檔案存檔(怎樣做好檔案的收集和歸檔)
1.怎樣做好檔案的收集和歸檔
趙顯瑞 檔案的收集和歸檔是檔案管理工作的前提和基礎。因此，必須重視并做好這項工作，這是管好用好檔案的第一步。
一、檔案收集要堅持“寧多勿漏”原則。檔案是來(lái)源于各項活動(dòng)的原始記錄，它真實(shí)再現了各項活動(dòng)的過(guò)程和結果。檔案的價(jià)值是由檔案本身的屬性和社會(huì )對檔案的需求兩個(gè)方面決定的，其外在表現就是它的有用性，對經(jīng)濟社會(huì )發(fā)展，對各項工作活動(dòng)，起著(zhù)重要的依據和參考作用。在檔案材料收集過(guò)程中，我們始終圍繞一個(gè)“用”字，按照文書(shū)歸檔范圍，凡是認為有用的材料，不論其用處大小，都收集起來(lái)。
二、提高服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)檔案材料的歸集。不少同志把開(kāi)會(huì )帶回來(lái)的文件材料據為己有，占為己用，是圖以后自己使用起來(lái)方便。針對這種情況，我們便改善服務(wù)質(zhì)量，提高服務(wù)水平，以?xún)?yōu)質(zhì)快捷的服務(wù)贏(yíng)得他們，使他們自覺(jué)自愿地把自己擁有的文件材料拿出來(lái)交給檔案室。一是對來(lái)查檔案的人熱情接待，有時(shí)他們只提供查閱內容，具體文號、年份、作者不清楚，我們不怕麻煩，就從最近年份開(kāi)始，一年一年挨個(gè)查，直至查全查清楚為止。如市勞保處為企業(yè)離休干部適當增加待遇以使他們與機關(guān)事業(yè)單位的同類(lèi)人員待遇持平，準備向市委老干部局提出實(shí)施意見(jiàn)，需要查閱1985年以來(lái)的有關(guān)增資文件。我們按照查閱單找到后，每份文件各復印一份給他們，為他們提供了政策依據。二是提供多種形式的服務(wù)，如我們開(kāi)展“電話(huà)查檔”，查檔人不必到檔案室來(lái)，只要在電話(huà)中說(shuō)明要查的文件材料，我們查清以后“電話(huà)答復”。因此，他們都主動(dòng)把文件材料送到檔案室，用他們自己的話(huà)說(shuō)，放在檔案室比放在自己手中查找方便、及時(shí)。
三、健全制度，防止文件材料的散失。在工作中，我們通過(guò)健全和完善檔案管理制度，有效防止了文件材料的散失。一是嚴格崗位管理。二是實(shí)行文件呈閱登記制度，就是文件材料送往何部門(mén)、何人，都有簽收，文件收回時(shí)注銷(xiāo)。同時(shí)，為縮短文件材料的傳閱過(guò)程，檔案室要及時(shí)催還。（作者單位：市人力資源和社會(huì )保障局）
2.檔案管理基礎知識
檔案學(xué)就是探索檔案、檔案工作的發(fā)展規律，研究檔案信息資源的管理、開(kāi)發(fā)的理論、原則與方法的學(xué)科。它的應用有助于提高檔案事業(yè)管理和檔案管理的科學(xué)水平，更有效地開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為人類(lèi)社會(huì )的進(jìn)步服務(wù)。
檔案學(xué)的內容
檔案學(xué)以檔案和檔案工作為研究對象。其基本任務(wù)是：在研究檔案和檔案工作發(fā)展規律的基礎上，提出檔案工作的科學(xué)理論、原則與方法，指導檔案工作實(shí)踐，提高檔案管理的科學(xué)水平，以便充分實(shí)現檔案的價(jià)值，為各項社會(huì )實(shí)踐服務(wù)。
