打接電話(huà)的(接聽(tīng)電話(huà)需要注意的事項是什么?)
1.接聽(tīng)電話(huà)需要注意的事項是什么?
接聽(tīng)電話(huà)的禮儀（一）——話(huà)語(yǔ)要簡(jiǎn)潔、準備要充分電話(huà)鈴聲一響，我們就應該拿起話(huà)筒，先致問(wèn)好，緊接著(zhù)自報家門(mén)，比如，可以這樣說(shuō)：“您好！這里是XX公司XX部。
有什么需要我幫助的嗎！”對打進(jìn)來(lái)的電話(huà)，我們必須盡快地接聽(tīng)。時(shí)間過(guò)長(cháng)，不僅讓對方感到我們傲慢與失禮，而且影響正在工作的同事。
要注意培養自己的聽(tīng)辨能力，對常有業(yè)務(wù)聯(lián)系的電話(huà)，一拿話(huà)筒便能立即呼出對方的姓名，有效地縮短我們與客戶(hù)之間的隔閡與距離，始終掌握交談的主動(dòng)權。如果我們打出電話(huà)，對方一摘筒，應馬上報出自己的姓名，然后簡(jiǎn)單扼要地告知對方我們想找誰(shuí)、辦什么事。
在電話(huà)交談時(shí)，應使用文明禮貌語(yǔ)言，應充分征求接聽(tīng)者的意愿，讓對方愉快地為我們服務(wù)。交談完畢后，應向對方表示謝意，切不可立即擱下話(huà)筒。
對于對方的服務(wù)，應表示真誠的贊美。在接聽(tīng)電話(huà)時(shí)，若對方提供的情況非常重要，應準備好紙和筆，同時(shí)對著(zhù)話(huà)筒重復對方的話(huà)，并迅速地記錄。
打長(cháng)途電話(huà)，尤應如此。必要時(shí)，還應在打電話(huà)之前，把要說(shuō)的內容列出提綱，以免交談時(shí)遺漏。
較好的辦法是，將通話(huà)的內容預先寫(xiě)在備忘錄上，這樣還可供以后查閱。一個(gè)善于使用電話(huà)的辦公人員，常常有一個(gè)為工作準備的電話(huà)號碼簿。
將常用的人名與電話(huà)號碼記下來(lái)，使用起來(lái)非常方便，可以節約辦公時(shí)間，提高工作效率。接聽(tīng)電話(huà)的禮儀（二）——態(tài)度要熱情、感覺(jué)要愉快接聽(tīng)電話(huà)時(shí)，聲調要顯得熱情愉快。
對方馬上就會(huì )對我們及我們的單位產(chǎn)生良好的印象。美國電話(huà)電報公司，將全部接線(xiàn)員換成女性。
女性那悅耳動(dòng)聽(tīng)的聲音，會(huì )給所有的客戶(hù)產(chǎn)生良好的印象。即使你發(fā)不出動(dòng)聽(tīng)、悅耳的聲音，也應做到口齒清晰、語(yǔ)調平穩。
打、接電話(huà)時(shí)不能叼著(zhù)香煙、嚼著(zhù)檳榔或口香糖；說(shuō)話(huà)時(shí)，聲音不宜過(guò)大，應用普通話(huà)對話(huà)，吐詞力求清晰，以保證對方聽(tīng)明白，應采用自然發(fā)聲，不必故意做出嗲聲嗲氣的假嗓子。聽(tīng)電話(huà)的禮儀（三）——聽(tīng)話(huà)要認真，反應要積極接聽(tīng)電話(huà)時(shí)，應注意使嘴和話(huà)筒保持四厘米左右的距離，要把耳朵貼近話(huà)筒，仔細地傾聽(tīng)對方的講話(huà)。
為了表示在專(zhuān)心聆聽(tīng)電話(huà)，并且已經(jīng)理解，我們要適時(shí)恰當地稱(chēng)“對”道“是”，給對方以積極的反應。最后，應該讓對方自己結束電話(huà)，然后輕輕把話(huà)筒放好。
有許多同志在電話(huà)結束時(shí)，常把話(huà)筒“啪——”地一下扔回原處。這種做法，是極不禮貌的行為，會(huì )讓對方產(chǎn)生極不愉快的想法。
