某公司管理調查報告
通過(guò)這兩天與公司高中層管理人員及各班組長(cháng)的初步交流及現場(chǎng)調查,XX公司的管理狀況初步調查結果如下:
一、公司基本情況簡(jiǎn)介
該公司是一勞動(dòng)密集型公司,生產(chǎn)人員較多,有180來(lái)人,大都為初高中水平的技工,年齡也大都在20歲左右。素質(zhì)不高,社會(huì )經(jīng)驗缺乏,甚至獨立生活能力也不強。生產(chǎn)經(jīng)理管理他們就象父母管理孩子一樣,生活、工作、學(xué)習,各個(gè)方面都需要細心照顧。但在編制上這卻只是一個(gè)部門(mén),這些工作全部需要由生產(chǎn)經(jīng)理來(lái)管理。導致生產(chǎn)經(jīng)理管理壓力很大,也很辛苦,管理效率卻不高。總的結果就是產(chǎn)量上不去、成本下不來(lái)。公司希望其平均人力成本在700元/人/月左右,而實(shí)際情況可能翻了一番。而生產(chǎn)能力卻達不到預期的要求。公司希望通過(guò)改進(jìn)生產(chǎn)流程、加強內部管理、調整考勤機制等措施來(lái)改變目前這種狀況。
二、主要問(wèn)題及初步建議
僅從公司生產(chǎn)流程的技術(shù)控制來(lái)看,流程是封閉和可控的,并沒(méi)有很明顯的大漏洞。但從整個(gè)體系來(lái)看,影響生產(chǎn)成本和管理效益的因素還是不少。從初步調查的情況來(lái)看,至少有以下幾個(gè)方面。
1、 受人員整體素質(zhì)和年齡限制,和主動(dòng)性不足,特別是班組長(cháng)的積極性和主動(dòng)性不高,導致員工管理困難,整體員工生產(chǎn)能力發(fā)揮不足。
解決方案建議:
a) 加強,提高員工,樹(shù)立正確質(zhì)量觀(guān):"質(zhì)量是生產(chǎn)出來(lái)的,不是檢驗出來(lái)的"
b) 建立建全各項規章管理制度(包括宿舍管理制度等),通過(guò)和管理人的行為。 c) 適當調整,降低一線(xiàn)工人工資水平(需要重新確定單位工資定價(jià)),相對提高班組長(cháng)的工資水平,并與一線(xiàn)工人的產(chǎn)量、質(zhì)量、管理績(jì)效掛鉤。達到整體工資水平下降,而關(guān)鍵崗位人員積極性提高的效果。有效發(fā)揮班組長(cháng)的作用。
d) 建立合理的機制,并嚴格執行。
e) 保持適當的員工(當然不是員工辭職,而是公司淘汰辭退),形成競爭壓力,優(yōu)化員工隊伍。
f) 與有關(guān)技校、職業(yè)培訓機構建立長(cháng)期合作關(guān)系,通過(guò)為他們提供實(shí)習場(chǎng)地和培訓,招收適量實(shí)習生(不用付工資),建立良好的勞動(dòng)力補充機制。
2、 設備陳舊,故障頻繁,導致生產(chǎn)效率受損
生產(chǎn)線(xiàn)上的設備有不少是服役了2-4年,配置低檔,零件老化嚴重,故障頻繁。幾乎是每天
有設備需要維護,每周有設備需要更換零件,每月有設備需要報廢。另外,當需要采購設備或材料時(shí),采購周期長(cháng),采購物資質(zhì)量不穩定,也造成部分誤工甚至數據報廢的。 方案建議:適當更換和升級關(guān)鍵設備,改進(jìn)流程,保證生產(chǎn)需要。
3、 流程不暢,造成流程堵塞和生產(chǎn)能力不得已閑置。
雖然生產(chǎn)流程本身設計是封閉和可控的,但大流程仍然不順。比如由于各種原因造成數據備份不及時(shí),就會(huì )因數據堵塞而影響后面工序的停工。又如質(zhì)量檢驗進(jìn)度跟不上,不能及時(shí)驗收時(shí),也會(huì )產(chǎn)生數據堵塞。
另外,資源采集不能保證時(shí),也會(huì )引起生產(chǎn)能力的閑置。
4、 材料流轉管理混亂。
材料倉庫管理混亂,存在分區隨意、堆放混亂、標示不明,甚至很多材料根本沒(méi)有標示等問(wèn)題。
