合同存檔管理(合同歸檔管理辦法)
1.合同歸檔管理辦法
去百度文庫，查看完整內容>
內容來(lái)自用戶(hù)：華美信息
合同歸檔管理制度
1.目的
為進(jìn)一步規范、加強公司各類(lèi)合同歸檔管理，避免遺失，便于查詢(xún)，統一歸檔，特制定本制度。
2.適用范圍
適用于公司各類(lèi)合同的管理。
3.職責
3.1行政人事部是本制度制定及監督的責任部門(mén)；
3.2各部門(mén)是本制度執行的責任部門(mén)。
4.合同分類(lèi)管理
合同分類(lèi)|管理部門(mén)|備注|
（客戶(hù)）商務(wù)類(lèi)|行政人事部|存檔文件為原件|
（供應商）商務(wù)類(lèi)|行政人事部|
技術(shù)類(lèi)|行政人事部|
（客戶(hù)）保密類(lèi)|行政人事|
質(zhì)量類(lèi)|行政人事部|
人事類(lèi)|行政人事部|
其他|行政人事部|
5.合同編號
6.5.1編號規則
HSNE—XXXX—X—XXXX
文件編號
企業(yè)代碼年份 流水號
5.2文件編號
SW|商務(wù)合同|ZL|質(zhì)量協(xié)議|
JS|技術(shù)協(xié)議|BM|保密協(xié)議|
QT|其它|
7.歸檔管理
8.6.1各部門(mén)指定專(zhuān)人進(jìn)行合同歸檔管理，各類(lèi)合同經(jīng)公司領(lǐng)導審批簽訂并履行完后，合同簽訂部門(mén)將原件送至保管部門(mén)進(jìn)行存檔保管，（如有多余件，合同簽訂部門(mén)自行保管一份）；
6.2原件保管部門(mén)收到合同原件后，對合同進(jìn)行掃描并將掃描件進(jìn)行電子檔歸檔管理，同時(shí)發(fā)一份給業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)；
6.3電子歸檔處理完后，對合同原件進(jìn)行紙檔分類(lèi)保存，并建立查詢(xún)目錄；
6.4市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部的各類(lèi)合同（非人事類(lèi)），由銷(xiāo)售管理科統一編號、保管，電子目錄發(fā)送文件歸檔部門(mén)備份。
2.簽訂保管合同應注意事項有哪些?愛(ài)問(wèn)
1、保管合同的成立。
保管合同為實(shí)踐合同，即保管合同僅有承諾生效，雙方意思表示一致，該合同仍不能成立，還須寄存人將保管物送保管人，保管合同方才成立。 2、保管憑證應記載的事項。
保管憑證是保管合同的一個(gè)重要證據，需注意以下事項： （1）若保管憑證僅為接受保管物憑證，則所記載事項較為簡(jiǎn)單，只需記明保管人及所收保管物的名稱(chēng)、數量等基本情況。 （2）若保管憑證即為保管合同，則簽訂保管合同應使用全國統一的保管合同文本，保管合同應盡量做到條款齊備、文字涵義清楚、責任明確。
3、保管人的限制。保管合同是以保管物品為目的的合同。
委托人將自己的物品交給保管人保管，只是把該物品的使用權交給保管人保管，該物的物權仍歸委托人，保管人只能按合同約定妥善管理的義務(wù)，并承擔保管期間的毀損、滅失責任。 保管人不得將保管物轉交第三人保管，但當事人另有約定的除外。
保管人違反該規定將保管物轉交第三人保管，對保管物造成損失的，應當承擔 損害賠償 責任。 4、保管費用。
訂立保管合同時(shí)應當明確保管費用，否則保管會(huì )是無(wú)償的義務(wù)行為。無(wú)償的保管行為除保管人能證明自己沒(méi)有重大過(guò)錯行為不承擔賠償責任外，其他情形也要承擔保管物的損害賠償責任，因此，在訂立保管合同時(shí)，應明確保管物應支付的費用。
5、保管合同的訴訟時(shí)效。 《民法通則》 第一百三十六條規定，寄存財物被丟失或者損毀的，訴訟時(shí)效期間為1年。
3.轉人事檔案手續能代辦嗎?五險一金是否也能一起代轉?如果想把檔案
人事檔案保存 1 。
單位委托保管人事檔案手續如何辦理？ （1） 委托單位營(yíng)業(yè)執照副本（復印件），加蓋公章； （2） 與我中心簽定《單位委托人事代理協(xié)議書(shū)》； （3） 提供委托存檔人員名單（名單需注明姓名及檔案原所在單位全稱(chēng)）。 2 。