接聽(tīng)電話(huà)的禮儀（四）——傳接電話(huà)時(shí)，態(tài)度要友善秘書(shū)或辦公室人員常常要遵照上級的指示，傳接各種電話(huà)。進(jìn)行此項工作，特別要講究禮儀，注意禮貌。
應以平穩友善的聲音說(shuō)：“我能否告訴我們的經(jīng)理，是誰(shuí)打給他的電話(huà)？”對方一定會(huì )把姓名及打電話(huà)的事由告訴我們。如果有人打電話(huà)約見(jiàn)上司，應該善意地提出想了解他約見(jiàn)上司的目的及理由。
如果有些電話(huà)必須由上司來(lái)接，而上司又恰好不在，應做好備忘錄，放在他的辦公桌上。接聽(tīng)電話(huà)的禮儀（五）——電話(huà)談生意，待客要誠實(shí)通過(guò)電話(huà)洽談生意的人，往往是有很強時(shí)間觀(guān)念的人。
因此，我們在接到此類(lèi)電話(huà)時(shí)，必須珍惜每分每秒的交談效果。首先，人們應該把握選詞用句關(guān)，做好緊扣中心，簡(jiǎn)明扼要。
其次，應把握交談的速度與節奏，做到吐詞清晰，發(fā)音平穩，讓對方聽(tīng)得清楚。如果要使對方明白你已經(jīng)懂得他所講的，最好做成備忘錄，把記錄向對方重述一遍，請對方確認。
運用電話(huà)交談生意，千萬(wàn)不能信口承諾。如遇到不屬于自己直轄權限內的事或自己還不太清楚的事，應向對方講明白，并建議對方找有關(guān)部門(mén)或以備忘錄形式提交給有關(guān)部門(mén)處理。
否則，會(huì )給公司造成不必要的損失，傷害公司與客戶(hù)之間的感情。下面就有這樣一個(gè)例子：“非常感謝您的電話(huà)訂購，明天中午我們的服務(wù)人員就會(huì )把您所需的商品送到府上……”宋明把客戶(hù)電話(huà)訂購商品的名稱(chēng)、規格、型號的條子轉交給營(yíng)業(yè)部。
“宋明，這個(gè)型號的產(chǎn)品，現在缺貨，最快要下一個(gè)禮拜才有… ”這樣信口承諾就造成了工作的被動(dòng)。接到和自己業(yè)務(wù)毫不相關(guān)而又必須當場(chǎng)給予答復的電話(huà)，則更不能根據自己推測，作出承諾，應把自己的業(yè)務(wù)情況如實(shí)向對方說(shuō)清楚，并根據對方的要求和實(shí)際可能，予以積極的建議。
接聽(tīng)電話(huà)的禮儀（六）——交轉要明確，傳言要誠懇接到外來(lái)電話(huà)時(shí)，不管找誰(shuí)，我們一定要注意交轉電話(huà)禮儀。例如：“……您找高主任嗎？請稍等一下……。”
“對不起，高主任外出未歸……。”這是常聽(tīng)到的電話(huà)對話(huà)。
不管高主任是否在，聽(tīng)電話(huà)的一方總會(huì )感到“該不會(huì )是他想回避我吧？”因為彼此只能根據聲音來(lái)揣測彼此的“實(shí)況”，所以，找人的電話(huà)若處理不當，很有可能造成不必要的誤會(huì )。“……海濤公司的余進(jìn)先生，您要找高主任嗎？……對不起，高主任現在外出未歸……”接到找人電話(huà)時(shí)，首先應確認對方的身份，然后提高聲音把對方的身份以及他所要找的人的職位姓名，向被找的人復誦出來(lái)，看看被找的人有什么反應，再向打電話(huà)的人做出回答。
這樣，即使“高主任”不想接聽(tīng)此人電話(huà)，接電話(huà)的人也可以從容不迫地作出回答，而且也不會(huì )引起對方的猜疑。在接聽(tīng)電話(huà)時(shí)，常常會(huì )接到要求傳話(huà)的電。
2.接聽(tīng)電話(huà)應該注意些什么?
