理論，稱(chēng)為全宗原則和全宗理論。全宗理論是在檔案集中管理過(guò)程中產(chǎn)生的，是隨檔案工作的發(fā)展而不斷完善的。
全宗理論的確立，對檔案室、檔案館檔案的管理，有重要的組織作用。全宗理論發(fā)展的歷史，是與檔案整理的不同原則聯(lián)系在一起的。
4、全宗構成的條件和立檔單位：形成全宗的機關(guān)，稱(chēng)為立檔單位，又稱(chēng)全宗的構成者。一個(gè)機關(guān)就是一個(gè)立檔單位，一個(gè)立檔單位形成的全部檔案就構成一個(gè)全宗。
（1）構成條件：第一，可以獨立行使職權，并能主要以自己的名義單獨對外行文；第二，是一個(gè)會(huì )計單位或經(jīng)濟核算單位，自己可以編造預算或財務(wù)計劃；第三，設有管理人事的機構或人員，并有一[定的人事任免權。三個(gè)條件是統一的，是從不同側面反映一個(gè)單位的獨立性。
最基本的是第一個(gè)條件。在分析或研究一個(gè)組織單位能否構成一個(gè)立檔單位時(shí)，應當明確，機關(guān)的大小和檔案數量的多少，并不影響它成為立檔單位。
有的組織單位也可能不完全具備上述三個(gè)條件，但它實(shí)際上卻是一個(gè)獨立的機關(guān)，或由于某種特殊需要，它所形成的檔案也可以構成一個(gè)全宗。（2）立檔單位。
5、立檔單位的變化和全宗的劃分：機關(guān)單位的增設、撤銷(xiāo)、合并以及機關(guān)名稱(chēng)的改變、職權范圍和隸屬關(guān)系的調整等各種變化。這些情況，有的會(huì )影響全宗的劃分，有的則不涉及全宗的變化。
研究某一立檔單位是否有根本性的變化，主要應該從立檔單位的政治性質(zhì)、生產(chǎn)關(guān)系性質(zhì)和基本職能等幾個(gè)方面去考察。6、人物全宗：就是社會(huì )知名人士（如社會(huì )活動(dòng)家、科學(xué)家、作家、藝術(shù)家、教育家等）在其一生活動(dòng)中形成的檔案整體。
人物全宗包括個(gè)人的著(zhù)作、手稿、日記、信件、遺囑以及記載個(gè)人（包括家族、家庭）社會(huì )活動(dòng)的全部材料，還包括別人所寫(xiě)的和收集的與人物全宗構成者個(gè)人、家庭、家族有關(guān)的材料，以及直系親屬能夠說(shuō)明立檔單位情況的材料。7、全宗的補充形式：（1）聯(lián)合全宗。
是若干獨立機關(guān)形成的檔案，由于混在一起難以區分立檔單位而聯(lián)合組成的一個(gè)全宗。（2）全宗匯集，就是由檔案數量極少的若干全宗，按照一定的特點(diǎn)組成的一個(gè)全宗集合單位。
（3）檔案匯集，就是由不明所屬全宗的零散殘缺文件，按照一定的特點(diǎn)集中起來(lái)的混合體。8、全宗群：整理和管理檔案，不僅要注意全宗的完整性，還應該注意全宗之間的相互聯(lián)系。
10、全宗的編號與排列：（1）通常涉及檔案管理中的三個(gè)環(huán)節：A全宗的編號一般是在檔案館接收全宗時(shí)，于全宗名冊上登記編定的，它屬于統計工作的一個(gè)具體的技術(shù)項目；B全宗在庫房?jì)热绾闻帕写娣牛瑢儆诒９芄ぷ鞯姆懂牐籆全宗號的編定，它作為檔號的組成部分填寫(xiě)于案卷封面，全宗的系統排列等也屬于檔案的基本編目和系統化的課題。（2）全宗號的編制和使用方法：A按國家檔案全宗的三部分各依全宗進(jìn)館的時(shí)間順序分編流水號；B按本館全宗的時(shí)間、地區、性質(zhì)等分編流水號；C所有全宗一律按進(jìn)館順序統一編定流水號；D按全宗的重要程度編號；E按全宗群連續編號；F按全宗群留空統編全宗號；G分組單編全宗號；H多級分類(lèi)單編全宗號；I編大全宗號；J對一部分全宗實(shí)行等級分類(lèi)編號，另外一部分全宗實(shí)行序時(shí)流水編號。
盡管十多種具體的編號方法各不相同，但就其主要特點(diǎn)來(lái)說(shuō)，可概括為兩種類(lèi)型：序時(shí)流水編號法和體系分類(lèi)編號法。前者也可簡(jiǎn)稱(chēng)流水法，后者可簡(jiǎn)稱(chēng)分類(lèi)法。
流水法，無(wú)。
3.有關(guān)銀行檔案管理的文章
立文書(shū)、基建、會(huì )計、聲像等檔案的立卷、歸檔、保管、保密、查閱、統計、銷(xiāo)毀等管理制度，保證各種門(mén)類(lèi)檔案妥善保管，存放有序，方便查找，嚴防毀損、散失和泄密； ●對中心支行各部門(mén)形成的文件材料進(jìn)行收集、整理、立卷和歸檔； ●集中統一管理中心支行各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案，積極提供利用，為銀行（支局）各項工作和有關(guān)部門(mén)經(jīng)濟金融工作服務(wù)； ●收集、整理、保管與檔案有關(guān)的資料，配合檔案提供利用； ●負責編輯檔案參考資料，編制檢索工具，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源； ●對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用和檔案機構、人員及其素質(zhì)等情況進(jìn)行統計調查，統計分析，提供統計資料，實(shí)行統計監督……。