流動(dòng)人員個(gè)人存放人事檔案具備哪些條件？ （1） 存檔人員的年齡：原則上男性50歲以?xún)龋?5歲以?xún)龋?（2） 原工作單位必須同意調出； （3） 檔案內容齊全 。 3 。
人事檔案的主要內容是什么？ （1） 不同階段的履歷表 （2） 派遣證、招工表或就業(yè)登記表 （3） 年度考核表 （4） 大中專(zhuān)畢業(yè)生轉正定級材料 （5） 專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)資格變動(dòng)材料 （6） 婚姻狀況變更材料 （7） 因公或因私出國（境）的記載材料 （8） 獎懲材料 （9） 黨、團材料 （10）工齡審定表 （11）與用人單位簽定的勞動(dòng)合同等 4 。 我中心為存檔人員提供那些服務(wù)項目？ （1） 為流動(dòng)人員辦理調檔、存檔手續； （2） 為流動(dòng)人員辦理轉存和調出手續； （3） 為申請因私出國（境）的存檔人員出具各種公證證明； （4） 負責為高校畢業(yè)生辦理一年見(jiàn)習期滿(mǎn)轉正定級手續； （5） 為專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員辦理評定專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)的申報工作； （6） 為存檔人員出具有關(guān)人事證明（邊境證明、婚姻狀況證明、考學(xué)證明、工齡證明等）； （7） 負責流動(dòng)人員檔案材料的收集、整理、歸檔、保存等。
5。 如何辦理存檔手續？ 流動(dòng)人員需持本人居民身份證來(lái)我中心開(kāi)具商調函，憑商調函回原單位辦理檔案轉移手續，待行政、工資關(guān)系轉來(lái)后，即可與我中心簽定存檔合同；京外人員需出具本人居民身份證、在京地區暫住證，在京單位聘用合同。
6。 如何辦理檔案和人事關(guān)系的轉出手續？ （1） 個(gè)人委托存檔人員要求調出時(shí)，需持接收單位人事部門(mén)的商調函或正式調函；集體委托存檔人員要求調出時(shí)，除接收單位接收函外，還要委托單位出具同意調出的證明； （2） 以上手續齊全。
我中心負責辦理檔案的密封和人事關(guān)系的轉出手續。 （3） 存檔人員在辦理完畢轉出手續后，與我中心簽定的存檔合同即終止，存檔人員須將存檔合同書(shū)及存檔卡退回我中心。
（4） 檔案和人事關(guān)系的轉出必須由存檔人員本人或接收單位人事部門(mén)憑單位介紹信辦理，不能委托他人代辦。 7.存檔人員注意事項 （1） 存檔人員交納檔案管理費、接受各種服務(wù)時(shí)須出示存檔憑證和本人身份證，存檔人員中重名的很多，以避免張冠李戴，給您造成不便； （2） 來(lái)中心辦事前應先來(lái)電話(huà)咨詢(xún)，弄清辦事程序及所需證件材料等，免得因跑冤枉路而浪費您的寶貴時(shí)間； （3） 存檔期間若您的工作單位發(fā)生變動(dòng)，應要求調出單位為您出具工作鑒定，并將鑒定材料交人才中心存檔，這能證明您的工作經(jīng)歷，對您今后工作、辦事很重要； （4） 存檔期間若聯(lián)系電話(huà)、通信地址發(fā)生變動(dòng)，請及時(shí)通知人才交流中心，以便有事能及時(shí)通知您，確保您的利益不受損害。
（5） 調出檔案前請要提前一個(gè)工作日電話(huà)通知我們，我們會(huì )提前為您整理好檔案，第二個(gè)工作日之后您可隨時(shí)取走檔案，減少您在人才交流中心等候的時(shí)間。 8.高校應屆畢業(yè)生管理 1。
對委托存檔單位接收的高校應屆畢業(yè)生，我中心提供哪些服務(wù)？ （1） 戶(hù)籍管理。 負責為戶(hù)口已落入我中心集體戶(hù)口的畢業(yè)生，按戶(hù)籍管理條件接受當地派出所的查詢(xún)、管理、服務(wù)。
（2） 檔案管理。負責辦理畢業(yè)生檔案的接收管理手續。
（3） 負責為畢業(yè)生辦理轉正定級手續。 （4） 負責為畢業(yè)生辦理初次專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)資格的認定工作。
（5） 負責為畢業(yè)生提供其它有關(guān)人事工作方面的服務(wù)。 2 。