檔案學(xué)的研究?jì)热葜饕袡n案基礎理論、檔案史、檔案管理、檔案資源開(kāi)發(fā)、檔案應用五個(gè)方面。
檔案學(xué)基礎理論研究，即研究檔案的起源與發(fā)展、檔案的本質(zhì)屬性與一般屬性、檔案種類(lèi)的劃分、檔案價(jià)值及其實(shí)現的規律性、國家檔案全宗的實(shí)質(zhì)與結構；檔案工作系統的結構、功能與社會(huì )環(huán)境，檔案工作的性質(zhì)與基本原則，檔案工作與文書(shū)、圖書(shū)、情報工作的關(guān)系；國家檔案事業(yè)系統的結構、功能及其與國家建設的關(guān)系，檔案法規體系結構與功能；檔案學(xué)產(chǎn)生的條件與標志、檔案學(xué)的研究對象與任務(wù)、檔案學(xué)的體系結構、檔案學(xué)與相關(guān)學(xué)科的關(guān)系、檔案學(xué)的研究方法等。
檔案專(zhuān)業(yè)史研究，即以歷史時(shí)期為序，運用具體史料研究檔案、檔案工作和檔案學(xué)的產(chǎn)生、發(fā)展過(guò)程及其規律。其任務(wù)是闡明各個(gè)社會(huì )形態(tài)的檔案、檔案工作的發(fā)展特點(diǎn)，及其與當時(shí)的政治、經(jīng)濟科學(xué)文化諸方面的關(guān)系和產(chǎn)生的社會(huì )效果，尋求對今天可以借鑒的歷史經(jīng)驗；在分析、總結前人檔案學(xué)研究成果的基礎上，探索檔案學(xué)思想的源流、派別和發(fā)展規律，以更深刻地認識和理解檔案學(xué)思想、理論、原則的形成過(guò)程，提高檔案學(xué)理論水平。
檔案事業(yè)管理研究，即研究檔案事業(yè)管理工作的產(chǎn)生與發(fā)展，檔案事業(yè)管理的指導思想原則和體制，檔案事業(yè)管理的決策、計劃、組織、協(xié)調、檢查、監督、指導的功能，檔案事業(yè)管理的行政手段、政策手段、法律手段、計劃手段、經(jīng)濟手段、教育手段等。其任務(wù)是提高檔案管理的科學(xué)水平，促進(jìn)檔案事業(yè)整體協(xié)調發(fā)展，為檔案信息資源的管理與開(kāi)發(fā)創(chuàng )造一切有利條件，更好地為經(jīng)濟和社會(huì )發(fā)展服務(wù)。
檔案資源管理與開(kāi)發(fā)的研究，即對檔案實(shí)體管理系統、檔案信息開(kāi)發(fā)系統及其反饋系統整個(gè)過(guò)程的研究。檔案實(shí)體管理研究包括對檔案原件的收集、整理、保管、鑒定的研究；檔案信息開(kāi)發(fā)研究包括對檔案信息的選擇、加工編輯和輸出的研究，也就是對檔案的編目、編研與提供利用的研究；檔案管理反饋的研究包括檔案統計工作、檔案用戶(hù)調查的研究等。其任務(wù)是不斷提高檔案管理的科學(xué)水平，及時(shí)、準確、廣泛地組織檔案信息交流，為檔案用戶(hù)提供高效率服務(wù)。
檔案工作應用技術(shù)研究。包括檔案保護技術(shù)研究，如對檔案存儲環(huán)境控制技術(shù)、有害生物防治技術(shù)和修復技術(shù)的研究；檔案縮微復制技術(shù)研究，如對檔案的攝影、沖洗、加工、拷貝、還原、存儲、檢索等技術(shù)過(guò)程的研究；計算機輔助檔案管理研究，包括輸入前的檔案數據的收集和前處理工作，計算機對檔案數據的錄入、存儲和加工，計算機對檔案信息輸出的整個(gè)過(guò)程的研究，其任務(wù)是逐步實(shí)現檔案管理技術(shù)現代化，提高檔案管理工作效率。