4.檔案管理
檔案管理制度 1、各種檔案按組卷要求，由立卷人整理，按有關(guān)規定裝訂并移送檔案室統一保管。
2、各種檔案的文字書(shū)寫(xiě)，必須用藍黑或黑墨水書(shū)寫(xiě)，禁用其它筆書(shū)寫(xiě)。 3、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時(shí)，均應在檔案室按有關(guān)要求借閱。
4、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng )造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經(jīng)常通風(fēng)。 5、檔案室內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆物品，嚴禁使用電器。
檔 案 統 計 制 度 1、做好檔案組織機構和人員構成情況的統計。 2、及時(shí)、準確地登記檔案的移交和接收，作到帳表相符。
3、做好檔案室所藏檔案種類(lèi)、制成材料、設備和裝具統計。 4、做好檔案提供利用情況和檔案利用效果的統計。
5、有專(zhuān)人負責檔案統計工作， 按要求填報檔案統計。 檔案管理制度1、各種檔案按組卷要求，由立卷人整理，按有關(guān)規定裝訂并移送檔案室統一保管。
2、各種檔案的文字書(shū)寫(xiě)，必須用藍黑或黑墨水書(shū)寫(xiě)，禁用其它筆書(shū)寫(xiě)。3、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時(shí)，均應在檔案室按有關(guān)要求借閱。
4、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng )造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經(jīng)常通風(fēng)。5、檔案室內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆物品，嚴禁使用電器。
檔 案 統 計 制 度1、做好檔案組織機構和人員構成情況的統計。2、及時(shí)、準確地登記檔案的移交和接收，作到帳表相符。
3、做好檔案室所藏檔案種類(lèi)、制成材料、設備和裝具統計。4、做好檔案提供利用情況和檔案利用效果的統計。
5、有專(zhuān)人負責檔案統計工作， 按要求填報檔案統計報表， 并做到迅速、真實(shí)、準確無(wú)誤。檔案安全保密制度1 、嚴格遵守黨和國家的有關(guān)保密制度加強管理，防止丟失、泄密。
2、查閱檔案，一般應在檔案室查閱，需要摘抄或復制的機密文件，必須經(jīng)領(lǐng)導批準，否則不準摘抄、復印。3、需要帶回使用的檔案，需經(jīng)領(lǐng)導批準，不準橫傳、私自外借，不準帶入公共場(chǎng)所。
4、外單位來(lái)查閱和抄錄檔案時(shí)，應嚴格履行手續，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準后，方可調閱。檔案查閱借閱制度1、外單位查閱檔案時(shí)，必須持有介紹信，注明查閱人的姓名、政治面貌及查閱內容或范圍。
2、查閱黨組、局長(cháng)辦公會(huì )議記錄、紀檢工作等有關(guān)案卷和絕密數字時(shí)，需經(jīng)辦公室主任批準；查閱一般檔案資料時(shí)，檔案員需進(jìn)行登記，經(jīng)辦公室主任批準，方可查閱。3、凡查閱檔案者，一般不準將檔案帶出檔案室，如需要借出時(shí)，必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準；查閱者必須按規定查閱，與查閱內容無(wú)關(guān)的文字材料不準隨意翻閱、摘抄。
4、查閱檔案者要愛(ài)護案卷，不得將案卷拆毀、拆頁(yè)、勾抹、圈點(diǎn)，嚴防污染檔案；查閱時(shí)不得吸煙；也不得將案卷轉借他人或帶回家中。5、查檔抄錄的材料經(jīng)檔案工作人員審核無(wú)誤后，簽字蓋章，否則無(wú)效。
6、借出的案卷一般不能超過(guò)七天，如延期使用，需補辦延期手續。7、借出或還回的案卷，必須嚴格履行登記、注銷(xiāo)和檢查手續，當面點(diǎn)清，如發(fā)現差錯，及時(shí)追究責任，并采取補救措施。