在我中心存檔的高校應屆畢業(yè)生見(jiàn)習期滿(mǎn)后，如何辦理轉正定級手續？ 凡在我中心存檔的應屆高等院校畢業(yè)生，一年見(jiàn)習期后，可以在我中心申請辦理轉正定級手續，具體辦理程序： （1） 填寫(xiě)《高等院校畢業(yè)生見(jiàn)習期考核表》。 （2） 存檔人員從業(yè)單位填寫(xiě)考核意見(jiàn)，加蓋公章后，報中心審核辦理轉正定級手續。
4.合同的檔案管理
合同檔案管理制度是合同管理制度的組成部分，也是單位為維護自身的合法權益而采取的必要手段。通過(guò)對合同的檔案管理，可以保存與合同有關(guān)的相關(guān)證據材料，一旦發(fā)生糾紛，可以及時(shí)運用檔案記載的內容，依法維護單位的權益。
合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，合同檔案管理制度是合同管理制度的組成部分，也是單位為維護自身的合法權益而采取的必要手段。通過(guò)對合同的檔案管理，可以完整保存與合同相關(guān)的證據材料，如果有糾紛一旦發(fā)生，可以及時(shí)運用檔案記載的內容，依法維護單位的權益。
其主要內容包括：檔案的期限、檔案的管理部門(mén)、合同檔案的歸檔與借閱、檔案利用、檔案管理責任等。
為進(jìn)一步加強合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實(shí)現公司合同管理工作的規范化、制度化、科學(xué)化，特制定合同檔案管理制度。為進(jìn)一步加強合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實(shí)現公司合同管理工作的規范化、制度化、科學(xué)化，特制定本制度。
1、合同文檔管理可以以年代結合項目性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)編號。
2、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責任。
3、合同管理組要加強對合同檔案的統計工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單。
4、合同管理組應根據實(shí)際需要編制合同檔案檢索工具，以便有效地開(kāi)展合同文檔的查詢(xún)、利用工作。
5、各分公司、各部門(mén)員工可在合同檔案管理組查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經(jīng)分公司、部門(mén)
主管領(lǐng)導簽字同意后，方可在合同管理組辦理相關(guān)借閱手續，以影印件借出。合同原件無(wú)特殊情況不得外借。
6、合同文檔的保存條件：防火，防潮。
7、合同文檔必須專(zhuān)人負責管理。
5.檔案管理的注意事項包括那些
檔案管理應注意這幾方面：文件分類(lèi)、文件整理、標簽標明、特殊文件、鑰匙的保管。
1、文件分類(lèi) 公司檔案的文件管理，最忌諱的就是亂七八糟，所有的文件都放在一起，想查看某個(gè)文件時(shí)，需要從所有的文件中一個(gè)一個(gè)的翻找。所以公司文件的收放，第一件事就是進(jìn)行文件分類(lèi)。
2、文件整理 分好類(lèi)別的文件，不要一堆堆的散著(zhù)，日子久了又會(huì )成為一堆亂紙。各個(gè)公司都會(huì )有檔案袋，或者文件夾，按照文件的類(lèi)別，進(jìn)行逐一裝盒收納。
3、標簽標明 把文件逐一裝好之后， 記得一定要在各個(gè)檔案盒或文件夾上標明，注明此文件盒里裝的是哪類(lèi)的文件，包括共有幾份，都要做個(gè)簡(jiǎn)單說(shuō)明。 4、特殊文件 每個(gè)公司都會(huì )有特殊的一些文件，比如不能隨意被人翻看的，或者需要加密的，對于這些文件，一定要做到單獨保管，并做好單獨的標記，用于提醒自己，或者提醒他人。
需要注意的的是，這一類(lèi)文件，最好多加一把鎖。 5、鑰匙的保管 一般公司的檔案卷柜，都是由專(zhuān)門(mén)的人員進(jìn)行保管的，平日里的鑰匙要做到不離身，下班后的鑰匙，根據公司規定進(jìn)行上繳或者自己隨身佩戴，記住，上繳之后的責任不在自己身上，而隨身佩戴就表明自己一直承擔著(zhù)責任，所以，對于鑰匙的保管，一定要謹慎， 不要隨意交給他人。
