接待外商(外貿人如何做好接待外商的準備工作)
1.外貿人如何做好接待外商的準備工作
首先要了解外商公司的詳細情況，包括外商公司的股份結構，經(jīng)營(yíng)現狀，技術(shù)水平，近三年的資產(chǎn)負債數字…等。詳細了解外商的談判代表的具體情況，包括年齡，學(xué)歷，愛(ài)好，身體健康狀況，他在外商公司中的位置，他在經(jīng)商履歷中的業(yè)績(jì)，他對投資項目的興奮點(diǎn)。準備一位好的專(zhuān)業(yè)翻譯，一位水平高的翻譯將可以協(xié)助順利地完成談判，準確地表達雙方的真實(shí)表示并在適當時(shí)對回避或緩解雙方的交鋒將起到?jīng)Q定性的作用。透徹分析自己企業(yè)的現狀，近三年的資產(chǎn)負債數字，職工勞動(dòng)生產(chǎn)率，股東的組成成分。對自己公司準備參與合資的資產(chǎn)狀況做出準確的數量級分析。包括原投資股本金，折舊，固定資產(chǎn)增值，土地原值，土地增值，技術(shù)評估，無(wú)形資產(chǎn)的總值，等等。準備準確的文字資料在外商到達時(shí)提供給他們，文字資料要裝訂得盡可能精美。如果你公司已經(jīng)完成VI設計，則資料要完全按照VI設計規范。提前確定與外商談判的三個(gè)方案，最佳方案，折中方案和妥協(xié)方案。準備好為達到上述三個(gè)方案的策略和手段。要明確地讓外商清楚并理解，他們只有和你們合作，才能得到最大的投資效益。如果他們不和你們合作，他們將失去什么？損失什么？通過(guò)其它渠道向外商側面透露你們正在和第三方談判的可能，如有可能同時(shí)安排另一家外商進(jìn)行談判。準備關(guān)于技術(shù)、管理、公共關(guān)系等各方面的資料，試圖讓外商明白，如果你們不和他們合作，對他們來(lái)說(shuō)，將會(huì )樹(shù)立一個(gè)潛在的力量強大的未來(lái)的生意競爭對手。與外商協(xié)商確定談判的日程安排，對各個(gè)時(shí)間段的銜接要精確和細致，如在哪個(gè)酒樓吃飯，吃什么菜等等。一般的外商對午餐很隨便，一份盒飯也可以。和外商商量談判的費用負擔方案。不必客氣，外商習慣AA制，第一頓和最后一頓請他們足以，他們并不欣賞大吃二喝的場(chǎng)面，甚至產(chǎn)生反效果，他會(huì )認為如果和你們合作擔心將來(lái)你們太浪費，當然如果是華人，則另對待。
時(shí)間觀(guān)念一定要強調，對于雙方認可的時(shí)間表，必須準時(shí)到以分鐘計算。注意安排技術(shù)或其它的保密部門(mén)不讓外商接觸。不要流露出期待、渴求、急噪、或一味討好外商合作的情緒和行為，一切接待活動(dòng)做到有理、有力、有節、平等。準備參加談判代表的個(gè)人的服裝和儀表，外國人注重禮節，他會(huì )認為你穿著(zhù)整潔的服裝是對他的尊重。如果你使用的正是他所喜歡的法國某個(gè)牌子的香水，那一定會(huì )有助于談判成功。不必在外國人面前拘謹，把他們當作遠道而來(lái)的好朋友，談判以外的時(shí)間盡可以幽默和詼諧一番，英國人認為幽默是男人的最大魅力。準備好初次見(jiàn)面的小禮物，不必貴重，要有些紀念意義，最好是能讓他放到他的辦公室中或他的客廳中的小裝飾，讓他走后也可以經(jīng)常看到，自然可以經(jīng)常想起你來(lái)。還有是記得好好打扮一下：給客戶(hù)一個(gè)好感覺(jué)。