接聽(tīng)電話(huà)的禮儀（一） ——話(huà)語(yǔ)要簡(jiǎn)潔、準備要充分 電話(huà)鈴聲一響，我們就應該拿起話(huà)筒，先致問(wèn)好，緊接著(zhù)自報家門(mén)，比如，可以這樣說(shuō)：“您好！這里是XX公司XX部。
有什么需要我幫助的嗎！”對打進(jìn)來(lái)的電話(huà)，我們必須盡快地接聽(tīng)。時(shí)間過(guò)長(cháng)，不僅讓對方感到我們傲慢與失禮，而且影響正在工作的同事。
要注意培養自己的聽(tīng)辨能力，對常有業(yè)務(wù)聯(lián)系的電話(huà)，一拿話(huà)筒便能立即呼出對方的姓名，有效地縮短我們與客戶(hù)之間的隔閡與距離，始終掌握交談的主動(dòng)權。 如果我們打出電話(huà)，對方一摘筒，應馬上報出自己的姓名，然后簡(jiǎn)單扼要地告知對方我們想找誰(shuí)、辦什么事。
在電話(huà)交談時(shí)，應使用文明禮貌語(yǔ)言，應充分征求接聽(tīng)者的意愿，讓對方愉快地為我們服務(wù)。交談完畢后，應向對方表示謝意，切不可立即擱下話(huà)筒。
對于對方的服務(wù)，應表示真誠的贊美。 在接聽(tīng)電話(huà)時(shí)，若對方提供的情況非常重要，應準備好紙和筆，同時(shí)對著(zhù)話(huà)筒重復對方的話(huà)，并迅速地記錄。
打長(cháng)途電話(huà)，尤應如此。必要時(shí)，還應在打電話(huà)之前，把要說(shuō)的內容列出提綱，以免交談時(shí)遺漏。
較好的辦法是，將通話(huà)的內容預先寫(xiě)在備忘錄上，這樣還可供以后查閱。 一個(gè)善于使用電話(huà)的辦公人員，常常有一個(gè)為工作準備的電話(huà)號碼簿。
將常用的人名與電話(huà)號碼記下來(lái)，使用起來(lái)非常方便，可以節約辦公時(shí)間，提高工作效率。 接聽(tīng)電話(huà)的禮儀（二） ——態(tài)度要熱情、感覺(jué)要愉快 接聽(tīng)電話(huà)時(shí)，聲調要顯得熱情愉快。
對方馬上就會(huì )對我們及我們的單位產(chǎn)生良好的印象。美國電話(huà)電報公司，將全部接線(xiàn)員換成女性。
女性那悅耳動(dòng)聽(tīng)的聲音，會(huì )給所有的客戶(hù)產(chǎn)生良好的印象。即使你發(fā)不出動(dòng)聽(tīng)、悅耳的聲音，也應做到口齒清晰、語(yǔ)調平穩。
打、接電話(huà)時(shí)不能叼著(zhù)香煙、嚼著(zhù)檳榔或口香糖；說(shuō)話(huà)時(shí)，聲音不宜過(guò)大，應用普通話(huà)對話(huà)，吐詞力求清晰，以保證對方聽(tīng)明白，應采用自然發(fā)聲，不必故意做出嗲聲嗲氣的假嗓子。 聽(tīng)電話(huà)的禮儀（三） ——聽(tīng)話(huà)要認真，反應要積極 接聽(tīng)電話(huà)時(shí)，應注意使嘴和話(huà)筒保持四厘米左右的距離，要把耳朵貼近話(huà)筒，仔細地傾聽(tīng)對方的講話(huà)。
為了表示在專(zhuān)心聆聽(tīng)電話(huà)，并且已經(jīng)理解，我們要適時(shí)恰當地稱(chēng)“對”道“是”，給對方以積極的反應。最后，應該讓對方自己結束電話(huà)，然后輕輕把話(huà)筒放好。
有許多同志在電話(huà)結束時(shí)，常把話(huà)筒“啪——”地一下扔回原處。這種做法，是極不禮貌的行為，會(huì )讓對方產(chǎn)生極不愉快的想法。