在生產(chǎn)線(xiàn)上,材料的流轉應該按照先進(jìn)先出的原則安排制作,但因為流程執行不嚴,可能出現難做的材料分配不下去,導致同一批材料不能及時(shí)收回。
另一方面,其中一道工序必須將材料分拆開(kāi)才能進(jìn)行制作,一直到最后的工序。經(jīng)過(guò)多個(gè)工序后,這些材料本身容易損壞,造成最后重新組裝困難,從而影響歸還。
改進(jìn)方案建議:改進(jìn)流程,并加大執行力度。
5、 質(zhì)量標準不成熟、不明確,引起生產(chǎn)和質(zhì)量的磨擦和矛盾。
一方面,由于員工質(zhì)量意識不強,生產(chǎn)過(guò)程質(zhì)量管理不嚴,產(chǎn)品質(zhì)量依賴(lài)檢驗來(lái)保證,造成質(zhì)檢工作量增加。
另一方面,因為質(zhì)量控制標準本身的不成熟、不明確,執行依賴(lài)經(jīng)驗化,造成由人為控制和把握的因素很大。但由于質(zhì)檢人員的水平和經(jīng)驗不同,對標準的靈活性、控制尺度的把握無(wú)法保持一致,造成質(zhì)量控制與生產(chǎn)經(jīng)常出現磨擦和矛盾。生產(chǎn)人員無(wú)所適從。
另外,生產(chǎn)部門(mén)與質(zhì)量部門(mén)信息溝通不夠,出現生產(chǎn)按老標準執行,而檢驗按新標準執行的脫節問(wèn)題。
改進(jìn)方案建議:加強生產(chǎn)人員質(zhì)量意識,建立、建全并細化標準,理順信息溝通流程。
6、 其它
各崗位的人員配置比例是否合理?需要對歷史工作量等數據進(jìn)行分析之后才能確定。
生產(chǎn)場(chǎng)地管理混亂:有晚上在生產(chǎn)場(chǎng)地睡覺(jué)、中午在生產(chǎn)場(chǎng)地用餐等現象。材料擺放不整齊,場(chǎng)地不整潔等。
三、需開(kāi)展的工作及初步安排建議
1、 員工培訓
按照公司"管理輸出,生產(chǎn)外包"的思路,首先公司需要改變對目前員工的定位認識,他們將不再是普通的操作工人,而必須成為技術(shù)專(zhuān)家、班組管理專(zhuān)家,同時(shí)也是培訓專(zhuān)家。我們必須通過(guò)培訓幫助他們朝這個(gè)目標努力。另外,最重要的是需要通過(guò)培訓讓員工理解公司的各項規章制度,標準規范,提高生產(chǎn)人員的質(zhì)量意識。
2、 理順和再造。
包括三個(gè)方面:
質(zhì)量標準體系的建立、建全和細化;
管理體系、工作流程及其記錄表格的理順、建立和細化;
各項制度規范的制訂和建全。
(一)調查的內容
我們將企業(yè)的財務(wù)人員設置、帳冊設置、核算狀況等作為主要調查內容,具體包括1、財務(wù)人員設置情況,包括:
1、崗位設置狀況,是否設有總賬、出納、保管.
2、人員素質(zhì)情況,包括是否有專(zhuān)業(yè)證書(shū)、是否專(zhuān)職等。
3、賬冊設置情況,包括設置是否齊全,記載是否及時(shí),賬賬、賬證、賬實(shí)是否相符。
4、成本核算是否準確、真實(shí)。5、抽查主要原材料、產(chǎn)成品、現金是否與賬面相一致。
(二)調查的結果
在調查年銷(xiāo)售額300萬(wàn)元以下的50戶(hù)中小企業(yè)中,
1、崗位設置不全,或不規范的40戶(hù),占調查戶(hù)數的80%
2、賬冊設置齊全32戶(hù),占調查戶(hù)數的64%;記載及時(shí),或基本及時(shí)的20戶(hù),占調查戶(hù)的40%;帳實(shí)相符5戶(hù),占調查戶(hù)數的10%
3、成本核算準確、真實(shí)的15戶(hù),占調查戶(hù)數的30%
4、盤(pán)存主要原材料、成產(chǎn)品、現金與賬面相不一致45戶(hù),占調查戶(hù)數的90%.通過(guò)這次調查,發(fā)現有90%以上的中小企業(yè)納稅人在財務(wù)上存在問(wèn)題。
二、調查結果的分析
調查的結果是令人吃驚的,是什么原因造成這樣的結果的?
