出口跟單(外貿跟單員的基本常識)
1.外貿跟單員的基本常識
一、跟單員職責1、跟蹤每張單訂單的生產(chǎn)并將貨品順利的交給客戶(hù)，收回應收回的款項。
2、同新、舊客戶(hù)保持聯(lián)系增加溝通，了解客戶(hù)所需。3、接收客戶(hù)的投訴信息，并將相關(guān)的信息傳遞到公司的相關(guān)部門(mén)。
4、掌握、了解市場(chǎng)信息，開(kāi)發(fā)新的客源。5、做好售后服務(wù)。
二、跟單員在收到訂單后要做的工作首先談接單的方法1、客戶(hù)到廠(chǎng)下單有：電傳下單、郵寄下單、電話(huà)口頭下單等多種多樣，每張訂單的下法不同，我們跟單員都應注意將它們轉成書(shū)面訂單。下單時(shí)，我們要注意在各方面存在的問(wèn)題。
舉例如：顏色、數量等。2、訂單的審查每張訂單都是不同的花型、不同面料、不同工藝，甚至設備也不一樣。
首先，要看我們目前的水平能否達到客戶(hù)的要求，這是關(guān)鍵。要分清此單是加工單還是OP單。
3、開(kāi)生產(chǎn)單、流程卡每張單開(kāi)時(shí)，一定要把客戶(hù)要求在生產(chǎn)單上寫(xiě)清楚。交生產(chǎn)部門(mén)生產(chǎn)之前，應向倉庫了解生產(chǎn)原材料是否足夠本單的生產(chǎn)。
4、生產(chǎn)過(guò)程中，如有意外情況不能滿(mǎn)足客戶(hù)的要求時(shí)，一定要及時(shí)將情況反映到公司最高層，找到解決的辦法。5、小樣打小樣的目地是看本公司的做貨能否達到和滿(mǎn)足客戶(hù)的要求，同樣也是大貨和產(chǎn)的依據。
一般情況是按正常的手續，小樣全部是由客戶(hù)自己批板后再下單做貨的。6、修改定單一般情況是要求跟客戶(hù)重新下單，跟單員重新開(kāi)單交生產(chǎn)部生產(chǎn)。
當客戶(hù)提出取消定單時(shí)，跟單員一定要收回舊的資料（生產(chǎn)單、流程卡）。7、大貨生產(chǎn)出來(lái)后，還要安排出貨。
三、售后服務(wù)客戶(hù)投訴或是退貨時(shí)：對客戶(hù)的投訴，我們要了解問(wèn)題出現的原因，并要采取措施，找到對策，避免下次出現。客戶(hù)要求退貨，首先是盡量的使客戶(hù)接受我們所出現的問(wèn)題。
若能返修，則再對成品進(jìn)行返修好后再出貨。很?chē)乐氐木椭匦律a(chǎn)，補單生產(chǎn)再送貨。
還有采用相互讓步的折扣法。有時(shí)只能按客戶(hù)的要求來(lái)處理。
最重要的是如何想法讓公司同客戶(hù)達到雙贏(yíng)。四、如何溝通好使跟單工作做得更好同本廠(chǎng)內的各部門(mén)溝通：面對生產(chǎn)部門(mén)我們就是客戶(hù)，所做的一切在對老板負責的同時(shí)也要對客戶(hù)負責。
多同各生產(chǎn)部門(mén)溝通，讓他們能更明確的了解到在生產(chǎn)各單時(shí)，客戶(hù)的意圖，使生產(chǎn)更順利，能更好的滿(mǎn)足客戶(hù)的要求。同客戶(hù)的溝通：這只能代表我本人的體會(huì )，先要了解客戶(hù)的心態(tài)，他們是希望你在最快的時(shí)間里，給他最好的貨，面價(jià)錢(qián)也希望是最低的。
如果你能體會(huì )到這點(diǎn)的話(huà)，同客戶(hù)的溝通也就不難了。同時(shí)，我們若能將手上的每張單子當作是自己的事至始至終的做好，客戶(hù)那當然也就不難交差的。
其實(shí)，只要我們能對客戶(hù)真誠地付出，他們也會(huì )在有些問(wèn)題上理解你的，不會(huì )令你難做的。我們能盡可能的替對方多想一點(diǎn)，當客戶(hù)有錢(qián)賺時(shí)，結果就會(huì )是：客戶(hù)賺錢(qián)、老板有錢(qián)賺，你自己也能有升職加薪的機會(huì )。