2.外貿人員如何接待國外客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)
那么如何做好接待外商的工作就需要業(yè)務(wù)人員仔細準備一下。
一、首先確認客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)的意向 當客戶(hù)提出要去拜訪(fǎng)貴公司時(shí)，請外貿人員務(wù)必從客戶(hù)那里知道他什么時(shí)候出發(fā)，要在這里呆多久，主要來(lái)訪(fǎng)目的等。其次外貿人員也要調整好自己的心態(tài)，有些人是第一次接待外商難免會(huì )害怕自己會(huì )錯，或者是無(wú)法正常交流。
其實(shí)也不比擔心，外商來(lái)訪(fǎng)無(wú)非是想更近一步了解你的公司和產(chǎn)品，所以你大可以用平常心對待。二、安排行程 確定了外商來(lái)訪(fǎng)時(shí)間，以及來(lái)訪(fǎng)目的后，業(yè)務(wù)員就要開(kāi)始安排外商的行程了，安排妥當之后發(fā)郵件給外商確認，在行程中最好明確寫(xiě)明外商來(lái)訪(fǎng)所要看到的產(chǎn)品，以及一些工業(yè)設備，倉庫等，實(shí)際到訪(fǎng)后腰嚴格按照行程安排上去履行。
三、了解自己所擁有的資料 外貿業(yè)務(wù)員必須了解自己公司的流程，技術(shù)參數等，這樣你才能很好地帶著(zhù)外商參觀(guān)，并且為他講解。四、了解客人信息 這一點(diǎn)主要是為了外貿人員在安排食宿等問(wèn)題上有所準備，要了解客人的年齡、學(xué)歷、愛(ài)好、職位還有他的宗教信仰，在國外大部分人都有信仰，而且不同宗教的某些忌諱是要避免的。
五、準備參觀(guān)的資料 讓工廠(chǎng)車(chē)間做好準備，自己也要準備好在參觀(guān)過(guò)程中所用到的工具，相關(guān)技術(shù)人員，技術(shù)指導等，還要準備好一個(gè)記事本，記下客人在參觀(guān)過(guò)程中所提到的尺寸、規格、要求等。這樣也方便下一步的談判。
六、接機和酒店安排 如果了解并確認了客戶(hù)的來(lái)訪(fǎng)時(shí)間，要提前預定好酒店，并準時(shí)到機場(chǎng)接機，讓客戶(hù)有種賓至如歸的感覺(jué)也會(huì )給你的公司形象加分。然后你可以問(wèn)客戶(hù)的行程安排，如果想馬上參觀(guān)貴公司那就直奔主題，如果客戶(hù)累了不要打擾客戶(hù)了。
七、談判 在所有的參觀(guān)結束后就是進(jìn)行談判了，這時(shí)候客戶(hù)會(huì )說(shuō)出他們的想法和意見(jiàn)，那么在此過(guò)程中就要發(fā)揮你的談判技巧，爭取讓客戶(hù)滿(mǎn)載而歸，當然你還要有利可圖。八、安排餐廳 一項和諧的生意談成之后就要安排客戶(hù)的吃飯問(wèn)題，要詢(xún)問(wèn)客戶(hù)所喜歡的東西，問(wèn)他們想去什么樣的餐廳就餐（在吃飯方面業(yè)務(wù)員一定要注意，不同國家有些餐桌禮儀不同，所以之前一定要了解客戶(hù)的國家、愛(ài)好、興趣、宗教等）九、送走客戶(hù)并收尾 各得其所后這單生意也算圓滿(mǎn)結束了，你可以再在訪(fǎng)問(wèn)結束后送給客人一些小禮物，禮物不需要太貴重，只代表心意。
