關(guān)于書(shū)信的格式
關(guān)于書(shū)信的格式
一、書(shū)信概述
我國歷史文化悠久，是有名的禮儀之邦，人們的社會(huì )產(chǎn)交往和思想感情交流，大多通過(guò)一定的禮儀形式和一定的文化活動(dòng)方式來(lái)進(jìn)行，。在實(shí)際生活中，每個(gè)人都經(jīng)常使用到一系列的應用文，如傳統的書(shū)信、名片、柬貼、啟事、題詩(shī)題詞、對對聯(lián)等，現代的如電報、傳真、特快專(zhuān)遞、電子郵件等。這些應用寫(xiě)作包含著(zhù)豐富的禮儀內容，具有中華民族濃厚的文化色彩。
書(shū)信是一種向特定對象傳遞信息、交流思想感情的應用文書(shū)。“信”在古文中有音訊、消息之義，如“陽(yáng)氣極於上，陰信萌乎下”（揚雄：《太玄經(jīng)·應》）；另外，“信”也有托人所傳之言可信的意思，不論是托人捎的口信，還是通過(guò)郵差郵遞的書(shū)信，以及近年出現的郵寄錄音帶、錄像帶、電子郵件等都具有這種含義。用語(yǔ)言文字向特定對象傳遞信息和進(jìn)行思想感情交流的信，一是有運用文字述說(shuō)事情原委和表達自己思想感情的能力；二是具備相應的書(shū)寫(xiě)工具；三是有人進(jìn)行傳遞。親筆給親戚朋友寫(xiě)信，不僅可以傳達自己的思想感情，而且能給受信人以“見(jiàn)字如面”的親切感；科技不斷進(jìn)步，又相繼出現了電話(huà)、電報、郵寄錄音帶、錄像帶、電子郵件等交流信息的手段，可以預見(jiàn)，未來(lái)電子郵件這一新興的手段會(huì )被越來(lái)越多的人運用。隨著(zhù)社會(huì )的發(fā)展，人與社會(huì )的關(guān)系也在進(jìn)行重新建構，書(shū)信的運用除傳統用法，即公函私函之外，一個(gè)新的發(fā)展動(dòng)向便是原先私函類(lèi)中因為個(gè)人需要而向政府機構、企事業(yè)單位、知名學(xué)者等個(gè)人所發(fā)的事務(wù)性的信件，這一類(lèi)信件的使用量逐漸增多，值得注意。我們將其稱(chēng)為個(gè)人公文。
另外，在古代書(shū)信作為主要的通信來(lái)源，它不僅僅傳達著(zhù)國與國的文化交流，同時(shí)也傳遞著(zhù)人們思想的情懷（對家鄉父老、對愛(ài)人、對朋友...）。還起到了報平安的深層含義。
二、書(shū)信的構成
書(shū)信由箋文及封文兩部分構成。
箋文即寫(xiě)在信箋上的文字，也就是寄信人對收信人的招呼、問(wèn)候、對話(huà)、祝頌等等。箋文是書(shū)信內容的主體，書(shū)信的繁簡(jiǎn)、俗雅及至其他方面的風(fēng)格特征，幾乎都由內容主體決定。
封文即寫(xiě)在信封上的文字，也就是收信人的地址、姓名和寄信人的地址、姓名等等。封文是寫(xiě)給郵遞人員看的，使郵遞人員知道信從哪里來(lái)，寄往哪里去；萬(wàn)一投遞找不到收信人，還能將信退給寄信人。完整的書(shū)信應該是箋文封文俱全，并且將箋文裝入寫(xiě)好封文的信封內，然后將口封好付寄的。
三、書(shū)信的寫(xiě)法
