公文處理(公文處理具體操作流程是什么)
1.公文處理具體操作流程是什么
公文處理具體操作流程：1.第一階段：公文的收受與分流（1）簽收。
指履行規定的確認、清點(diǎn)、核對、檢查、簽注手續后，機關(guān)設置的外收發(fā)人員、通訊人員從發(fā)文機關(guān)、郵政部門(mén)、機要通信部門(mén)、文件交換站，或通過(guò)自備通信設備收取公文。 （2）外收文登記。
即由外發(fā)人員在完成簽收工作后，對收文情況做出簡(jiǎn)要記載。 （3）啟封。
即外收文登記完成后，公文送至機關(guān)統一或分別按內部機構設置的內收發(fā)部門(mén) （或人員），由其簽收后，統一啟封或徑送有關(guān)領(lǐng)導者親啟。 （4）內收文登記。
即由內收發(fā)人員對收文情況做出較詳細記載。 （5）分辦。
即經(jīng)對收文進(jìn)行分類(lèi)篩選后，由指定的有關(guān)人員根據公文的重要程度、各部門(mén)職責分工及有關(guān)程序規定將公文分送有關(guān)領(lǐng)導、有關(guān)部門(mén)工作人員閱知辦理。 （6）摘編。
由文件管理人員對部分準備投入辦理過(guò)程的重要文件進(jìn)行的加工活動(dòng)，主要是針對這些文件寫(xiě)文摘、提要、綜述，匯集有關(guān)數據資料等。2.第二階段：辦理收文（1）擬辦。
由部門(mén)負責人或有關(guān)具體工作人員經(jīng)過(guò)對公文進(jìn)行認真的閱讀分析，提出建議性的處置意見(jiàn)，供有關(guān)領(lǐng)導者審核定奪。 （2）批辦。
即機關(guān)領(lǐng)導者或部門(mén)負責人對公文提出處置意見(jiàn)。 （3）承辦。
即有關(guān)工作人員按批辦意見(jiàn)具體處置公文所針對的事務(wù)和問(wèn)題。 （4）注辦。
即由承辦人簽注公文承辦情況，以備忘待查。3.第三階段：組織傳閱與催辦查辦（1）組織傳閱。
指獨份或份數很少的公文需經(jīng)多部門(mén)或多位工作人員閱知處理時(shí)，使公文在他們中間得到有效傳遞和閱讀。 （2）催辦。
由公文處理管理機構根據承辦時(shí)限和其他有關(guān)要求對公文承辦過(guò)程實(shí)施的催促檢查。（3）查辦。
由公文處理管理機構或其他專(zhuān)門(mén)組織對重要公文實(shí)際執行情況所進(jìn)行的核查協(xié)辦工作。4.第四階段：處置辦畢公文包括：立卷歸檔、清退、暫存、銷(xiāo)毀等。
擴展資料一、公文特點(diǎn)：1、內容和程序的合法性：公文的具體內容和制定程序必須， 符合法律和有關(guān)規章的規定，否則無(wú)效。2、形式和格式上的規范性。
3、公文語(yǔ)體的簡(jiǎn)明性，觀(guān)點(diǎn)嚴謹、鮮明，文字樸實(shí)、莊重。4、對機關(guān)工作的依賴(lài)性。
機關(guān)工作是公文形成的基礎，公文是機關(guān)工作的專(zhuān)用工具。二、草擬公文，從構思到脫稿都要一絲不茍。
動(dòng)筆前應當做到：1. 了解領(lǐng)導意圖，弄清本文件的性質(zhì)、行文目的、任務(wù)和范圍；2. 認真閱讀有關(guān)文件，明確政策界限；3. 熟悉業(yè)務(wù)，必要時(shí)進(jìn)行調查研究，了解實(shí)際情況，掌握工作規律。文件起草時(shí)，應當注意以下事項：1. 要符合黨和國家的方針、政策、法律、法令和上級機關(guān)的有關(guān)規定。
2. 簡(jiǎn)明扼要。請示應當一文一事。
3. 謙虛謹慎，勤勉及時(shí)。4. 貴在得“體”。
合乎體式，合乎身份。參考資料：百度百科-公文。
2.發(fā)文處理的環(huán)節和注意事項有哪些?