一是隨著(zhù)經(jīng)濟的迅猛發(fā)展,投資主體呈現多元化態(tài)勢。部分納稅人產(chǎn)生了重生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理,輕財務(wù)核算;重營(yíng)銷(xiāo)隊伍建設,輕財務(wù)人員培訓。少數納稅人文化層次和現代經(jīng)營(yíng)管理理念欠佳,不能按照《征管法》和稅務(wù)機關(guān)的要求建賬,主觀(guān)隨意性太大,收支無(wú)發(fā)票,收入隨意報,記賬的業(yè)務(wù)只是非開(kāi)票不可的業(yè)務(wù),有的記賬只是形式主義,為了應付稅務(wù)機關(guān)。
二是財務(wù)人員、辦稅人員素質(zhì)參差不齊,由于新辦企業(yè)不斷增加財務(wù)人員緊缺,老會(huì )計有一定水平,但一人代幾個(gè)單位的帳,時(shí)間上不能保證;新會(huì )計不是缺理論知識,就是少實(shí)踐經(jīng)驗;更主要的原因是企業(yè)是老板,工資由老板發(fā),不聽(tīng)老板的就被炒魷魚(yú),所以會(huì )計只能根據老板提供的票據“做賬”、“圓賬”。
三是稅務(wù)部門(mén)管理不到位。稅務(wù)部門(mén)特別是管理部門(mén)由于工作的千頭萬(wàn)緒,疏于對納稅人的財務(wù)管理,不能按照征管法的要求加強稅收征管,部分稅務(wù)人員工作責任心不強,遇到問(wèn)題不是很好地對照法律法規的要求加以整改,而是回避矛盾,將納稅人存在的問(wèn)題私自消化。在系統內部,對稅務(wù)人員的執法責任追究重于書(shū)面與形式,沒(méi)有得到很好的落實(shí),稅務(wù)人員思想上產(chǎn)生麻痹,得過(guò)且過(guò)的觀(guān)點(diǎn)左右了少數人的執法行為。
四是現行法律法規對納稅人未按規定建賬的處罰較輕。對納稅人未按規定建賬的處罰,征管法第六十條第二項規定,納稅人未按規定設置賬簿、保管賬簿或者保管記賬憑證和有關(guān)資料的,由稅務(wù)機關(guān)責令限期改正,可以處二千元以下的罰款;情節嚴重的,處二千元以上一萬(wàn)元以下的罰款。如納稅人偷稅數額較大,而故意銷(xiāo)毀或隱慝賬簿憑證的,稅務(wù)機關(guān)最多也只能給予納稅人罰款一萬(wàn)元。
五是現行財稅法規對財務(wù)不健全缺少切實(shí)的、有效的、統一的界定方法。有的條文只是把“賬證不全”、“不能準確的核算銷(xiāo)項稅金、進(jìn)項稅金、應納稅金”籠統的稱(chēng)作財務(wù)不健全,但具體的什么叫做“賬證不全”、 什么叫“不能準確的核算銷(xiāo)項稅金、進(jìn)項稅金、應納稅金”沒(méi)有完整的、清楚的、統一的,操作性強的量化的標準,計算的規范尺度,“不全”、“不能準確”應達到的程度是什么,讓人感到模糊不清,財務(wù)狀況是否健全難以界定且費時(shí)費力,稅務(wù)管理人員無(wú)法把握財務(wù)不健全的“度”,客觀(guān)上造成稅務(wù)人員疏于對這類(lèi)問(wèn)題的管理。
三、加強管理的思考
切實(shí)加強中小企業(yè)納稅人會(huì )計核算與賬冊管理促進(jìn)中小企業(yè)健康發(fā)展已迫在眉睫,經(jīng)過(guò)思考,筆者認為要做好以下幾個(gè)方面的工作:
一是加強稅法宣傳。堅持日常宣傳與宣傳月宣傳相結合,進(jìn)一步提高全體公民的稅法意識,使廣大公民牢固樹(shù)立依法納稅、誠信納稅和偷稅漏稅違法的觀(guān)念,讓納稅人心中有“稅”,明白“誠信納稅”與“誠信做人”一樣重要,明白“誠信納稅”與“商譽(yù)”一樣的有價(jià)值。在日常工作中,有針對性地進(jìn)行稅法宣傳,通過(guò)會(huì )計例會(huì )、業(yè)余稅校等陣地進(jìn)行經(jīng)常性稅法宣傳,通過(guò)納稅評估、涉稅事項調查等進(jìn)行專(zhuān)項輔導,促進(jìn)涉稅專(zhuān)業(yè)人員專(zhuān)業(yè)知識提高。通過(guò)稅法宣傳教育,使中小企業(yè)業(yè)主明白從“誠信做帳”開(kāi)始“依法誠信納稅”。
二是強化辦稅人員的培訓管理。辦稅人員是聯(lián)系稅務(wù)機關(guān)與納稅人的橋梁,是稅法宣傳聲音的傳播者,是決定征管質(zhì)量高低的重要因素。因此,應以辦稅人員管理為突破口,實(shí)現誠信做賬意識的增強。
1、建立辦稅人員檔案,成立辦稅人員協(xié)會(huì ),明確分片辦稅負責人,通過(guò)自律組織,交流工作體會(huì ),提高業(yè)務(wù)。
2、加大管理力度,堅持辦稅人員例會(huì )制和考核制,定期進(jìn)行活動(dòng),宣傳稅收政策法規和稅收征管工作要求。建立《辦稅人員考核登記簿》,重點(diǎn)考核財務(wù)核算水平、日常工作能力、工作業(yè)績(jì),通過(guò)日常征管、納稅評估、涉稅調查來(lái)綜合評價(jià)。
三是嚴把認定關(guān)。稅務(wù)認定中涉及到對賬冊、憑證管理的有一般納稅人預認定、正式認定、年檢和所得稅征收方式鑒定等,在各種認定、年檢、鑒定中,要嚴格把關(guān),不能遷就,嚴格執行有關(guān)規定,不符合規定不能讓其過(guò)關(guān)。
四是減少責任區人員“不務(wù)正業(yè)”的時(shí)間。稅務(wù)部門(mén)的絕大部分工作都會(huì )落實(shí)到基層管理分局,責任區的管理人員更千頭萬(wàn)緒,經(jīng)常要應付各種學(xué)習、考試、檢查,不斷要寫(xiě)小結、寫(xiě)心得、寫(xiě)信息、報報表,不但要管理、評估更要搞創(chuàng )建,每月到責任區巡查的時(shí)間一般不超過(guò)5個(gè)工作日。因此上級部門(mén)必須保證基層管理人員到責任區的時(shí)間,每月最好不少于12個(gè)工作日。
五是加大評稅、稽查力度。納稅評估是管理的重要方面,在評估中發(fā)現賬外經(jīng)營(yíng)一定要移交稽查部門(mén)處理;在稽查中發(fā)現做虛假賬故意偷稅的建議處于二倍以上罰款。
總之,切實(shí)加強中小企業(yè)納稅人會(huì )計核算與賬冊管理已迫在眉睫,但誰(shuí)也不能指望一夜之間有個(gè)多大的變化,要有一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程,要分三步走:
第一步是“全”,就是要求納稅人設置全總賬、出納、保管崗位,設置全相應賬冊;
第二步是“實(shí)”,就是要求納稅人如實(shí)、全面記賬;
第三是“規范”,就是要求納稅人按照法律、法規的規定進(jìn)行記賬。在做好以上五項工作,經(jīng)過(guò)這三個(gè)步驟后,中小企業(yè)納稅人財務(wù)狀況一定會(huì )有質(zhì)的變化。
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