書(shū)信雖然是一種個(gè)人性很強的運用文，寫(xiě)法上也比較靈活，但書(shū)信還是應該遵循一定的要求，最基本的可概括為以下二點(diǎn)： （—）必須合乎規范書(shū)信寫(xiě)作規范突出地表現為兩個(gè)方面，一是書(shū)寫(xiě)格式的規范，二是書(shū)信語(yǔ)言的禮儀規范，這兩種規范都必須嚴格遵守，否則就會(huì )出亂子，鬧笑話(huà)。（二）言之有物，通情達理“信”字本身含有信任之義，這要求書(shū)信不論寫(xiě)給誰(shuí)看，所述之事都要實(shí)在，所表之情都要率真，所講之理都要通達。
書(shū)信的格式
書(shū)信歷史悠久，其格式也幾經(jīng)變化。今天，按通行的習慣，書(shū)信格式主要包括五個(gè)部分：稱(chēng)呼、正文、結尾、署名和日期。
1．稱(chēng)呼
也稱(chēng)“起首語(yǔ)”，是對收信人的稱(chēng)呼。稱(chēng)呼要在信紙第一行頂格寫(xiě)起，后加“：”，冒號后不再寫(xiě)字。稱(chēng)呼和署名要對應，明確自己和收信人的關(guān)系。（具體可參見(jiàn)第四編《應酬稱(chēng)謂》）稱(chēng)呼可用姓名、稱(chēng)謂，還可加修飾語(yǔ)或直接用修飾語(yǔ)作稱(chēng)呼。這里簡(jiǎn)要說(shuō)明幾條細則：
（1）給長(cháng)輩的信。若是近親，就只寫(xiě)稱(chēng)謂，不寫(xiě)名字，如“爸”、“媽”、“哥”、“嫂”等；親戚關(guān)系的，就寫(xiě)關(guān)系的稱(chēng)謂，如“姨媽”、“姑媽”等。對非近親的長(cháng)輩，可在稱(chēng)謂前加名或姓，如“趙阿姨”、“黃叔叔”等。
（2）給平輩的信。夫妻或戀愛(ài)關(guān)系，可直接用對方名字，愛(ài)稱(chēng)加修飾語(yǔ)或直接用修飾語(yǔ)，如“麗”、“敏華”、“親愛(ài)的”等；同學(xué)、同鄉、同事、朋友的信，可直接用名字、昵稱(chēng)或加上“同學(xué)”、“同志”，如“瑞生”、“老紀”、“小鄒”、“三毛”等。
（3）給晚輩的信。一般直接寫(xiě)名字，如“樂(lè )毅”、“君平”、“阿明”等；也可在名字后加上輩分稱(chēng)謂，如“李花侄女”等；亦可直接用稱(chēng)謂作稱(chēng)呼，如“孫女”、“兒子”等，
書(shū)信
《關(guān)于書(shū)信的格式》(.unjs)。
（4）給師長(cháng)的信，通常只寫(xiě)其性或其名，再加“老師”二字，如“段老師”、“周師傅”、“宏海老師”等。對于十分熟悉的師長(cháng)，也可單稱(chēng)“老師”、 “師傅”。假如連名帶姓，在信首直稱(chēng)“孫松平老師”、“王達夫師傅”，就顯得不大自然且欠恭敬。對于學(xué)有專(zhuān)長(cháng)、德高望重的師長(cháng)，往往在姓后加一“老”字，以示尊重，如“戴老”、“周老”，亦可在姓名后加“先生”二字。為鄭重起見(jiàn)，也有以職務(wù)相稱(chēng)的，如“董教授”、“陳大夫”、“佟工程師”等。
（5）給一個(gè)單位或幾個(gè)人的信，又不指定姓名的，可寫(xiě)“同志們”、“諸位先生”、“XX等同志”等。給機關(guān)團體的信，可直接寫(xiě)機關(guān)團體名稱(chēng)。如 “XX委員會(huì )”、“XX公司”。致機關(guān)團體領(lǐng)導人的信，可直接用姓名，加上“同志”、“先生”或職務(wù)作稱(chēng)呼，亦可直接在機關(guān)團體稱(chēng)呼之后加上“領(lǐng)導同志”、“負責同志”、“總經(jīng)理”、“廠(chǎng)長(cháng)”等。