發(fā)文處理包括所發(fā)公文的擬稿、審閱、會(huì )簽、核 稿、簽發(fā)和公文的編號、印制、加印、發(fā)放等環(huán)節。
（1） 擬稿。擬稿即所要起草文件的初稿或草稿，作 用是供修改、討論和審閱。
擬稿的注意事項有：填寫(xiě)稿 頭紙，內容包含公文標題、主送單位、抄送單位、擬稿 單位、擬稿人、聯(lián)系電話(huà)、單位領(lǐng)導簽署、有關(guān)部門(mén)會(huì ) 簽或簽發(fā)等；文件發(fā)送范圍要寫(xiě)得明確、具體，應使用 單位的全稱(chēng)或規范性簡(jiǎn)稱(chēng)；擬稿人要把形成文稿有關(guān)的 文字資料和擬稿的依據附在文稿后；部門(mén)擬以所屬單位 名義發(fā)的文稿，要經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導審核簽字，如涉及其他部 門(mén)的問(wèn)題，要送請其他部門(mén)會(huì )簽。 審閱。
部門(mén)領(lǐng)導對擬稿進(jìn)行審核，主要是審核 文稿中涉及的業(yè)務(wù)和政策等內容是否準確屬實(shí)，并對文 稿中的語(yǔ)病進(jìn)行修改。 （2） 會(huì )簽需會(huì )簽的公文文稿主要包括以下幾種： 一是文稿中所涉事宜與其他部門(mén)業(yè)務(wù)有交叉，在曰后 工作中需要共同執行完成；二是文稿中的有關(guān)規定與 其他部門(mén)以往的有關(guān)規定出現矛盾，需協(xié)商解決；三 是為避免沖突，需事先向有關(guān)部門(mén)征求意見(jiàn)，以便曰 后工作順利進(jìn)行；四是會(huì )議紀要；五是聯(lián)合發(fā)文的 文稿。
（3） 核稿。核稿的目的是為領(lǐng)導簽發(fā)做好準備，是 對文稿的“把關(guān)”，應做到“七看一要看文稿是否 符合程序，包括有無(wú)擬稿部門(mén)領(lǐng)導簽字、需會(huì )簽的是否 已經(jīng)會(huì )簽等；二要看文稿該不該發(fā)；三要看文稿內容是 否符合政策規定；四要看文稿的要求能否實(shí)現，即要求 是否切實(shí)，措施是否具體可行；五要看文字表達是否準 確得體；六要看行文關(guān)系是否正確；七要看公文格式是 否準確。
簽發(fā)。領(lǐng)導簽發(fā)文稿，須遵循“先審后簽” 的原則，因為領(lǐng)導對其簽發(fā)的文稿要負全部責任。
簽發(fā) 時(shí)，要對文稿的內容、文字和政策性規定等進(jìn)行嚴格的 審查和修改。如修改幅度較大，可責成擬稿部門(mén)改寫(xiě)后 再簽。
（4） 編制發(fā)字號一般按發(fā)文單位代字、文件類(lèi) 別、年代和流水號順序排列。 （5） 印制要印制整潔，排列均勻，字跡清晰，內 容無(wú)誤，規格統一，印制及時(shí)；印制人員要對原稿負 責，如發(fā)現疑誤，應及時(shí)與核稿人員取得聯(lián)系，不得擅 自改動(dòng)。
凡書(shū)寫(xiě)或打字的公文均應盡量避免末頁(yè)無(wú)正文的現 象，如無(wú)法避免時(shí)則應在末頁(yè)注明“此頁(yè)無(wú)正文”。 為確保公文質(zhì)量，還要做好校對工作。
（6） 加印加蓋行文單位印章后，公文才正式生 效。加印的位置在公文落款處。
一般有兩種情形：落款 處有行單位名稱(chēng)時(shí)，印章要蓋在單位名稱(chēng)上并居中； 落款處無(wú)行；^單位名稱(chēng)時(shí)，則加蓋在行文時(shí)間上，居中 并壓蓋年月。 聯(lián)合行文時(shí)，各行文單位印章要同時(shí)加蓋 在落款處，且主辦機關(guān)在前。
應注意，印章與公文正文 的間距不宜過(guò)大。 （7） 發(fā)放包括登記、寫(xiě)封、裝封、封封、投遞等 環(huán)節。