接聽(tīng)電話(huà)的禮儀（四） ——傳接電話(huà)時(shí)，態(tài)度要友善 秘書(shū)或辦公室人員常常要遵照上級的指示，傳接各種電話(huà)。進(jìn)行此項工作，特別要講究禮儀，注意禮貌。
應以平穩友善的聲音說(shuō)：“我能否告訴我們的經(jīng)理，是誰(shuí)打給他的電話(huà)？”對方一定會(huì )把姓名及打電話(huà)的事由告訴我們。如果有人打電話(huà)約見(jiàn)上司，應該善意地提出想了解他約見(jiàn)上司的目的及理由。
如果有些電話(huà)必須由上司來(lái)接，而上司又恰好不在，應做好備忘錄，放在他的辦公桌上。 接聽(tīng)電話(huà)的禮儀（五） ——電話(huà)談生意，待客要誠實(shí) 通過(guò)電話(huà)洽談生意的人，往往是有很強時(shí)間觀(guān)念的人。
因此，我們在接到此類(lèi)電話(huà)時(shí)，必須珍惜每分每秒的交談效果。 首先，人們應該把握選詞用句關(guān)，做好緊扣中心，簡(jiǎn)明扼要。
其次，應把握交談的速度與節奏，做到吐詞清晰，發(fā)音平穩，讓對方聽(tīng)得清楚。如果要使對方明白你已經(jīng)懂得他所講的，最好做成備忘錄，把記錄向對方重述一遍，請對方確認。
運用電話(huà)交談生意，千萬(wàn)不能信口承諾。 如遇到不屬于自己直轄權限內的事或自己還不太清楚的事，應向對方講明白，并建議對方找有關(guān)部門(mén)或以備忘錄形式提交給有關(guān)部門(mén)處理。
否則，會(huì )給公司造成不必要的損失，傷害公司與客戶(hù)之間的感情。下面就有這樣一個(gè)例子： “非常感謝您的電話(huà)訂購，明天中午我們的服務(wù)人員就會(huì )把您所需的商品送到府上……” 宋明把客戶(hù)電話(huà)訂購商品的名稱(chēng)、規格、型號的條子轉交給營(yíng)業(yè)部。
“宋明，這個(gè)型號的產(chǎn)品，現在缺貨，最快要下一個(gè)禮拜才有… ” 這樣信口承諾就造成了工作的被動(dòng)。 接到和自己業(yè)務(wù)毫不相關(guān)而又必須當場(chǎng)給予答復的電話(huà)，則更不能根據自己推測，作出承諾，應把自己的業(yè)務(wù)情況如實(shí)向對方說(shuō)清楚，并根據對方的要求和實(shí)際可能，予以積極的建議。
接聽(tīng)電話(huà)的禮儀（六） ——交轉要明確，傳言要誠懇 接到外來(lái)電話(huà)時(shí)，不管找誰(shuí)，我們一定要注意交轉電話(huà)禮儀。例如： “……您找高主任嗎？請稍等一下……。
” “對不起，高主任外出未歸……。” 這是常聽(tīng)到的電話(huà)對話(huà)。
不管高主任是否在，聽(tīng)電話(huà)的一方總會(huì )感到“該不會(huì )是他想回避我吧？”因為彼此只能根據聲音來(lái)揣測彼此的“實(shí)況”，所以，找人的電話(huà)若處理不當，很有可能造成不必要的誤會(huì )。 “……海濤公司的余進(jìn)先生，您要找高主任嗎？……對不起，高主任現在外出未歸……” 接到找人電話(huà)時(shí)，首先應確認對方的身份，然后提高聲音把對方的身份以及他所要找的人的職位姓名，向被找的人復誦出來(lái)，看看被找的人有什么反應，再向打電話(huà)的人做出回答。
這樣，即使“高主任”不想接聽(tīng)此人電話(huà)，接電話(huà)的人也可以從容不迫地作出回答，而且也不會(huì )引起對方的猜疑。 在接聽(tīng)電話(huà)時(shí)，常。
3.打電話(huà)的注意事項有哪些?