學(xué)科體系 檔案學(xué)產(chǎn)生初期，學(xué)科是單一的，主要是研究檔案的整理與編目問(wèn)題。隨著(zhù)各種類(lèi)型檔案的大量增長(cháng)和檔案工作實(shí)踐、檔案事業(yè)建設的發(fā)展，檔案學(xué)分化和發(fā)展出多門(mén)分支學(xué)科，分別擔負著(zhù)某一方面的研究任務(wù)。
3.城建聲像檔案的收集與歸檔的基本知識,比如：范圍,時(shí)間,要求,
一、聲像檔案資料的歸檔范圍 建設單位報送聲像檔案資料的歸檔范圍如下： 1、2000平方米以上所有的建設工程項目都要報送有關(guān)照片檔案資料。
2、符合下列條件之一的建設工程報送有關(guān)照片和錄像資料： 7層（含7層）以上建筑；單項工程建筑面積3000平方米以上；項目總建筑面積1萬(wàn)平方米以上；住宅小區3萬(wàn)平方米以上；單跨跨度16米以上廠(chǎng)房；人防設施；市政主要道路；多孔100米或單孔40米以上橋梁；污水處理廠(chǎng)；垃圾處理廠(chǎng)；自來(lái)水廠(chǎng)；燃氣廠(chǎng)；發(fā)電廠(chǎng)；220千伏以上輸變電站；一級公路；港口碼頭；水利防洪設施。 3、符合下列條件之一的建設工程報送有關(guān)照片、錄音、錄像資料以及專(zhuān)題錄像片： 列為市級以上重點(diǎn)（或實(shí)事）工程的項目；需申報市級以上優(yōu)質(zhì)工程的項目。
二、建設工程聲像檔案資料歸檔內容 （一）開(kāi)工前原貌 1、原址、原貌及周邊狀況； 2、重要建（構）筑物、紀念物； 3、拆遷情況。 （二）基礎工程 1、基礎異常情況技術(shù)處理，土壤巖樣分析過(guò)程等情況； 2、建筑物基礎類(lèi)型及施工，特殊施工的技術(shù)工藝現場(chǎng)； 3、建筑物位移、沉降、變形及處理。
（三）主體工程 1、主體設計模型； 2、鋼筋結構、管線(xiàn)等主要隱蔽工程施工情況； 3、砌體、砼灌注、屋面工程； 4、主體結構布局、大型構件安裝等現場(chǎng)； 5、防水、保溫、防腐工程的工藝現場(chǎng)； 6、采用新材料、新技術(shù)、新工藝等施工情況； 7、質(zhì)量事故及處理情況。 （四）竣工后新貌 1、工程整體外觀(guān)和立面狀況； 2、消防等主要設施情況等。
（五）其它方面 1、工程總體規劃、設計方案圖 2、開(kāi)工、竣工儀式； 3、施工建設中的重要活動(dòng)、重大事件； 4、工程質(zhì)量檢查驗收情況； 5、竣工驗收情況。 其中：開(kāi)工前原貌、基礎處理、隱蔽工程、砼灌注、屋面、質(zhì)量事故、竣工后新貌為聲像檔案資料歸檔的必備內容。
三、聲像檔案資料的歸檔要求 1、總體要求 移交歸檔的聲像檔案資料，應當真實(shí)全面地反映工程面貌和建設情況，必備內容應當齊全；要按有關(guān)要求整理立卷，制成光盤(pán)，并填寫(xiě)聲像檔案著(zhù)錄卡。 2、照片檔案資料歸檔要求 （1）照片應當主題明確，畫(huà)面清晰完整，色彩還原準確，被攝主體不能有明顯失真變形現象； （2）照片應一律洗印成6寸的彩色照片； （3）數碼照片應當盡量使用不低于400萬(wàn)像素的數碼相機拍攝； （4）照片整理時(shí)，應注明拍攝內容、時(shí)間、地點(diǎn)、人物等； （5）照片的數量視工程項目而定，一般不少于30張。