發(fā)密件和重要、緊急文件時(shí)，要在封面上加蓋密 級章或急件章。要盡量減少中間的轉遞環(huán)節，以免文件 丟失或損壞。
3.公文辦理中發(fā)文辦理的注意事項
發(fā)文辦理主要程序是：
（一）復核。已經(jīng)發(fā)文機關(guān)負責人簽批的公文，印發(fā)前應當對公文的審批手續、內容、文種、格式等進(jìn)行復核；需作實(shí)質(zhì)性修改的，應當報原簽批人復審。
（二）登記。對復核后的公文，應當確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數并詳細記載。
（三）印制。公文印制必須確保質(zhì)量和時(shí)效。涉密公文應當在符合保密要求的場(chǎng)所印制。
（四）核發(fā)。公文印制完畢，應當對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后分發(fā)。
4.發(fā)文處理應注意的幾個(gè)環(huán)節是什么呢
發(fā)文處理是辦公室工作的重要職責。
它包括文件擬制、審核、簽發(fā)、繕印、校印、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷(xiāo)毀等多個(gè)環(huán)節，其中四個(gè)環(huán)節尤為重要。 必須嚴明行文規則 行文主要包括下行文、上行文和平行文三種。
下行文是指上級機關(guān)給所屬下級機關(guān)行文，上級機關(guān)的職能部門(mén)給下級機關(guān)的相關(guān)部門(mén)行文。 下行文常用的有決議、決定、指示、意見(jiàn)、通知、通報、公報、批復、命令（令）、條例、規定、方案、細則等；上行文是指下級機關(guān)向有隸屬關(guān)系的直接上級機關(guān)行文和下級機關(guān)的部門(mén)向上級機關(guān)相關(guān)部門(mén)行文。
上行文常用的有請示、報告。平行文是指同級機關(guān)和不相隸屬的機關(guān)之間的行文。
平行文主要是函。黨委機關(guān)與其他同級機關(guān)之間必要時(shí)可聯(lián)合行文。
同級政府、同級政府各部門(mén)、上級政府部門(mén)與下一級政府可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文，政府部門(mén)與相應的黨組織和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門(mén)與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。 必須規范標題制作 標題是公文的“眼睛”。
在制作標題時(shí)，除選準文種外，還要注意：一是事由要準確。即公文的主要內容要準確，不可隨意省略、不可簡(jiǎn)而不明、不可錯用詞語(yǔ)。
二是形式要規范。不可出現如搭配不當、語(yǔ)序不當、成分殘缺、成分多余等毛病。
介詞“關(guān)于”在標題中不可濫用。 要慎用標點(diǎn)符號。
三是標題要完整。黨的機關(guān)公文標題由發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)、公文主題和文種組成；國家行政機關(guān)公文標題應當準確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內容，并標明公文文種，一般應當標明發(fā)文機關(guān)。
必須嚴格校核內容 公文校核應把重點(diǎn)放在“七個(gè)檢查”上： 1、檢查公文申報是否要件齊全。 一要有正式的公文代擬稿；二要有相關(guān)的政策文件、上級規定、領(lǐng)導批示、會(huì )議紀要等附件，要有承辦單位主要負責人發(fā)文簽字。