M:Hello, Human Resources Department, this is Mary。
C:Hi Mary。 How would you like to go to lunch at the new Italian restaurant in our building？ 我有一張優(yōu)惠券，買(mǎi)一送一。
Sounds good? M:Excuse me。 Who's this? C：是我呀！陳豪！你連我的聲音都聽(tīng)不出來(lái)呀？ M：噢，是你呀！陳豪，You really should identify yourself every time you call someone。
C：嗨，都是熟人還要報自己的名字？ M:Not every one has the ability to recognize voices。 Sometimes, there is background noise or a bad connection。
而且有的人的聲音聽(tīng)起來(lái)很像的。 C:That's right。
我有個(gè)朋友，他兒子的聲音跟他的非常像。每次我朋友接電話(huà)時(shí)，我都以為是他的兒子，所以我就問(wèn)：你爸爸在家嗎？ M:How did your friend react? C：開(kāi)始他有點(diǎn)生氣地說(shuō)：我就是他爸。
可有一次他回答說(shuō)：我爸早死了。 M:It would not have happened if you identify yourself first。
(Telephone rings。
) Hello, this is Mary。
C:Hi Mary。 早上我看你有電話(huà)，所以就走了。
M:You did the right thing。 美國人打電話(huà)時(shí)一般不喜歡別人站在一旁聽(tīng)。
C：不過(guò)我還有個(gè)問(wèn)題要問(wèn)你。 M:What is it? C：我有一次打電話(huà)給一個(gè)很重要的客戶(hù)，他的秘書(shū)接的電話(huà)。
那秘書(shū)就問(wèn)我："May I ask who is calling？" 等我告訴她我的名字后，她又說(shuō)："I'm sorry。 Mr。
Moore is in a meeting。" 你說(shuō)他是真的在開(kāi)會(huì )，還是不想跟我說(shuō)話(huà)？ M：這我可不知道。
但是要是你先報了名字，接電話(huà)的人說(shuō)某某人不在，你就不會(huì )有這種疑問(wèn)了。 C： 那倒也是。
Mary, is there any time when I wouldn't need to say who I am? M:Well。
If you call your girlfriend three or five times a day, I don't think you need to identify yourself。
你可以說(shuō)："Hi honey。
", or "Hi sweetheart。
" C：你開(kāi)什么玩笑呀！ I don't even have a girlfriend。 我連女朋友還沒(méi)有吶！ M:Yes, I WAS kidding。
因為在商業(yè)場(chǎng)合是不可能，也不允許這樣說(shuō)的。 C:Mary， 請你把我們談到的電話(huà)禮節總結一下吧！ M:It's simple: always identify yourself when you call someone; step away when someone is on the phone; be aware that business phone calls should be formal and are different from private calls。
C:Thank you Mary!。
4.接電話(huà)有哪些注意事項?