3、錄像檔案資料歸檔要求 （1）錄像檔案資料應當使用DV攝像機或比DV攝像機拍攝效果更好的機器拍攝； （2）錄像檔案資料應當主題明確，圖像穩定、畫(huà)面清晰，色彩真實(shí)； （3）錄像帶應當材質(zhì)完好，沒(méi)有變形、斷裂、發(fā)霉及磁粉脫落現象； （4）錄像檔案資料片長(cháng)一般不少于30分鐘，并配有相應的文字說(shuō)明； （5）專(zhuān)題錄像片應當結構完整，片長(cháng)一般為5-10分鐘，并附有解說(shuō)詞稿。 4、錄音檔案資料歸檔要求 （1）錄音檔案資料應當內容完整，聲音清楚，材質(zhì)完好； （2）每盒錄音帶應當配有錄音文字整理材料，注明內容、時(shí)間、地點(diǎn)、人物。
5、聲像檔案的編制、整理由建設單位指定專(zhuān)人負責，依照工程聲像檔案的編制要求，根據工程進(jìn)度和階段進(jìn)行編制，在編制過(guò)程中，及時(shí)與城建檔案館聯(lián)系，接受城建檔案館的業(yè)務(wù)指導。 四、建設工程聲像檔案歸檔程序及有關(guān)事項 1、建設工程聲像檔案是建設工程竣工檔案的重要組成部分，應與建設工程檔案一道進(jìn)行監督管理和備案。
工程建設單位應當對建設項目全過(guò)程形成的聲像檔案進(jìn)行收集和歸檔，在工程竣工驗收前，一并和其它載體形式的工程檔案報送市城建檔案館進(jìn)行提前預驗收；驗收合格后，由城建檔案館出具《建設工程檔案預驗收意見(jiàn)書(shū)》，方可辦理工程竣工備案等手續。不報送聲像檔案的，市城建檔案館不予驗收竣工工程檔案。
2.建設工程竣工驗收合格后三個(gè)月內，建設單位應當向城建檔案館報送包括聲像檔案在內的一套完整的竣工檔案。
4.人事檔案如何歸檔
八個(gè)要點(diǎn)：1.抓思想認識；2.抓制度建設；3.抓收集歸檔；4.抓整理裝訂；5.抓基礎設施建設；6.抓信息現代化管理；7.抓優(yōu)質(zhì)服務(wù)；8.抓資源挖掘. 一份范本： 一、檔案調入須知： 1、存檔條件： 1）各類(lèi)企事業(yè)單位的具有中專(zhuān)以上學(xué)歷的在職專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員、合同制工人和管理人員。
2）經(jīng)有關(guān)部門(mén)批準接受派遣到不同所有制形式的企事業(yè)單位的大中專(zhuān)應屆畢業(yè)生。 3）轉業(yè)或復員到地方單位、企業(yè)或要求自謀職業(yè)的軍隊轉業(yè)干部或復員軍人。
4）存檔年齡：男50歲以下，女在45歲以下。 5）單位人事代理存檔人員條件可放寬。
2、存檔程序： 1）、本人持身份證來(lái)中心簽訂《個(gè)人委托人事代理協(xié)議書(shū)》、開(kāi)具調令。存檔管理費20元/人/月 2）、憑調函回原檔案所在單位調轉檔案及行政、工資關(guān)系。
二、檔案調出須知 本人持身份證、存檔憑證、調令（調令必須上是經(jīng)組織部門(mén)批準有人事檔案管理權限單位開(kāi)具的）來(lái)辦理。（如系委托辦理必須持有委托書(shū)，經(jīng)辦人須持身份證）辦理調動(dòng)手續前須結清存檔費，存檔費須交至提擋當月。
1、單位委托存檔須出具委托單位的同意調出函。 2、調往外省市需提交外省市地、市級以上人事局出具的調令（戶(hù)口遷到外省市），如戶(hù)口不遷到外地，人事檔案關(guān)系調往外地時(shí)需地或縣級以上政府人事部門(mén)所屬人才機構出具的調令。
3、若黨組織關(guān)系、社會(huì )保險關(guān)系在人才中心的也須隨檔案一同轉出。 4、在調出之日還有剩余存檔費并符合合同約定的退費條件，請持原始收據和存檔憑證辦理退費。
三、集體存檔轉個(gè)人存檔手續 存檔人員持： 1、身份證、單位同意調出函（注明單位交費時(shí)間段）； 2、簽訂新的存檔合同。