2、檢查公文下發(fā)是否確有必要。只有當一份公文為解決問(wèn)題所必須，或能產(chǎn)生比面談、電話(huà)、會(huì )議、現場(chǎng)辦公等方式更好的效果時(shí)，才能具有形成并下發(fā)的必要。
3、檢查公文內容是否符合要求。一是要符合黨的路線(xiàn)、方針、政策和國家的法律法規；二是要符合上級機關(guān)的指示精神；三是要同現行有關(guān)文件相等銜接，不能相互矛盾；四是要完整準確地體現發(fā)文機關(guān)的意圖；五是要全面準確地反映客觀(guān)實(shí)際情況；六是提出的措施和辦法要切實(shí)可行。
4、檢查公文語(yǔ)言是否準確簡(jiǎn)練。一要準確，即從內容到形式都要準確無(wú)誤；二要莊重，即從字詞的選擇到句式的修辭，都要體現公文的嚴肅性、權威性；三要簡(jiǎn)明，即用語(yǔ)清楚明了、簡(jiǎn)潔精煉；四要規范，即文中的人名、地名、時(shí)間、數字、引文以及結構層次、國家法定計量單位等的表述都要符合規范。
5、檢查公文文種是否使用恰當。一是文種不可錯用；二是不可并用；三是不可自造文種。
6、檢查公文格式是否規范。公文格式分為文面格式、用紙格式、排印格式和裝訂格式，公文校核時(shí)，必須認真仔細，不出差錯。
7、檢查公文復核是否及時(shí)到位。復核的重點(diǎn)是檢查審批簽發(fā)手續是否完備、公文管理信息是否準確、附件材料是否齊全、格式是否統一規范等。
必須遵守公文印制規定 黨政軍機關(guān)公文的印制都有具體的規定，必須按照其有關(guān)規定嚴格執行。
5.公文寫(xiě)作應該注意哪些方面
什么是公文？ 所謂公文，它是公務(wù)文書(shū)的簡(jiǎn)稱(chēng)，它是國家機關(guān)在行政管理過(guò)程中為處理公務(wù)而按規定格式制作的書(shū)面材料。
公文的種類(lèi)主要包括：命令、議案、決定、公告、通告、通報、報告、請示、批復、意見(jiàn)、函、會(huì )議紀要。 在各類(lèi)企業(yè)中，所指的公文一般為商務(wù)公文，主要分為介紹報告、請示、會(huì )議紀要、工作計劃要點(diǎn)、公司及產(chǎn)品介紹、信函、講話(huà)稿、可行性報告、工作總結、市場(chǎng)調查報告、說(shuō)明等公文擬寫(xiě)的步驟與方法公文擬寫(xiě)的步驟與方法大體同一般文章的寫(xiě)作方式相似，但是由于公文在性質(zhì)、作用上及其寫(xiě)作要求上的不同，擬寫(xiě)時(shí)也有一些需要特別注意的問(wèn)題。
公文的擬寫(xiě)通常按以下步驟進(jìn)行： 一、明確發(fā)文主旨 任何一份公文都是根據工作中的實(shí)際需要來(lái)擬寫(xiě)的。因此，在動(dòng)筆之前，首先要弄清楚發(fā)文的主旨，即發(fā)文的主題與目的，包括以下幾項內容： 1、文件的中心內容是什么？比如相關(guān)工作的改善，主要提出目前情況怎樣？存在哪些問(wèn)題，解決方式、需協(xié)助事項；再如請求事項，擬請上級機關(guān)答復或解決問(wèn)題等。
2、根據文件內容，準備采用什么文種？比如，匯報工作情況，是寫(xiě)專(zhuān)題報告還是寫(xiě)情況簡(jiǎn)報；針對下級來(lái)文所反映的問(wèn)題，是寫(xiě)一個(gè)指示或復函，還是一個(gè)帶規定性質(zhì)的通知等。 3、明確文件發(fā)送范圍和閱讀對象。
比如，向上級匯報工作，還是向有關(guān)單位推廣、介紹經(jīng)驗；是給領(lǐng)導、有關(guān)部門(mén)人員閱讀，還是向全體人員進(jìn)行傳達。 4、明確發(fā)文的具體要求。