1、接聽(tīng)電話(huà)時(shí)應使情緒調整穩定后用愉快的聲調交談； 2、接聽(tīng)電話(huà)不可聲音過(guò)大、離話(huà)筒太近會(huì )產(chǎn)生過(guò)重氣流聲； 3、與工作無(wú)關(guān)的來(lái)電應盡快結束通話(huà)，或告知對方另約時(shí)間通電話(huà)； 4、正與客人交談時(shí)接來(lái)電，應先向客人致歉并盡快結束通話(huà)； 5、接聽(tīng)客戶(hù)的投訴和抱怨電話(huà)切忌不可爭辨和隨意承諾，而應先致歉意然后通過(guò)相關(guān)手續解決問(wèn)題； 6、如果此時(shí)不便談話(huà)，應直言相告，表示稍候再回電話(huà)，并說(shuō)明回電話(huà)的準確時(shí)間，決不可失言； 7、切忌不可看人行事，只憑對方的身份和地位而決定接或者不接，這是很不恰當的行為。
5.接電話(huà)的三大禁忌和三大要領(lǐng)
一、接聽(tīng)電話(huà)的步驟：1、接聽(tīng)電話(huà)前： ⑴、準備筆和紙：如果大家沒(méi)有準備好筆和紙，那么當對方需要留言時(shí)，就不得不要求對方稍等一下，讓賓客在等待，這是很不禮貌的。
所以，在接聽(tīng)電話(huà)前。要準備好筆和紙。
⑵、停止一切不必要的動(dòng)作：不要讓對方感覺(jué)到你在處理一些與電話(huà)無(wú)關(guān)的事情，對方會(huì )感到你在分心，這也是不禮貌的表現。 ⑶、使用正確的姿勢：如果你姿勢不正確，不小心電話(huà)從你手中滑下來(lái)，或掉在地上，發(fā)出刺耳的聲音，也會(huì )令對方感到不滿(mǎn)意。
⑷、帶著(zhù)微笑迅速接起電話(huà)：讓對方也能在電話(huà)中感受到你的熱情。 2、接聽(tīng)電話(huà) ⑴、三聲之內接起電話(huà)：這是星級酒店接聽(tīng)電話(huà)的硬性要求。
此外，接聽(tīng)電話(huà)還要注意： ①、注意接聽(tīng)電話(huà)的語(yǔ)調，讓對方感覺(jué)到你是非常樂(lè )意幫助他的，在你的聲音當中能聽(tīng)出你是在微笑； ②、注意語(yǔ)調的速度； ③、注意接聽(tīng)電話(huà)的措辭，絕對不能用任何不禮貌的語(yǔ)言方式來(lái)使對方感到不受歡迎； ④、注意雙方接聽(tīng)電話(huà)的環(huán)境； ⑤、注意當電話(huà)線(xiàn)路發(fā)生故障時(shí)，必須向對方確認原因； ⑥、注意打電話(huà)雙方的態(tài)度。 ⑦、當聽(tīng)到對方的談話(huà)很長(cháng)時(shí)，也必須有所反映，如使用“是的、好的”等來(lái)表示你在聽(tīng)。
⑵、主動(dòng)問(wèn)候，報部門(mén)介紹自己； ⑶、如果想知道對方是誰(shuí)，不要唐突的問(wèn)“你是誰(shuí)”，可以說(shuō)“請問(wèn)您哪位”或者可以禮貌的問(wèn)，“對不起，可以知道應如何稱(chēng)呼您嗎？”； ⑷、須擱置電話(huà)時(shí)或讓賓客等待時(shí)；應給予說(shuō)明，并至歉。每過(guò)20秒留意一下對方，向對方了解是否愿意等下去。
⑸、轉接電話(huà)要迅速：每一位員工都必須學(xué)會(huì )自行解決電話(huà)問(wèn)題，如果自己解決不了再轉接正確的分機上，并要讓對方知道電話(huà)是轉給誰(shuí)的。 ⑹、對方需要幫助，大家要盡力而為：作為酒店的員工應盡力去幫助賓客，對于每一個(gè)電話(huà)都能做到以下事情①、問(wèn)候②、道歉③、留言④、轉告⑤、馬上幫忙⑥、轉接電話(huà)⑦、直接回答⑧、回電話(huà) ⑺、感謝對方來(lái)電，并禮貌地結束電話(huà)：在電話(huà)結束時(shí)，應用積極的態(tài)度，同時(shí)要使用對方的名字來(lái)感謝對方。
⑻、要經(jīng)常稱(chēng)呼對方的名字，這樣表示對對方尊重。二、留言五要素致：即給誰(shuí)的留言 發(fā)自：誰(shuí)想要留言 日期：最好也包括具體時(shí)間 記錄者簽名：有助于尋找線(xiàn)索，或弄清不明白的地方內容 三、接電話(huà)的禮儀1、電話(huà)鈴一響，應盡快去接，最好不要讓鈴聲響過(guò)五遍。
拿起電話(huà)應先自報家門(mén)，“您好，這里是xx公司xx部”；詢(xún)問(wèn)時(shí)應注意在適當的時(shí)候，根據對方的反應再委婉詢(xún)問(wèn)。一定不能用很生硬的口氣說(shuō)：“他不在”、“打錯了”、“沒(méi)這人”、“不知道”等語(yǔ)言。