如果客戶(hù)的行程還沒(méi)結束不著(zhù)急立刻回去，這時(shí)候你可以帶著(zhù)客戶(hù)區一些娛樂(lè )場(chǎng)所或是欣賞一下當地的風(fēng)景。然后結束后就直接送客人去機場(chǎng)，那么這樣就算完整的結束了。
在客戶(hù)回國后要及時(shí)聯(lián)系客戶(hù)表示問(wèn)候，再者就是希望此次訪(fǎng)問(wèn)能夠更好的促進(jìn)兩公司之間貿易了。
3.接待外商應做的準備工作是
1、外商來(lái)本地區（單位）參觀(guān)時(shí)，對本地區（單位）介紹應簡(jiǎn)明扼要、實(shí)事求是；內容要真實(shí)、材料要豐富、形式要活潑多樣，既不夸大成績(jì)，也不掩飾不足。
2、外商參觀(guān)工廠(chǎng)、學(xué)校不應停工、停課，工作和學(xué)習都要照常進(jìn)行。當客人主動(dòng)與我方人員握手、攀談時(shí)，可熱情地做相應表示。
3、外商參觀(guān)的單位不應自行懸掛標語(yǔ)、國旗和外國領(lǐng)袖像等，應聽(tīng)從接待單位的統一安排。
4、陪同參觀(guān)人員不宜過(guò)多，同時(shí)應做好保衛工作。指定陪同人員不應半途離去或不辭而別。
5、介紹情況應面向全體，注意避免冷落另一些客人。對方提出的問(wèn)題，應區別情況慎做簡(jiǎn)明答復，不要不懂裝懂，不要輕易表態(tài)，更不要隨意允諾送給客人禮品、產(chǎn)品，資料等，注意內外有別，遵守保密規定。
6、參觀(guān)時(shí)，不僅要照顧好主賓，還應照顧好其他客人，防止隊伍首尾不接。
7、我方陪同人員應利用有益于對外宣傳的事物，及時(shí)向客人介紹。
4.接待外商的準備工作有哪些
① 是負責外事工作的領(lǐng)導牽頭建立一個(gè)有專(zhuān)職陪同人員、專(zhuān)業(yè)對口業(yè)務(wù)人員、談判人員、翻譯、保衛和后勤等方面人員組成的接待班子。
②是將洽談的項目或技術(shù)資料、圖紙事先譯成中文，供有關(guān)人員事先消化并全面掌握。 ③是外商或外國經(jīng)濟專(zhuān)家來(lái)華或回國時(shí)，應安排職位相同的人迎送，并協(xié)助辦理有關(guān)手續。
抵達后應由負責人出面接見(jiàn)。來(lái)、去時(shí)，由接待單位負責宴請。
④是在安排好外商的食、宿、行、工作場(chǎng)所、文娛活動(dòng)的同時(shí)，還應搞好安全保衛、環(huán)境衛生等工作。 ⑤是涉外交往中，不要主動(dòng)贈送禮品。
外國經(jīng)濟專(zhuān)家在華期間結婚、過(guò)節、生日等，經(jīng)組織批準可以個(gè)人或集體的名義贈送適當的紀念品。 ⑥是有關(guān)人員應虛心向外國經(jīng)濟專(zhuān)家學(xué)習有關(guān)理論知識和管理經(jīng)驗，學(xué)習、消化有關(guān)技術(shù)、資料。
⑦是涉外人員應不斷學(xué)習有關(guān)文件、規定，增強政治責任感，提高接待工作水平。
5.秘書(shū)接待外商的準備工作有什么
接待來(lái)洽談業(yè)務(wù)或來(lái)本地區（單位）工作的外國經(jīng)濟專(zhuān)家，應作好下列準備工作： 1、由本地區（單位）負責外事工作的領(lǐng)導牽頭建立一個(gè)有專(zhuān)職陪同人員、專(zhuān)業(yè)對口業(yè)務(wù)人員、談判人員、翻譯、保衛和后勤等方面人員組成的接待班子。