例如，是要求對方了解，還是要求對方答復，是供收文機關(guān)貫徹執行，還是參照執行、研究參考、征求意見(jiàn)等。 總之，發(fā)文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問(wèn)題，具體要達到什么目的，只有對這些問(wèn)題做到心中有數，才能夠落筆起草。
二、收集有關(guān)資料，進(jìn)行調查研究 發(fā)文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個(gè)主題搜集材料和進(jìn)行一定的調查研究。當然，這也要根據具體的情況，并不是擬寫(xiě)每一份公文都要進(jìn)行這一步工作。
例如，擬寫(xiě)一份簡(jiǎn)短的通知、公告，一般來(lái)說(shuō)不需要專(zhuān)門(mén)做搜集材料和調查研究工作，在明確發(fā)文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫(xiě)作了。但對于問(wèn)題較為復雜，還要進(jìn)行具體的分析和歸納；如擬訂篇幅較長(cháng)的文件，擬訂工作計劃、進(jìn)行工作總結、起草規章、條例、擬寫(xiě)工作指示等，往往都需要搜集有關(guān)材料和進(jìn)行進(jìn)一步調查研究工作。
怎樣為擬寫(xiě)公文搜集材料和進(jìn)行調查研究呢？ 一是收集和閱讀有關(guān)的文字材料；二是到實(shí)際當中搜集活材料。例如，要草擬本部門(mén)的年度工作計劃，首先需要查閱去年的工作計劃及工作總結，以及參考有關(guān)先進(jìn)企業(yè)的同類(lèi)工作計劃等，還要研究本部門(mén)今年所面臨的形勢，今年的中心任務(wù)上級要求等。
總之，收集材料及調查研究，是一個(gè)醞釀的過(guò)程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問(wèn)題的各個(gè)方面，然后經(jīng)過(guò)分析思考產(chǎn)生一個(gè)認識的飛躍。 三、擬出提綱，安排結構 在收集材料的基礎上，草擬出一個(gè)寫(xiě)作提綱。
提綱是所要擬寫(xiě)的文件的內容要點(diǎn)，把它的主要框架勾畫(huà)出來(lái)，以便正式動(dòng)筆之前，對全篇做到通盤(pán)安排、胸有成竹，使寫(xiě)作進(jìn)展順利，盡量避免半途返工。 提綱的詳略，可以根據文件的具體情況和個(gè)人的習慣、寫(xiě)作的熟練程度而定。
篇幅不長(cháng)的文件，可以大致安排一下文件的結構，先寫(xiě)什么問(wèn)題，依次再寫(xiě)什么問(wèn)題，主要分幾層意思等。篇幅較長(cháng)、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細的提綱，包括文件共分幾個(gè)部分，每一個(gè)部分又分作幾個(gè)問(wèn)題，各個(gè)大小問(wèn)題的題目和要點(diǎn)及使用什么具體材料說(shuō)明等。
提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當然，需要集體討論或送給領(lǐng)導審閱的提綱除外。
擬寫(xiě)提綱是一個(gè)很重要的構思過(guò)程，文件的基本觀(guān)點(diǎn)，可以召集相關(guān)人員進(jìn)行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫(xiě)的文件，更需要共同研究寫(xiě)作提綱，以免發(fā)生前后重復、脫節或相互矛盾的現象。
四、落筆起草、擬寫(xiě)正文 結構安排好后，要按照要求所列順序，開(kāi)宗明義、緊扣主題、擬寫(xiě)正文。寫(xiě)作中注意兩點(diǎn)： 1、要觀(guān)點(diǎn)鮮明，用材得當。