檔案庫房管理制度1、檔案庫房是保存檔案的重要基地，非本室工作人員嚴禁入內。2、庫房?jì)葒澜鼰煛⑿鷩W、動(dòng)用火種，嚴禁攜帶危險品進(jìn)入。
3、庫房門(mén)窗要牢固，隨走隨關(guān)，班前班后要經(jīng)常檢查，嚴防檔案丟失和意外事故發(fā)生。4、庫房?jì)纫３智鍧嵭l生，有防火、防盜、防光、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防塵、防污染等措施。
5、檔案裝具要堅實(shí)、耐用、整潔大方。機關(guān)檔案歸檔制度一、凡機關(guān)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料（包括黨、政、工、團、以及人事、保衛、專(zhuān)業(yè)、財會(huì )等工作中形成的文件材料），均由文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)進(jìn)整理、歸檔，并定期向本機關(guān)檔案室移交。
二、機關(guān)領(lǐng)導人和承辦人員辦理完畢的文件材料應及時(shí)交給辦公室文書(shū)人員，統一進(jìn)行歸檔文件整理。三、凡本單位參加外出學(xué)習、考察、參加各種會(huì )議的人員返回單位后，三日內必須將所帶回的資料、材料、文件的原件交給辦公室文書(shū)人員，統一進(jìn)行歸檔文件整理。
四、各業(yè)務(wù)科室在辦件過(guò)程中形成的材料、文件和所需的要件，按一件一卷的原則，由本科室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。五、機關(guān)文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)應在第二年上半年向本機關(guān)檔案室移交檔案，并辦理移交手續。
六、機關(guān)財務(wù)部門(mén)應把會(huì )議檔案保管二年期滿(mǎn)后，在三月末之前移交本機關(guān)檔案室，并辦理移交手續 。國土資源專(zhuān)業(yè)檔案立卷歸檔制度為了做好國土資源專(zhuān)業(yè)檔案的立卷歸檔工作，不斷提高立卷質(zhì)量，制定本制度。
1、凡是在國土資源管理辦件過(guò)程中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍和一件一卷的原則 ，由形成部門(mén)統一立卷。2、要保證歸檔材料齊全完整，堅持誰(shuí)主審，誰(shuí)立卷的原則，做到案結卷成。
形成檔案的有機聯(lián)系，便于查找和利用。3、國土資源專(zhuān)業(yè)檔案的立卷，以國土資源專(zhuān)業(yè)檔案的形成單位為單元，在保持項目材料的完整性、成套性的基礎上，按照辦件程序所需的要件和批件，組成案卷。
4、卷內材料要準確一致，整卷內不能有鉛筆、圓珠筆和復寫(xiě)。5、案卷內要填寫(xiě)卷內目錄和備考表，卷內目錄置于卷首，備考表置于卷尾。
目錄和備考表都不算頁(yè)數。
5.檔案管理
1、計算機記錄和管理，實(shí)現房地產(chǎn)檔案信息收集、整理、查詢(xún)、利用管理的現代化，提高檔案的管理水平和利用質(zhì)量，更好地為房地產(chǎn)經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)。
2、利用業(yè)已建立起來(lái)的房地產(chǎn)檔案信息庫，來(lái)進(jìn)行檔案的編目、標引，建立自動(dòng)檢索系統，由計算機輔助進(jìn)行檔案的接收、整理、鑒定、庫房管理、借閱利用、統計等，并實(shí)現檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò )化。 3、編制完善的檢索工具和提高系統的安全防范。
系統的安全性指的是保護系統的硬件和軟件免受自然災害和人為的破壞，做好防病毒工作，抓好用戶(hù)權限管理。只有保證系統的安全順利運行，房地產(chǎn)檔案管理現代化的目標才能得以實(shí)現；否則一切都無(wú)從談起，因此做好系統的安全防范工作是重中之重。
4、由于電子檔案原始信息的長(cháng)期保存有待深入研究和探討，對電子檔案要定期進(jìn)行備份，防止數據信息損失。 房地產(chǎn)檔案管理現代化是不斷完善優(yōu)化的過(guò)程，始終要依賴(lài)于檔案人員素質(zhì)的提高。
建設一支精通房地產(chǎn)管理且熟悉計算機基礎知識的專(zhuān)業(yè)隊伍，是實(shí)現房地產(chǎn)檔案管理現代化的關(guān)鍵。 。
6.請懂檔案管理工作方面知識或者是經(jīng)驗者：文書(shū)檔案的保管期限是長(cháng)期