我們何樂(lè )而不為了？ 外貿跟單員的工作幾乎涉及的企業(yè)的每一個(gè)環(huán)節，從銷(xiāo)售，生產(chǎn)，物料，財務(wù)，人事到總務(wù)都會(huì )有跟單員的身影出現。特點(diǎn)是：復雜的，全方位的。
1、責任大。外貿跟單員的工作是建立在訂單與客戶(hù)上的，因為訂單是企業(yè)的生命，客戶(hù)是企業(yè)的上帝，失去訂單與客戶(hù)將危及到企業(yè)的生存。
做好訂單與客戶(hù)的工作責任重大。2、溝通，協(xié)調：外貿跟單員工作涉及各部門(mén)。
跟單員與客戶(hù)，與計劃部門(mén)，生產(chǎn)部門(mén)等許多部門(mén)的工作是一種溝通與協(xié)調。都是在完成訂單的前提下而進(jìn)行的與人溝通的工作。
溝通，協(xié)調能力特別重要。3、做好客戶(hù)的參謀：外貿跟單員掌握著(zhù)大量的客戶(hù)資料，對他們的需求比較熟悉。
同時(shí)也了解工廠(chǎng)的生產(chǎn)情況，因此對客戶(hù)的訂單可以提出意見(jiàn)，以利于客戶(hù)的訂貨。4、工作節奏多變，快速：面對的客戶(hù)來(lái)自五湖四海，他們的工作方式，作息時(shí)間，工作節奏各不相同，因此，外貿跟單員的工作節奏應是多變的。
另外，客戶(hù)的需求是多樣的。有時(shí)客戶(hù)的訂單是小批量的，但卻要及時(shí)出貨。
這就要求外貿跟單員的工作效率是快速的。5、工作是綜合性的：外貿跟單員工作涉及企業(yè)所有部門(mén)，由此決定了其工作的綜合性。
對外執行的是銷(xiāo)售人員的職責。對內執行的是生產(chǎn)管理協(xié)調。
所以跟單員必須熟悉進(jìn)出口貿易的實(shí)務(wù)和工廠(chǎng)的生產(chǎn)運作流程。 外貿跟單員考試為每年一次，全國統一命題、統一考試、統一閱卷.6月網(wǎng)上報名，9月考點(diǎn)確認，11月考試。
2013年跟單員考試時(shí)間已經(jīng)公布：2013年全國外貿跟單員考試時(shí)間：11月17日外貿跟單基礎理論 上午9:00-11:00外貿跟單操作實(shí)務(wù) 下午2:00-4:30 符合下列條件的人員，可以報名參加跟單員全國統一考試.1、中專(zhuān)、職高以上或同等學(xué)歷應、歷屆學(xué)生；2、從事相關(guān)工作一年以上者。報名方式：第一階段：網(wǎng)上報名（考試前3個(gè)月開(kāi)放預報名，預報名時(shí)間為1個(gè)月）1、進(jìn)入報名網(wǎng)站2、注冊登記（閱讀報名協(xié)議及設置用戶(hù)名、密碼、找回密碼使用問(wèn)題及答案）3、登錄4、選擇考點(diǎn)（考生所在地）5、填寫(xiě)報名信息6、預覽報名表及準考證I7、確認打印報名表及準考證I8、網(wǎng)上報名完成注：如發(fā)現數據錯誤，在網(wǎng)上報名截止日前，可登錄網(wǎng)站進(jìn)行修改及打印。
第二階段：考生資格確認1、考生持有效證件（同報名表上填寫(xiě)的證件原件和證件復印件，如身份證和身。
2.外貿跟單員應該具備哪些知識
外貿跟單員的基本常識
一.跟單員職責：
1.跟蹤每張單訂單的生產(chǎn)并將貨品順利的交給客戶(hù)，收回應收回的款項。
2.同新、舊客戶(hù)保持聯(lián)系增加溝通，了解客戶(hù)所需。
3.接收客戶(hù)的投訴信息，并將相關(guān)的信息傳遞到公司的相關(guān)部門(mén)。
4.掌握、了解市場(chǎng)信息，開(kāi)發(fā)新的客源。
5.做好售后服務(wù)。
二.跟單員在收到訂單后要做的工作：
首先談接單的方法
1.客戶(hù)到廠(chǎng)下單有：電傳下單、郵寄下單、電話(huà)口頭下單等多種多樣，每張訂單的下法不同，我們跟單員都應注意將它們轉成書(shū)面訂單。下單時(shí)，我們要注意在各方面存在的問(wèn)題。舉例如：顏色、數量等。
2.訂單的審查每張訂單都是不同的花型、不同面料、不同工藝，甚至設備也不一樣。首先，要看我們目前的水平能否達到客戶(hù)的要求，這是關(guān)鍵。要分清此單是加工單還是OP單。