也就是說(shuō)要用觀(guān)點(diǎn)來(lái)統帥材料，使材料來(lái)為觀(guān)點(diǎn)服務(wù)。用材料要能說(shuō)明問(wèn)題，做到材料與觀(guān)點(diǎn)一。
在寫(xiě)作當中，要注意明確觀(guān)點(diǎn)，用語(yǔ)不能含糊不清，模棱兩可、詞不達意，似是而非。如果觀(guān)點(diǎn)不明，令人不知所云。
有些文件，只講觀(guān)點(diǎn)沒(méi)有實(shí)際材料，就會(huì )使人感到抽象空洞、缺乏依據，不易信服。而只羅列材料沒(méi)有鮮明的觀(guān)點(diǎn)，則會(huì )使人弄不清要說(shuō)明什么問(wèn)題，不了解發(fā)文的意圖 ，特別是情況匯報、工作匯報介紹。
2、要語(yǔ)句簡(jiǎn)練，交代清楚。擬寫(xiě)文件既要盡量節省用字、縮短篇幅、簡(jiǎn)潔通順，又要注意交代的問(wèn)題清楚明了。
五、反復檢查，認真修改 初稿寫(xiě)出后，要認真進(jìn)行修改。寫(xiě)文章，需要下功夫。
自古以來(lái)，好文章都要經(jīng)過(guò)反復 修改的，寫(xiě)文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經(jīng)過(guò)幾稿才能通過(guò)。只要認真，有耐心，寫(xiě)公文也不難的。
6.如何做好公文處理工作
一、嚴格把握程序 提升公文處理水平 公文處理工作是指公文的擬制、辦理、管理等系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作，從起草到完成它的現實(shí)效用，最后立卷歸檔，都要經(jīng)過(guò)若干必不可少的工序，這些工序組成一個(gè)先后有序、環(huán)環(huán)相扣、首尾相連的整體，這就是公文的處理程序。
在日常工作中，我們主要從以下三方面把握公文處理程序。 （一）嚴格辦理程序，確保公文處理形式規范 公文辦理準確是公文質(zhì)量的基本要求，也是第一位的要求。
如草擬和審核公文，從思想內容、篇章結構、遣詞造句到標點(diǎn)符號，都必須嚴格把關(guān)，杜絕差錯，任何一個(gè)細微的差錯都會(huì )產(chǎn)生不良影響，甚至可能導致工作上的失誤和被動(dòng)。特別是在工作中，作為一名文秘人員，起草校核公文時(shí)，要緊貼領(lǐng)導思路，撰寫(xiě)的公文要充分體現意圖，只有這樣才能準確執行領(lǐng)導的決策部署。
公文處理必須嚴格把握時(shí)效要求，任何一件公文的辦理都有一個(gè)期限，有的甚至有一個(gè)最佳辦理時(shí)機。公文處理工作要善于把握時(shí)機，抓住“火候”，既不能延時(shí)誤事，也不能盲目超前。
近幾年來(lái)，我們積極總結經(jīng)驗，不斷完善工作制度，形成一套科學(xué)、便捷的公文處理流程圖，確保公文處理的每個(gè)環(huán)節緊密相連，及時(shí)、有效地傳遞政策。 （二）嚴格審核程序，確保公文處理內容科學(xué) 精簡(jiǎn)公文，最有效的辦法就是在進(jìn)入辦文程序前，對文件擬制單位的文件初稿，把握好前置關(guān)口，做到制發(fā)的文件著(zhù)力于解決實(shí)際問(wèn)題，力戒形式主義。
按照中央現在的八項規定要求，公文數量明顯減少，提升公文的嚴肅性和權威性。 （三）嚴格督辦程序，確保公文處理效能提升 平時(shí)工作中，總會(huì )遇到“三重一大”以及上會(huì )討論過(guò)的事項等問(wèn)題，涉及此類(lèi)問(wèn)題，對工作的進(jìn)展和進(jìn)度，開(kāi)展督辦工作 ，確保了工作任務(wù)的完成。