一、規范公文處理，把好公文形成關(guān) 公文是檔案的前身，當其處在傳遞、運轉、承辦和執行過(guò)程中，具有現行效用，不能稱(chēng)其為檔案；檔案一般是完成了文書(shū)處理程序，完成了傳達和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點(diǎn)，規范公文處理，把好公文形成關(guān)，是做好檔案管理工作的基礎。而公文擬制則是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節。不同單位的文件擬制部門(mén)各不同，有的單位的公文是由辦公室統一擬制的，有的則是由相關(guān)職能部門(mén)起草然后交由辦公室負責印發(fā)。我院就屬于后者，由于各職能部門(mén)寫(xiě)作人員的水平、素質(zhì)各不相同，對公文起草工作相關(guān)要求的理解存在差異，導致起草的文件的質(zhì)量也就大不一樣。我們醫院在公文擬制過(guò)程中存在的問(wèn)題集中反映在以下幾個(gè)方面：1、文種使用不當。主要有請示、報告不分；一文請示多件事情；生造文種或不規范使用紅頭文件等2、附件標識比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規定的位置做出標識，也不在附件名稱(chēng)前標識出具體的序號，行文程序很混亂。3、公文印制不規范，用紙有大有小，給后來(lái)的檔案裝訂和管理帶來(lái)很大不便。4、公文主題詞標注不準確，不利于檢索查找。5、數字使用不規范等等。上述情況，嚴重影響了公文轉化為檔案的立卷和歸檔。因此，作為醫院辦公室一名專(zhuān)門(mén)負責公文擬制人員，平時(shí)有責任也有義務(wù)對各部門(mén)呈送的公文初稿進(jìn)行規范處理，依照有關(guān)規定，全面審核，嚴格核稿，特別是對那些突出表達主題思想的關(guān)鍵的字、詞、句等要嚴格把關(guān)，發(fā)現問(wèn)題應盡快與提供初稿的職能部門(mén)進(jìn)行銜接，共同磋商，盡量將各種問(wèn)題都解決在核稿階段，決不能將問(wèn)題推給簽發(fā)的領(lǐng)導定奪，以確保公文的高質(zhì)量、高水平，以及檔案的高質(zhì)量、高水平。 二、檔案整理工作，從公文的評估分類(lèi)做起 公文形成后，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的歸整處理，待文件涉及的事務(wù)處理完畢，文書(shū)人員即可以對公文的保存進(jìn)行價(jià)值評估，根據公文的類(lèi)別和重要程度分別進(jìn)行初步的篩選和整理：去掉一部分普通的、不重要的（但不能立即或隨意銷(xiāo)毀，而是放到別處）；將涉及本單位改革、發(fā)展、穩定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來(lái)，以備隨時(shí)查閱和調用。評估工作對文書(shū)人員是個(gè)嚴峻的挑戰，它要求文書(shū)人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數量眾多、內容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價(jià)值的文件進(jìn)行歸檔，供日后的工作查考利用。而要做好該項工作，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：1、對檔案工作要有高度的認識，要實(shí)現從公文到檔案的成功轉化，就必須重視公文的規范化管理，實(shí)現文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強檔案部門(mén)對文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質(zhì)量，減少檔案部門(mén)的工作程序和煩瑣的移交手續，避免重復立卷，使文書(shū)工作流程更加科學(xué)化、合理化。2、要有高度的職業(yè)責任感。檔案工作人員要有較強的職業(yè)悟性，要隨時(shí)將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對歷史負責的態(tài)度，使檔案工作平時(shí)化、平常化。因此，務(wù)必要按照《辦法》的要求，規范地、科學(xué)地辦理好每一份文件，對每一份文件做出科學(xué)的評估。3、要不斷提高自己的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。