3.開(kāi)生產(chǎn)單、流程卡每張單開(kāi)時(shí)，一定要把客戶(hù)要求在生產(chǎn)單上寫(xiě)清楚。交生產(chǎn)部門(mén)生產(chǎn)之前，應向倉庫了解生產(chǎn)原材料是否足夠本單的生產(chǎn)。
4.生產(chǎn)過(guò)程中，如有意外情況不能滿(mǎn)足客戶(hù)的要求時(shí)，一定要及時(shí)將情況反映到公司最高層，找到解決的辦法。
5.小樣打小樣的目地是看本公司的做貨能否達到和滿(mǎn)足客戶(hù)的要求，同樣也是大貨和產(chǎn)的依據。一般情況是按正常的手續，小樣全部是由客戶(hù)自己批板后再下單做貨的。
6.修改定單
一般情況是要求跟客戶(hù)重新下單，跟單員重新開(kāi)單交生產(chǎn)部生產(chǎn)。
當客戶(hù)提出取消定單時(shí)，跟單員一定要收回舊的資料（生產(chǎn)單、流程卡）。
7.大貨生產(chǎn)出來(lái)后，還要按排出貨。
三.售后服務(wù)客戶(hù)投訴或是退貨時(shí)：
對客戶(hù)的投訴，我們要了解問(wèn)題出現的原因，并要采取措施，找到對策，避免下次出現。客戶(hù)要求退貨，首先是盡量的使客戶(hù)接受我們所出現的問(wèn)題。若能返修，則再對成品進(jìn)行返修好后再出貨。很?chē)乐氐木椭匦律a(chǎn)，補單生產(chǎn)再送貨。
還有采用相互讓步的折扣法。有時(shí)只能按客戶(hù)的要求來(lái)處理。最重要的是如何想法讓公司同客房達到雙贏(yíng)。
四.如何溝通好使跟單工作做得更好同本廠(chǎng)內的各部門(mén)溝通：
面對生產(chǎn)部門(mén)我們就是客戶(hù)，所做的一切在對老板負責的同時(shí)也要對客戶(hù)負責。
多同各生產(chǎn)部門(mén)溝通，讓他們能更明確的了解到在生產(chǎn)各單時(shí)，客戶(hù)的意圖，使生產(chǎn)更順利，能更好的滿(mǎn)足客戶(hù)的要求
3.外貿跟單流程知識
一.接單：接單也即合同的簽定，訂單的取得。
合同的書(shū)面形式并不限于某種特定的格式。任何載明雙方當事人名稱(chēng)，標的物的質(zhì)量，數量，價(jià)格，交貨和支付等交易條件的書(shū)面文件，包括買(mǎi)賣(mài)雙方為達成交易而交換的信件，電報或電傳，都足以構成書(shū)面合同。
1.下單方式：客戶(hù)下單的方式有：通過(guò)電話(huà)，Fax, Email或書(shū)面合同等方式。2.接單的途徑：交易會(huì )，出訪(fǎng)，出國參展，邀請客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)，利用我們的網(wǎng)站，等等。
3.接單的形式：在出口貿易中，跟單員接的單沒(méi)有特定的限制，最常見(jiàn)的是：（1） 合同：（CONTRACT）合同有銷(xiāo)貨合同（SALES CONTRACT）和購貨合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由賣(mài)方草擬，后者由買(mǎi)方草擬。
（2） 確認書(shū)；（CONFIRMATION）它比合同要簡(jiǎn)化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。
它也有銷(xiāo)貨確認書(shū)（SALES CONFIRMATION）和購貨確認書(shū)（PURCHASE CONFIRMATION）。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產(chǎn)等。
而合同用的比較正規。機器設備，大棕貿易的進(jìn)出口。
還有協(xié)議書(shū)，意向書(shū)，訂單和委托訂單等。要提的是，客戶(hù)從國外直接發(fā)來(lái)的訂單或委托訂單，我們收到后要回復，不能置之不理，否則算默認。