二、以求實(shí)、精簡(jiǎn)、高效的原則提供公文處理水平 （一）處理公文要務(wù)實(shí) 求真務(wù)實(shí)是公文處理工作一貫的作風(fēng)要求，在公文處理的條例里面，就有明確規定，比如行文要講求實(shí)效，注重針對性和可操作性。公文的起草要求講實(shí)話(huà)，一切從實(shí)際出發(fā)，分析問(wèn)題實(shí)事求是，措施辦法切實(shí)可行，明確主要責任部門(mén)，用準確和精簡(jiǎn)的詞語(yǔ)去進(jìn)行表達。
這樣才能夠體現公文的嚴密性，方便各單位和員工對公文的理解，避免因行文問(wèn)題而出現推諉責任的情況，同時(shí)公文的觀(guān)點(diǎn)表達、思路結構清晰也能夠摒棄空話(huà)連篇的不良文風(fēng)。公文的審核與簽發(fā)也是要注重依據、注重程序的，注重在職權范圍內開(kāi)展工作與活動(dòng)，防止出現流程錯誤。
（二）處理公文要精簡(jiǎn) 精簡(jiǎn)既是理念的總要求，應當貫穿于公文處理工作始終，也是實(shí)際操作具體的指導原則，應當落實(shí)到行動(dòng)上，核心是精簡(jiǎn)數量、控制篇幅和提高質(zhì)量。嚴格掌握文件的制發(fā)規格，可以以部門(mén)文件發(fā)的，不以公司名義印發(fā)；能以函件印發(fā)的，不以公司名義印發(fā)；對必須印發(fā)的文件，要注重公文的質(zhì)量和實(shí)效。
公文的行文代表一定的權威，將行文職權范圍規定在比較小的范圍之內，確定發(fā)文權限進(jìn)行控制以免被濫用。 （三）處理公文要高效 效率是衡量一項工作的標準之一。
對于公文的處理要求高效，是辦公室職能不斷完善的表現并將直接影響到很多相關(guān)的工作是否能夠順利開(kāi)展。公文處理流程是否規范，文書(shū)人員責任心，部門(mén)間的溝通都是影響公文效率的因素。
在實(shí)際工作中，對于一些緊急公文要格外重視，做到辦公“零停留”；對于不符合規范的公文及時(shí)退文重發(fā)；關(guān)注領(lǐng)導行程，及時(shí)提示領(lǐng)導批閱，做好催辦和督辦。并借助相關(guān)的處理方法，才能有效幫助提高效率。
三、文件辦理過(guò)程中注意溝通與協(xié)調 （一）溝通協(xié)調的重要性 文件的往來(lái)活動(dòng)中，有通知、請示、報告等文種，針對文件的要求，有需要報送的、有需要請示批復的、有需要洽談商務(wù)與業(yè)務(wù)交流的、有需要確定人員的等等都需要溝通和協(xié)調，才能夠保證對文件的辦理的正確和執行力。辦文工作是公司對外溝通交流的窗口，是對內上報下傳的紐帶。
辦理文件從收文登記、分發(fā)送批、轉送辦理到收回歸檔的流程中有嚴格的程序，又有一定的靈活性和創(chuàng )新性。 （二）溝通信息要準確 在有些文件需要確定一些具體信息和事項上，一定要做到溝通信息的準確性。
例如時(shí)間地點(diǎn)人物等的要素信息，以及為車(chē)輛準備和會(huì )議準備提供有力的支持。 （三）提高對公文的重要程度的辨識度 文件的辦理需要辦公室人員的能力與智慧。
如領(lǐng)導出差，或者出現新的情況和問(wèn)題時(shí)都需要對于文件進(jìn)行很好的理解。也就是提高對于文件的重要程度的辨識度，才能夠將輕重緩急有一個(gè)合理的安排，做到既不耽誤又不過(guò)急。
四、公文處理工作要做好保密工作 公文處理工作中的保密制度是指辦公室人員在與具有重要信息的文件的接觸中，需要對文件的內容進(jìn)行保密和回避的規定。在實(shí)際工作中會(huì )有很多緊急的、重要的文件需要大家進(jìn)行保密，這就需要嚴格執行制定公文處理工作中的保密制度。
此外還要嚴格執行機要文件的四個(gè)一：進(jìn)出一個(gè)口、拆分一只手、登記一本賬、傳閱一個(gè)點(diǎn)。除提升文秘工作人員的自身素質(zhì)外還要嚴格進(jìn)行保密檢查。
增強保密的安全防護設施，做到警鐘長(cháng)鳴防范于未然。