文秘工作和檔案工作具有較強的專(zhuān)業(yè)性和技術(shù)性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識的學(xué)習，加強檔案意識的培養，最好的辦法就是常備一本專(zhuān)業(yè)書(shū)籍，《檔案管理學(xué)》、《檔案管理基礎》等，以便需要時(shí)查閱，真正做到邊工作，邊學(xué)習，在工作實(shí)踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書(shū)工作，因此一定要重視對形成檔案的公文進(jìn)行科學(xué)地評估歸類(lèi)。我院由于發(fā)展已久，在整理檔案過(guò)程中，已經(jīng)形成了一套較科學(xué)的歸檔方法，具有較強的規律性，即年度---組織機構--內容，但在工作中，文秘人員不應該拘泥于傳統的整理歸類(lèi)思路，但也不應該隨意更改，要結合醫院的具體發(fā)展實(shí)際，嚴格依照檔案管理部門(mén)的統一規范和要求，進(jìn)行科學(xué)地創(chuàng )新，不斷提高醫院的檔案管理水平，盡量做到查找簡(jiǎn)便、快捷。三、完善公文材料，做好檔案收集工作文書(shū)部門(mén)在公文最初歸檔時(shí)要認真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現有附件而未及時(shí)歸檔的要催要，同一事項有外來(lái)文件未按時(shí)上交的要跟蹤收回，以避免長(cháng)時(shí)間留在個(gè)人手中而遺失。具體可以從以下幾點(diǎn)著(zhù)手：1、檔案整理工作必須從平時(shí)做起。對于上級發(fā)文，做完收文登記后，首先應鑒別該文件是否具有保存價(jià)值，
7.如何做好檔案管
檔案管理工作對我國現代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著(zhù)至關(guān)重要的作用。
本文研究如何做好檔案管理工作的目的是立足于我國現代企業(yè)管理的現狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，指導我國的檔案管理工作，達到逐步培養檔案管理工作人員的歷史責任感感和使命感，進(jìn)而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。 關(guān)鍵詞：檔案管理 問(wèn)題 信息一體化1 新時(shí)期企業(yè)檔案管理體制、模式的建構背景 隨著(zhù)數字化、網(wǎng)絡(luò )化的不斷深入檔案本身也發(fā)生了轉變。
首先檔案本身在數字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉變依賴(lài)機器識別的代碼型（電子檔案）。檔案管理模式也從傳統手工模式不斷發(fā)展，歷經(jīng)單機數據管理模式、網(wǎng)絡(luò )信息管理模式到知識管理模式，并且隨著(zhù)管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應的變化。
以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點(diǎn)相應調整。20世紀對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產(chǎn)生和發(fā)展。
檔案生命周期理論將檔案形成到銷(xiāo)毀或轉化為檔案看做是一個(gè)整體過(guò)程、檔案整體運動(dòng)過(guò)程由于檔案價(jià)值形態(tài)的變化可劃分為若干個(gè)階段、不同階段的檔案與服務(wù)對象、保存場(chǎng)所和管理方式之間具有內在的對應關(guān)系。 檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎，檔案生命周期理論準確揭示了檔案運動(dòng)階段的前后銜接和相互影響，為實(shí)現檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據。
2 企業(yè)檔案存在的問(wèn)題 2。1 企業(yè)檔案工作缺乏長(cháng)期性、連續性的發(fā)展規則 企業(yè)檔案工作在各級領(lǐng)導的重視下進(jìn)行了檔案的達標升級工作。
但達標工作作為一項運動(dòng)，一次考試在進(jìn)行，整個(gè)過(guò)程加班加點(diǎn)，在短時(shí)間內取得了一定的效果，但達標以后，就出現后力不足，沒(méi)有長(cháng)期性和連續性，再由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在企業(yè)中的重要作用的認識不足，甚至有部分還認為檔案室就是資料沒(méi)有地方存放了就放的地方，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領(lǐng)導、無(wú)計劃；在任務(wù)、無(wú)落實(shí)；有形式、無(wú)效果。 檔案工作缺乏應有的長(cháng)期性和連續性的發(fā)展規則。