如果信是同時(shí)寫(xiě)給兩個(gè)人的，兩個(gè)稱(chēng)呼應上下并排在一起，也可一前一后，尊長(cháng)者在前。
上述五種場(chǎng)合，有時(shí)還可按特殊對象，視情況加上“尊敬的”、“敬愛(ài)的”、“親愛(ài)的”等形容詞，以表示敬重或親密之情。當然，這要用得適宜，如對好友稱(chēng)“尊敬的”，反而顯得見(jiàn)外，對無(wú)特殊關(guān)系的年輕女性貿然稱(chēng)呼“親愛(ài)的”，那就有失檢點(diǎn)了。
2．正文
正文通常以問(wèn)候語(yǔ)開(kāi)頭。問(wèn)候是一種文明禮貌行為，也是對收信人的一種禮節，體現寫(xiě)信人對收信人的關(guān)心。問(wèn)候語(yǔ)最常見(jiàn)的是“您好！”“近好！”依時(shí)令節氣不同，也常有所變化，如“新年好！”“春節愉快！”問(wèn)候語(yǔ)寫(xiě)在稱(chēng)呼下一行，前面空兩格，常自成一段。
問(wèn)候語(yǔ)之后，常有幾句啟始語(yǔ)。如“久未見(jiàn)面，別來(lái)無(wú)恙。”“近來(lái)一切可好？”“久未通信，甚念！”之類(lèi)。問(wèn)候語(yǔ)要注意簡(jiǎn)潔、得體。
接下來(lái)便是正文的主要部分——主體文，即寫(xiě)信人要說(shuō)的話(huà)。它可以是稟啟、復答、勸諭、抒懷、辭謝、致賀、請托、慰唁，也可以是敘情說(shuō)理、辯駁論證等。這一部分，動(dòng)筆之前，就應該成竹在胸，明白寫(xiě)信的主旨，做到有條有理、層次分明。若是信中同時(shí)要談幾件事，更要注意主次分明，有頭有尾，詳略得當，最好是一件事一段落，不要混為一談。
3．結尾
正文寫(xiě)完后，都要寫(xiě)上表示敬意、祝愿或勉勵的話(huà)，作為書(shū)信的結尾。習慣上，它被稱(chēng)做祝頌語(yǔ)或致敬語(yǔ)，這是對收信人的一種禮貌。祝愿的話(huà)可因人、因具體情況選用適當的詞，不要亂用。（可參見(jiàn)下節《常用書(shū)信用語(yǔ)》的“祝頌語(yǔ)”。）
結尾的習慣寫(xiě)法有兩種：
（1）在正文寫(xiě)完之后，緊接著(zhù)寫(xiě)“此致”，轉一行頂格或空兩格寫(xiě)“敬禮”。
（2）不寫(xiě)“此致”，只是另起一行空兩格寫(xiě)“敬禮”、“安好”、“健康”、“平安”等詞，一定要另起一行空兩格，不得尾綴在正文之后。也可以在正文結尾下另起一行寫(xiě)“祝你”、“敬祝”，再空兩格寫(xiě)上“安好”、“健康”等。
4．署名和日期
在書(shū)信最后一行，署上寫(xiě)信人的姓名。署名應寫(xiě)在正文結尾后的右方空半行的地方。如果是寫(xiě)給的親屬、朋友，可加上自己的稱(chēng)呼，如兒、弟、兄、侄等，后邊寫(xiě)名字，不必寫(xiě)姓。如果是寫(xiě)給組織的信，一定要把姓與名全部寫(xiě)上。而在署名之后，有時(shí)還視情加上“恭呈”、“謹上”等，以示尊敬。上述自稱(chēng)，都要和信首的稱(chēng)謂相互吻合。
日期一項，用以注明寫(xiě)完信的時(shí)間，寫(xiě)在署名之后或下邊。有時(shí)寫(xiě)信人還加上自己的所在的地點(diǎn)，尤其是在旅途中寫(xiě)的信，更應如此。