電話(huà)用語(yǔ)應文明、禮貌，態(tài)度應熱情、謙和、誠懇，語(yǔ)調應平和、音量要適中。 2、接電話(huà)時(shí)，對對方的談話(huà)可作必要的重復，重要的內容應簡(jiǎn)明扼要的記錄下來(lái)，如時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)系事宜、需解決的問(wèn)題等。
3、電話(huà)交談完畢時(shí)，應盡量讓對方結束對話(huà)，若確需自己來(lái)結束，應解釋、致歉。通話(huà)完畢后，應等對方放下話(huà)筒后，再輕輕地放下電話(huà)，以示尊重。
四、打電話(huà)的一些簡(jiǎn)單技巧1、如果接到的電話(huà)是找你的上級時(shí)，不要直接回答在還是不在，要詢(xún)問(wèn)清楚對方的姓名和大概意圖，然后說(shuō)幫您找一下。將所了解的情況告訴你的上級，由他判斷是否接電話(huà)。
2、打電話(huà)時(shí)，列出要點(diǎn)，避免浪費時(shí)間。 3、在打電話(huà)之前，要準備好筆和紙，不要吃東西、喝水或抽煙，要保持正確的姿勢。
4、如果你找的人不在，可以問(wèn)一下對方什么時(shí)間可以再打電話(huà)或請其回電話(huà)，同時(shí)，要將自己的電話(huà)號碼和回電時(shí)間告訴對方。 5、在給其他部門(mén)打電話(huà)時(shí)，要先報部門(mén)和姓名，這樣可以避免對方因為詢(xún)問(wèn)你的情況而浪費時(shí)間。
6、通話(huà)完畢時(shí)應道“再見(jiàn)”，然后輕輕放下電話(huà)。 7、選擇適當的時(shí)間。
一般的公務(wù)電話(huà)最好避開(kāi)臨近下班的時(shí)間，因為這時(shí)打電話(huà)，對方往往急于下班，很可能得不到滿(mǎn)意的答復。禮儀講師譚小芳認為，公務(wù)電話(huà)應盡量打到對方單位，若確有必要往對方家里打時(shí)，應注意避開(kāi)吃飯或睡覺(jué)時(shí)間。
五、使工作順利的電話(huà)術(shù)遲到、請假由自己打電話(huà)；外出辦事，隨時(shí)與單位聯(lián)系；外出辦事應告知去處及電話(huà)；延誤拜訪(fǎng)時(shí)間應事先與對方聯(lián)絡(luò )；用傳真機傳送文件后，以電話(huà)聯(lián)絡(luò )；同事家中電話(huà)不要輕易告訴別人；借用別家單位電話(huà)應注意一般借用別家單位電話(huà)，一般不要超過(guò)十分鐘。遇特殊情況，非得長(cháng)時(shí)間接打電話(huà)時(shí)，應先征求對方的同意和諒解。
6.辦公室接電話(huà)禮儀
1.左手持聽(tīng)筒、右手拿筆 大多數人習慣用右手拿起電話(huà)聽(tīng)筒，但是，在與客戶(hù)進(jìn)行電話(huà)溝通過(guò)程中往往需要做必要的文字記錄。
在寫(xiě)字的時(shí)候一般會(huì )將話(huà)筒夾在肩膀上面，這樣，電話(huà)很容易夾不住而掉下來(lái)發(fā)出刺耳的聲音，從而給客戶(hù)帶來(lái)不適。 為了消除這種不良現象，應提倡用左手拿聽(tīng)筒，右手寫(xiě)字或操縱電腦，這樣就可以輕松自如的達到與客戶(hù)溝通的目的。
2.電話(huà)鈴聲響過(guò)兩聲之后接聽(tīng)電話(huà) 在公司內部，很多員工由于擔心處理方式不妥當而得罪客戶(hù)，從而招致老板的責備，因此，很多人都把電話(huà)當作燙手的山芋，抱有能不接電話(huà)就盡量不接電話(huà)的情緒。實(shí)際上，跟客戶(hù)進(jìn)行電話(huà)溝通的過(guò)程也是對員工能力的鍛煉過(guò)程。
只要養成良好的接聽(tīng)習慣，接電話(huà)并不是一件困難的事情。通常，應該在電話(huà)鈴聲響過(guò)兩聲之后接聽(tīng)電話(huà)，如果電話(huà)鈴聲三響之后仍然無(wú)人接聽(tīng)，客戶(hù)往往會(huì )認為這個(gè)公司員工的精神狀態(tài)不佳。
3.報出公司或部門(mén)名稱(chēng) 在電話(huà)接通之后，接電話(huà)者應該先主動(dòng)向對方問(wèn)好，并立刻報出本公司或部門(mén)的名稱(chēng)，如：“您好，這里是某某公司……”。隨著(zhù)年齡的增長(cháng)，很多人的身價(jià)會(huì )越來(lái)越放不下來(lái)，拿起電話(huà)往往張口就問(wèn)：“喂，找誰(shuí)，干嘛……？”這是很不禮貌的，應該注意改正，彬彬有禮地向客戶(hù)問(wèn)好。