2、將洽談的項目或技術(shù)資料、圖紙事先譯成中文，供有關(guān)人員事先消化并全面掌握。 3、外商或外國經(jīng)濟專(zhuān)家來(lái)華或回國時(shí)，應安排職位相同的人迎送，并協(xié)助辦理有關(guān)手續。
抵達后應由負責人出面接見(jiàn)。來(lái)、去時(shí)，由接待單位負責宴請。
4、在安排好外商或外國經(jīng)濟專(zhuān)家（包括家屬）的食、宿、行、工作場(chǎng)所、文娛活動(dòng)的同時(shí)，還應搞好安全保衛、環(huán)境衛生等工作。 5、涉外交往中，不要主動(dòng)贈送禮品。
外國經(jīng)濟專(zhuān)家在華期間結婚、過(guò)節、生日等，經(jīng)組織批準可以個(gè)人或集體的名義贈送適當的紀念品。為做好團結工作，我方人員可同外國經(jīng)濟專(zhuān)家正常往來(lái)，建立友誼。
6、有關(guān)人員應虛心向外國經(jīng)濟專(zhuān)家學(xué)習有關(guān)理論知識和管理經(jīng)驗，學(xué)習、消化有關(guān)技術(shù)、資料。 7、涉外人員應不斷學(xué)習有關(guān)文件、規定，增強政治責任感，提高接待工作水平。
6.怎么接待外國客戶(hù)
首先要相信自己的能力，再來(lái)就是要根據客戶(hù)來(lái)方的目的作相應的準備工作。
比如說(shuō)如果要談及合同、產(chǎn)品之類(lèi)的東西，你肯定要先把產(chǎn)品特性、型號、包裝之類(lèi)熟悉一下，不至于到時(shí)候昏頭。是你們公司的老客人還要了解下客戶(hù)資料，記下該客人的貿易習慣，這樣就有備無(wú)患。
接待外賓的時(shí)候要注意禮節，注意氣氛的打造，老外一般會(huì )比較熱情地同你交談，這時(shí)你要想法繼上去，自己也要主動(dòng)點(diǎn)去找些話(huà)題活躍下氣氛。 服裝：職業(yè)套裝會(huì )他們感覺(jué)到親近和隨意的。
如果年輕，顏色可以鮮一點(diǎn)。 應該了解一下當地的習俗，禁忌，注意文化上的差異，不要無(wú)意中冒犯了別人，這在交流溝通時(shí)是很重要的。
大的前提不可忘啊！ 接待外國客戶(hù)參觀(guān)的7點(diǎn)注意 1、外商來(lái)本地區（單位）參觀(guān)時(shí)，對本地區（單位）介紹應簡(jiǎn)明扼要、實(shí)事求是；內容要真實(shí)、材料要豐富、形式要活潑多樣，既不夸大成績(jì)，也不掩飾不足。 2、外商參觀(guān)工廠(chǎng)、學(xué)校不應停工、停課，工作和學(xué)習都要照常進(jìn)行。
當客人主動(dòng)與我方人員握手、攀談時(shí)，可熱情地做相應表示。 3、外商參觀(guān)的單位不應自行懸掛標語(yǔ)、國旗和外國領(lǐng)袖像等，應聽(tīng)從接待單位的統一安排。
4、陪同參觀(guān)人員不宜過(guò)多，同時(shí)應做好保衛工作。指定陪同人員不應半途離去或不辭而別。
5、介紹情況應面向全體，注意避免冷落另一些客人。對方提出的問(wèn)題，應區別情況慎做簡(jiǎn)明答復，不要不懂裝懂，不要輕易表態(tài)，更不要隨意允諾送給客人禮品、產(chǎn)品，資料等，注意內外有別，遵守保密規定。
6、參觀(guān)時(shí)，不僅要照顧好主賓，還應照顧好其它客人，防止隊伍首尾不接。 7、我方陪同人員應利用有益于對外宣傳的事物，及時(shí)向客人介紹。