4.接單的程序： 接單的程序可分為詢(xún)盤(pán)，發(fā)盤(pán)，還盤(pán)和接受四個(gè)環(huán)節。（1） 詢(xún)盤(pán)：（INQUIRY）又叫詢(xún)價(jià)。
（2）發(fā)盤(pán)：（OFFER）又叫發(fā)價(jià)。是買(mǎi)方或賣(mài)方向對方提出各項交易條件，并愿意按照這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。
在實(shí)際業(yè)務(wù)中，發(fā)盤(pán)通常是一方在收到對方的詢(xún)盤(pán)后作出的。（3） 還盤(pán)：（COUNTER-OFFER）又叫還價(jià)。
（4）接受（ACCEPTANCE）買(mǎi)方或賣(mài)方同意對方在發(fā)盤(pán)中提出的各項交易條件，并愿意按這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。二.審單：即審核合同1.審單內容： 確認產(chǎn)品名稱(chēng)，規格，質(zhì)量，數量，單價(jià)，價(jià)格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。
2.審單方法：（1）產(chǎn)品名稱(chēng)，規格： 審查時(shí)產(chǎn)品代碼是不是自身的產(chǎn)品？與我們的產(chǎn)品資料能否對上號？有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱(chēng)的代碼同時(shí)也代表了規格。（2）質(zhì)量：也稱(chēng)品質(zhì)。
是貨物的外觀(guān)形態(tài)和內在質(zhì)量的綜合。在國際貨物買(mǎi)賣(mài)中，貨物的品質(zhì)不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進(jìn)行審單的首要條件。
（3） 數量： 應審查貨物的數量是否可以及時(shí)備妥，其計量單位，重量以及約數有何規定。約數：如合同數量前加“約”，可使交貨數量有適當的機動(dòng)。
國際上對約字的含義解釋不一。有的認為是2。
5%，有的認為是5%。按《跟單信用證統一慣例》，信用證上如規定約字，應允許有不超過(guò)10%的增減幅度。
（4）單價(jià)，總額的審查：1、客戶(hù)下單有的會(huì )將單價(jià)標出，我們要對照我們的報價(jià)表審查是否對？總額有沒(méi)有加錯？ 新客戶(hù)下單，要查看我們給他的報價(jià)。2、通常我們以美元為結算貨幣，但也有以其它幣種的。
要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣。（英鎊，港幣，歐元） （5）價(jià)格條款的審查： 出口貨物的單價(jià)條款，也稱(chēng)價(jià)格術(shù)語(yǔ)，常用的有：FOB 船上交貨價(jià)（指裝運港的價(jià)格條件）， C&F (Freight or Carriage Paid to…..)運費付至指定目地的交貨， CIF 成本+保險費+運費（指目的港）價(jià)格。
常用的FOB CFR CIF幾種價(jià)格的換算及公式介紹如下：（1） FOB價(jià)格換算為其它價(jià)：CFR價(jià) = FOB價(jià) + 運費 FOB價(jià) +運費 CIF價(jià) = --------------------------------1 - 保險費率 X 投保加成 （2） CFR價(jià)格換算為其它價(jià)：FOB價(jià) = CFR價(jià) – 運費 CFR價(jià) CIF價(jià) = ---------------------------------1 – 保險費率 X 投保加成 （3） CIF價(jià)格換算為其它價(jià)：FOB價(jià) = CIF價(jià) X (1 – 投保加成 X 保險費率) - 運費 CFR價(jià) = CIF價(jià) X ( 1 – 投保加成 X 保險費率) （6）付款方式審查：1. 