2。2 缺乏運用辦公自動(dòng)化對檔案管理方法進(jìn)行更新改造 目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠遠適應不了檔案網(wǎng)絡(luò )化發(fā)展的需要。
檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來(lái)消極后果，主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長(cháng)的檔案利用需求。 造成檔案技術(shù)落后的主要原因有兩點(diǎn)：一是部分領(lǐng)導缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，財力投入少；二是一些單位雖然購買(mǎi)了不少先進(jìn)的檔案管理設備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導致先進(jìn)設備沒(méi)有起到先進(jìn)作用。
三是，領(lǐng)導重視不夠，雖有微機和檔案網(wǎng)絡(luò )，但檔案并沒(méi)有錄入電腦，還按手工在進(jìn)行工作。 2。
3 檔案工作缺乏制度化的管理程序 當前企業(yè)檔案管理不規范主要表現在：一是檔案收集不規范。在收集過(guò)程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規范。
企業(yè)近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進(jìn)入，檔案人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過(guò)程中有的沒(méi)有按照卷內文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內資料漏失現象比較普遍。 此外，在立卷時(shí)間上，有時(shí)會(huì )累積起來(lái)一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用；三是檔案綜合管理力度不夠。
由于現在綜合檔案管理室以一個(gè)班組存在，在行政上無(wú)法對各大部進(jìn)行管理，在進(jìn)行這項工作時(shí)，須向主管領(lǐng)導匯報，但主管領(lǐng)導一般都是兼任，本身的各項工作時(shí)間都較緊張，檔案人員要想向領(lǐng)導說(shuō)明一項工作較為困難，各項工作開(kāi)展起來(lái)也較為困難，現在某些部門(mén)自設資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。 四是檔案利用不規范。
檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒(méi)有按期歸還。3 新時(shí)期企業(yè)檔案管理體制模式——信息一體化管理模式 3。
1 信息一體化管理 信息一體化管理，其實(shí)就是指企業(yè)的檔案工作、情報工作、圖書(shū)工作的一體化。在企業(yè)，這種綜合性信息管理機構一般稱(chēng)為信息中心。
信息中心在為企業(yè)服務(wù)的過(guò)程中，既要注意提供歷史的信息和現時(shí)的信息，又要注重超前性、預測性信息的采集、篩選、提供。一方面可以利用檔案史料中的信息編寫(xiě)反映企業(yè)發(fā)展歷程、企業(yè)文化、科技成果等編研成果，為展現企業(yè)的輝煌歷史、提高企業(yè)的市場(chǎng)信譽(yù)和增強企業(yè)的社會(huì )效益提供詳實(shí)、可靠、生動(dòng)的憑證；另一方面，還可以依托現代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)，在網(wǎng)上采集與企業(yè)業(yè)務(wù)有關(guān)的信息，并進(jìn)行篩選、匯編，為企業(yè)的科學(xué)決策和管理提供含量較高的有價(jià)值的信息。
這種管理模式便于建立計算機管理系統，實(shí)行現代化管理，同時(shí)也有利于實(shí)現對信息資源的聯(lián)合開(kāi)發(fā)利用。3。
2 檔案一體化管理 檔案一體化就是利用計算機技術(shù)的強大功能，遵循文件運動(dòng)周期理論，對文件從制作、現行使用、暫時(shí)保存到永久保存四個(gè)階段實(shí)行全過(guò)程的管理，達到文件與檔案數據資源的最佳管理和利用效果。 從系統論的角度出發(fā)，對文件工作和檔案工作進(jìn)行統籌規劃和科學(xué)。