4.確定來(lái)電者身份姓氏 接下來(lái)還需要確定來(lái)電者的身份。電話(huà)是溝通的命脈，很多規模較大的公司的電話(huà)都是通過(guò)前臺轉接到內線(xiàn)的，如果接聽(tīng)者沒(méi)有問(wèn)清楚來(lái)電者的身份，在轉接過(guò)程中遇到問(wèn)詢(xún)時(shí)就難以回答清楚，從而浪費了寶貴的工作時(shí)間。
在確定來(lái)電者身份的過(guò)程中，尤其要注意給予對方親切隨和的問(wèn)候，避免對方不耐煩。 5.聽(tīng)清楚來(lái)電目的 了解清楚來(lái)電的目的，有利于對該電話(huà)采取合適的處理方式。
電話(huà)的接聽(tīng)者應該弄清楚以下一些問(wèn)題：本次來(lái)電的目的是什么？是否可以代為轉告？是否一定要指名者親自接聽(tīng)？是一般性的電話(huà)行銷(xiāo)還是電話(huà)來(lái)往？公司的每個(gè)員工都應該積極承擔責任，不要因為不是自己的電話(huà)就心不在焉。 6.注意聲音和表情 溝通過(guò)程中表現出來(lái)的禮貌最能體現一個(gè)人的基本素養，養成禮貌用語(yǔ)隨時(shí)掛在嘴邊的習慣，可以讓客戶(hù)感到輕松和舒適。
因此，接聽(tīng)電話(huà)時(shí)要注意聲音和表情。聲音好聽(tīng)，并且待人親切，會(huì )讓客戶(hù)產(chǎn)生親自來(lái)公司拜訪(fǎng)的沖動(dòng)。
不要在接聽(tīng)電話(huà)的過(guò)程中暴露出自己的不良心情，也不要因為自己的聲音而把公司的金字招牌踐踏在腳底下。 7.保持正確姿勢 接聽(tīng)電話(huà)過(guò)程中應該始終保持正確的姿勢。
一般情況下，當人的身體稍微下沉，丹田受到壓迫時(shí)容易導致丹田的聲音無(wú)法發(fā)出；大部分人講話(huà)所使用的是胸腔，這樣容易口干舌燥，如果運用丹田的聲音，不但可以使聲音具有磁性，而且不會(huì )傷害喉嚨。因此，保持端坐的姿勢，尤其不要趴在桌面邊緣，這樣可以使聲音自然、流暢和動(dòng)聽(tīng)。
此外，保持笑臉也能夠使客戶(hù)感受到你的愉悅。 8.復誦來(lái)電要點(diǎn) 電話(huà)接聽(tīng)完畢之前，不要忘記復誦一遍來(lái)電的要點(diǎn)，防止記錄錯誤或者偏差而帶來(lái)的誤會(huì )，使整個(gè)工作的效率更高。
例如，應該對會(huì )面時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)系電話(huà)、區域號碼等各方面的信息進(jìn)行核查校對，盡可能地避免錯誤。 9.最后道謝 最后的道謝也是基本的禮儀。
來(lái)者是客，以客為尊，千萬(wàn)不要因為電話(huà)客戶(hù)不直接面對而認為可以不用搭理他們。實(shí)際上，客戶(hù)是公司的衣食父母，公司的成長(cháng)和盈利的增加都與客戶(hù)的來(lái)往密切相關(guān)。
因此，公司員工對客戶(hù)應該心存感激，向他們道謝和祝福。 10.讓客戶(hù)先收線(xiàn) 不管是制造行業(yè)，還是服務(wù)行業(yè)，在打電話(huà)和接電話(huà)過(guò)程中都應該牢記讓客戶(hù)先收線(xiàn)。
因為一旦先掛上電話(huà)，對方一定會(huì )聽(tīng)到“喀嗒”的聲音，這會(huì )讓客戶(hù)感到很不舒服。因此，在電話(huà)即將結束時(shí)，應該禮貌地請客戶(hù)先收線(xiàn)，這時(shí)整個(gè)電話(huà)才算圓滿(mǎn)結束。
【案例】 以下為接聽(tīng)電話(huà)禮儀的事例：臺灣林宇女士打電話(huà)給時(shí)光公司的高琦先生洽談事務(wù)。 同仁：時(shí)光公司，您好！請問(wèn)您找誰(shuí)？ 林宇：請問(wèn)高琦在嗎？ 同仁：請問(wèn)您是哪里？ 林宇：我是臺灣林宇。
同仁：麻煩您稍等，我幫您轉接，看他在不在。 林宇：謝謝您！ 同仁：林小姐，很抱歉！高琦出去還沒(méi)回來(lái)呢！請問(wèn)您有什么事需要我轉告他。
林宇：麻煩您幫我轉告高琦，錄像帶的腳本我已經(jīng)Mail到他的郵箱中，請他回來(lái)看看有沒(méi)有需要修改的地方。 同仁：好的，我會(huì )轉告高琦您已經(jīng)把腳本SEND過(guò)來(lái)了。
林宇：謝謝您！ 同仁：不用客氣！ 林宇：再見(jiàn)。