付款方式是否能接受？LC ，付定金，等等。2. 支付的貨幣能否接受？（7）包裝要求的審查：1. 工廠(chǎng)的產(chǎn)品本身有自已的包裝，展示給客戶(hù)能否接受？2. 客戶(hù)提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？3. 客戶(hù)提供的包裝資料是否齊全？（內包裝，外包裝，標簽，說(shuō)明書(shū)） 內包裝：普合，白合，彩合，吸塑 外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋。
最主要是嘜頭印刷。（8）交貨期的審查：跟單員應審查交貨期是否合理，公司是否能及時(shí)籌備到貨物，并裝船送達。
交貨期一般應規定一個(gè)期限，而不是某個(gè)具體日期。期限有長(cháng)有短。
可以是2周，3周，或一個(gè)月，二個(gè)月，一個(gè)季度或更長(cháng)。（9）交貨方式的審查： 運輸主要有海運，陸運，空運，郵寄等等。
注：如運費由客戶(hù)支付，客戶(hù)決定交貨方式。如我們付費，盡量用海運。
如報的價(jià)是連同海運價(jià)，而客戶(hù)要求空運（趕銷(xiāo)售），我們可要求客戶(hù)承擔多出部分的費用。關(guān)于樣品： 要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。
1. 寄目錄，樣本：2. 準備樣品。（1） 工廠(chǎng)現有的款式 （2） 新款 （3） 客戶(hù)來(lái)樣。
要領(lǐng)：無(wú)論老品，新品，還是客戶(hù)來(lái)樣，樣品都要寄給客人進(jìn)行確認。特別是新品可能要反復修改幾次。
跟單員一定要保存好最終的確認樣品，以免客人在下單時(shí)找不到確認樣。在國際貿易中，憑樣品成交的比重很大。
作為 跟單員，我們要做到：A： 有完整的產(chǎn)品資料，主動(dòng)進(jìn)行。
4.外貿跟單需要掌握哪幾方面知識
1.英語(yǔ)閱讀和電子商務(wù)函電-用于制作外貿單據和客戶(hù)郵件往來(lái)
2.國際貿易基礎知識-熟悉外貿進(jìn)出口流程
3.外貿單證的制作-熟悉運用EXCEL制作各種單證
4.基本的包裝知識
5.船務(wù)知識-租船訂艙
推薦：1 買(mǎi)一本商務(wù)電子郵件寫(xiě)作大全
2買(mǎi)一本大專(zhuān)基本教程，隨便哪個(gè)都行，所有課本大同小異
3買(mǎi)一本外貿單證制作，或者讓人教你最基本的制單，制作多了自己就會(huì )了，基本都有模板
4網(wǎng)上搜搜相關(guān)知識即可
5.我這有很多外貿跟單 外貿業(yè)務(wù) 船務(wù)流程
所有的知識其實(shí)都是在工作中接觸，而且每個(gè)公司都會(huì )不一樣的，側重點(diǎn)也不一樣。
有的是全部要弄，有的只做其中一部分，略知皮毛
5.外貿跟單需要掌握哪幾方面知識
1.英語(yǔ)閱讀和電子商務(wù)函電-用于制作外貿單據和客戶(hù)郵件往來(lái)2.國際貿易基礎知識-熟悉外貿進(jìn)出口流程3.外貿單證的制作-熟悉運用EXCEL制作各種單證4.基本的包裝知識5.船務(wù)知識-租船訂艙推薦：1 買(mǎi)一本商務(wù)電子郵件寫(xiě)作大全 2買(mǎi)一本大專(zhuān)基本教程，隨便哪個(gè)都行，所有課本大同小異 3買(mǎi)一本外貿單證制作，或者讓人教你最基本的制單，制作多了自己就會(huì )了，基本都有模板 4網(wǎng)上搜搜相關(guān)知識即可 5.我這有很多外貿跟單 外貿業(yè)務(wù) 船務(wù)流程所有的知識其實(shí)都是在工作中接觸，而且每個(gè)公司都會(huì )不一樣的，側重點(diǎn)也不一樣。
有的是全部要弄，有的只做其中一部分，略知皮毛。
